4. Організаційні документи. Положення. Статут. Інструкція. Правила.

Це документи, що закріплюють функції, обов’язки та права органів протягом тривалого терміну. Усі організації й підприємства у своїй діяльності поряд із актами органів державної влади керуються положеннями, статутами, правилами та інструкціями.

Положення – це правовий акт, що визначає основні правила організації та діяльності державних органів, структурних підрозділів органу, а також установ, організацій і підприємств, що їм підпорядковуються.

Поділяються на:

1. Групові – розробляються для системи установ і підприємств. Затверджуються вищим органом управління.

2. Індивідуальні – розробляються на основі типового положення. Затверджуються керівником підприємства (організації, закладу).

Реквізити (елементи документа): код форми документа; назва організації вищого рівня; назва організації; назва структурного підрозділу організації; назва виду документа; дата; реєстраційний індекс документа; місце складання документа; гриф затвердження; заголовок до тексту; текст; підпис; гриф погодження; візи; печатка; відмітка про засвідчення копій; відмітка про наявність документа в електронній формі.

Статут – правовий акт, що є зведенням правил, які регулюють діяльність організацій, установ, товариств, громадян, їхні відносини з іншими організаціями та громадянами, права та обов’язки в певній сфері державного управління або господарської діяльності.

Поділяються на:

1. Типові (загальні) – розробляються для певних систем установ і підприємств. Затверджуються вищими органами державної влади та управління, з’їздами.

2. Індивідуальні – розробляються для певної організації шляхом конкретизації типових статутів. Затверджуються вищою установою, які підлягають підприємства, організації тощо.

Реквізити: запис про державну реєстрацію; гриф затвердження; назва виду документа з назвою установи; місце та рік складання документа; відбитки печаток і штампів відповідних установ.

Інструкція – правовий акт, що створюється органами державного управління для встановлення правил, котрі регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності та відносин установ, закладів, підприємств, службових осіб.

Поділяються на: 1) посадові; 2) з техніки безпеки; 3) з експлуатації різного обладнання.

Реквізити: назва виду документа; гриф затвердження; заголовок; дата; індекс; місце видання; текст; підпис; види погодження.

Текст викладається у вказівно-наказовому стилі із висловлюваннями на зразок повинен, слід, необхідно, не дозволено. Текст документа має бути стислий, точний, зрозумілий, оскільки він призначений для постійного користування.

Правила – службові документи організаційного характеру, в яких викладаються настанови або вимоги, що вказують певний порядок будь-яких дій, поведінки.

Поділяються на:

1. Правила внутрішнього трудового розпорядку.

2. Правила підготовки документації для здавання до архіву.

3. Правила експлуатації тощо.

За формою та змістом правила подібні до інструкцій, іноді є їх складовою частиною.

Реквізити: назва виду документа; гриф затвердження; заголовок; дата; індекс; місце видання; текст; підпис особи, що відповідає за складання правил.