Государственная система документационного обеспечения управления. Основные требования к документам

Единые нормативные правовые требования к документационному обеспечению государственного управления были систематизированы в Государственной системе документационного обеспечения управления (далее — ГСДОУ) 1991 года.

Эти требования распространяются на все системы документации государственных органов и учреждений, включая документы, создаваемые с помощью средств вычислительной техники. Они выступают в качестве нормативной правовой основы для совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности посредством унификации состава и форм документов, совершенствования работы служб документационного обеспечения управления, научной организации труда и внедрения современных технических средств.

Государственная система документационного обеспечения управления определяет порядок унификации документов; их состав, оформление реквизитов, общие требования к текстам документов; устанавливает принципы организации документооборота, а также контроля исполнения документов и подготовки их к передаче на архивное хранение. Нормативы ГСДОУ использовались при подготовке государственных стандартов, инструкций, регламентов, перечней в сфере делопроизводства.

Bo многих европейских государствах национальные стандарты управления документацией в управлении формируются на основе международных стандартов (ИСО), разработанных Международной организацией по стандартизации и применяемых для характеристики качества в мировой торговле.

На основании одного из таких стандартов был разработан национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования», который устанавливает общие принципы работы с документами, в нем определена ответственность должностных лиц за сохранность документов и необходимость наличия подразделения или работника, отвечающего за работу с документами. В стандарте используется термин «управление документами» вместо привычного — «документационное обеспечение управления», что придает официальному делопроизводству управленческoe значение, поднимает его правовой статус.

Ни для кого не секрет, что Россия имеет огромный опыт унификации и стандартизации процессов управления “классическими” документами (документами на бумажной основе). И в этой связи ИСО 15489-1-2007 не является для нас уникальным документом.

Вместе с тем, все нормативно-методические документы, регламентирующие процессы управления документами в сфере документационного обеспечения управления (ДОУ), адресованы исключительно государственным органам. На вопросы, как же правильно организовать работу с документами коммерческим организациям, которые хотят добросовестно вести свое делопроизводство, на какие нормативные документы им опираться в работе и главное – как это сделать, ответ каждая из них находит по своему усмотрению. И здесь ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 приходится как нельзя кстати.

Во-первых, стандарт регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций.

Во-вторых, он четко прописывает процедуру определения и использования нормативной среды (правовых, нормативных, методических документов) в деятельности этих организаций. Еще одной важной отличительной особенностью этого стандарта стали изложенные в нем принципы ответственности.

Цитата: “ответственность и полномочия в области управления документами должны быть четко определены и доведены до сведения всех сотрудников организации с тем, чтобы было предельно ясно, кто конкретно несет ответственность за работу с конкретными документами”.

  Кроме того, впервые точно указано, что ответственность должна быть распределена между всеми сотрудниками организации, с учетом занимаемой должности и степени сложности работы с документами, а также то, что эта ответственность должна быть зафиксирована в должностных инструкциях и организационно-распорядительных документах, утвержденных руководителем организации. Таким образом, руководитель также вовлекается в процесс управления документами организации и несет за него ответственность.

Для российских пользователей стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 представляет интерес еще и тем, что в нем представлен широкий набор терминов, употребляемых при ведении электронного документооборота, например, таких как “метаданные”, “конвертирование”, “миграция” и др. Это тем более важно в свете того, что основной терминологический стандарт, регулирующий сферу ДОУ (ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”), уже не охватывает терминологию, присущую новому “электронно-цифровому” направлению в ДОУ.

Говоря об электронном документообороте, следует подчеркнуть, что стандарт регулирует вопросы методологии проектирования и внедрения систем управления документами, а также прекращения их применения. Кроме того, в стандарте приведены и раскрыты характеристики систем управления документами: надежность, целостность, комплексность и т. д. Большой и очень интересный раздел стандарта посвящен непосредственно процессам управления документами и контролю за ними.

Интересно деление функции контроля на контроль за действиями, совершаемые с документом, и контроль его местонахождения. Это в очередной раз подчеркивает тесную связь стандарта с системами электронного документооборота.

 Таким образом, ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 на сегодняшний день заполняет собой брешь, образовавшуюся в сфере нормативно-методического обеспечения в области управления документами. Кроме того, он корректирует позицию специалистов системы менеджмента качества, зачастую навязывающих свое видение процессов и правил документирования деятельности организации и игнорирующих действующие в России правила документирования. Стандарт расставляет точки над “i”, т. к. является основным в сфере ДОУ и распространяется на систему менеджмента качества, выстраиваемую по международным стандартам ИСО.

Основные процедуры документационного взаимодействия государственных органов также определяются следующими актами:

Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденный постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30 определяет порядок документооборота при осуществлении отношений координации между федеральными органами исполнительной власти и субординации — между федеральными органами исполнительной власти, Президентом и Правительством Российской Федерации.

Постановлением Правительства Российской Федерации 28 июля 2005 г. № 452 утвержден Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, в котором регламентируются основные процедуры документооборота федеральных органов исполнительной власти.

Во исполнение вышеназванных постановлений Правительства Российской Федерации было издано Постановление от 15 июня 2009 г. N 477" Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", которые устанавливают общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организацию работы с документами в федеральных органах исполнительной власти.

Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива в 2002 г.) предназначены для надлежащей организации деятельности архивов предприятий (организаций, учреждений) (соответствующих структурных подразделений в составе служб делопроизводства (ДОУ). Правила являются обязательными для исполнения архивами как государственных, так и негосударственных предприятий (организаций, учреждений). В приложениях к Правилам представлены формы документов, обеспечивающих надлежащую работу архива.

Методические рекомендации "Унификация текстов управленческих документов" (ВНИИДАД ФАС РФ в 1998 г.) предназначены для руководства в процессе осуществления деятельности по унификации содержания основных управленческих документов предприятия. Унификация указанных документов позволяет упорядочить состав управленческой документации предприятия, оптимизировать и стандартизировать содержание соответствующих документов и на этой основе сократить сроки подготовки и обработки документов, а также сроки принятия управленческих решений, основанных на использовании документированной информации. В Методических рекомендациях освещаются особенности унификации текстов наиболее распространенных управленческих документов. Кроме того, на конкретных примерах рассматривается специфика языка и стиля управленческих документов.

Методические рекомендации "Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (ВНИИДАД ФАС РФ в 2003 г.) предназначены для руководства в процессе осуществления деятельности по оптимизации состава организационно-распорядительной документации (ОРД) предприятия с учетом положений ГОСТ Р6.30-2003. В документе содержится краткая характеристика некоторых новых терминов и определений, используемых в делопроизводстве, а также методические рекомендации по основным вопросам, касающимся оформления ОРД предприятия. В рамках самостоятельных разделов Методических рекомендаций освещаются, кроме того, особенности подготовки текстов основных управленческих документов, порядок изготовления бланков и документов, порядок использования оттиска печати при оформлении документов, а также оформления документов, передаваемых по каналам электросвязи. В документе содержатся указания о порядке внедрения требований ГОСТ Р6.30-2003, об организации контроля за соблюдением правил оформления документов и об ответственности за нарушение соответствующих требований и правил.

Методические рекомендации "Ведение делопроизводства в организации" (ВНИИДАД ФАС РФ в 2004 г.) предназначены для руководства в процессе осуществления деятельности по организации (оптимизации) делопроизводства предприятий (организаций, учреждений). На основе положений документа разрабатываются (уточняются) тексты инструкций по делопроизводству (ДОУ), других организационно-распорядительных и нормативно-методических документов, регламентирующих отдельные направления (вопросы) делопроизводства (ДОУ) предприятия (организации, учреждения).

Государственные инструкции по делопроизводству:

1. Приказ Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. N 76 "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти".

2. Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" — устанавливает сроки хранения документов.

На основе типовых, разрабатываются ведомственные инструкции по делопроизводству и инструкции предприятия.

Инструкция по делопроизводству предприятия

содержит следующие разделы:

общие положения;

порядок составления и оформления служебных документов;

порядок приема, регистрации и рассмотрения входящих документов;

контроль исполнения документов;

порядок работы с исходящими документами;

порядок работы с внутренними документами;

составление номенклатуры дел;

правила формирования дел;

порядок обеспечения сохранности документов;

порядок подготовки и передачи документов на архивное хранение.

Хочу отметить, что представленный перечень актов и документов является неполным.

Традиционно в отдельное направление деятельности в подразделениях делопроизводства государственных органов выделяется рассмотрение обращений граждан, которое регулируется Федеральным законом от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации», являющемуся основным законодательным актом в данной сфере деятельности и перечисленными выше документами, в части не противоречащей действию закона.