2.4 Выполнение работы:
Для детализации выбрана процедура «Управление внутренней документацией СМК» фирмы «Донэкспертиза» ТПП РО г.Ростов-на-Дону.
Ответственный за актуализацию – инженер-методист СМК.
Назначение
Настоящая документированная процедура предназначена для управления документацией системы менеджмента качества фирмы «Донэкспертиза» ТПП РО г.Ростов-на-Дону.
Область применения
Действие данной процедуры распространяется на внутреннюю документацию системы менеджмента качества.
Применение процедуры относится к документам на бумажном и электронном носителе.
Выполнение процедуры является обязательным для всех сотрудников фирмы.
3. Нормативные ссылки
ИСО 9001:2008 - "Система менеджмента качества. Требования".
Условные обозначения:
Действие
Условие принятия решения
Документ
Организационная единица
Разветвление/объединение операций процесса
Связь
Применяемые сокращения
СМК – система менеджмента качества.
ИМ СМК – инженер-методист СМК.
ПРК – представитель руководства по качеству.
ГД – Генеральный директор.
6 Описание процесса
6.1 Основные положения
Документы СМК разрабатываются в соответствии с утвержденным Планом мероприятий фирмы, составленного по результатам анализа СМК со стороны руководства либо по инициативе генерального директора.
К внутренним документам системы качества относят:
положения о подразделениях и должностные инструкции персонала
приказы и распоряжения
планы
протоколы
служебные записки
альбом форм документов смк
договоры (контракты)
письма
исходящая документация
Все организационно-распорядительные документы фирмы, за исключением писем и договоров, оформляются на листах с колонтитулами – Форма титульного и последующих листов внутренних нормативных документов.
Перед утверждением внутренние нормативные документы анализируются будущими пользователями на возможность исполнения и Представителем руководства по качеству на адекватность требованиям МС ИСО 9001:2008. При необходимости документ корректируется разработчиком.
Оригиналом внутреннего нормативного документа является утвержденный Генеральным директором документ, заверенный печатью.
Регистрацию внутренних НД (Стандартов организации, Руководства по качеству и т.п.) осуществляет ИМ СМК на основе ведения Перечня внутренних документов СМК.
При необходимости изготовлением копий с нормативных документов занимается владелец оригинала. Каждая копия имеет свой номер. На обратной стороне оригинала владельцы учтенных копий делают отметку в получении (указывают фамилию, дату получения, номер учтенной копии и ставят подпись).
6.2 Основные характеристики процесса
Регламентируемые параметры процесса представлены в таблице 2.1.
Таблица 2.1 - Параметры процесса
Параметр процесса |
Значение параметра |
Вышестоящий процесс |
Процесс «Управление документацией СМК» |
Взаимосвязанные процессы |
Процесс «Управление внешней документации »; Процесс «Управление записями». |
Входы процесса |
Информация о результативности процессов СМК; предложения по улучшению СМК. |
Выходы процесса |
Отчеты по СМК; документы СМК |
Запуск процесса |
Ежегодно |
Организационные ресурсы процесса |
ПРК; ИМ СМК; сотрудник фирмы |
Документы, регламентирующие процесс |
Руководство по качеству |
Схема процесса
С
Начало
хема процесса «Управление внутренней документацией» представлена на рисунке 2.1.
Получение задания на разработку внутреннего документа
Проект внутреннего документа
Разработать проекта внутреннего документа
Анализировать проект внутреннего документа
Нет
Да
Есть замечания?
Корректировать внутренний документ
Регистрация документа
Утвердить внутренний документ
Перечень внутренних документов СМК
Передать в подразделения
Выполнять положения внутреннего документа
Проверить актуальность документа
Нет
Да
Требуется актуализация
Аннулировать устаревшие копии документа
Архивировать документ
Конец
Рисунок 2.1 – Схема процесса «Управление внутренней документацией»
7 Хранение, внесение изменений, рассылка
Оригиналы Руководства по качеству, организационной структуры, Устава, правил внутреннего распорядка существуют в единственном экземпляре и хранятся в кабинете ГД. Электронные версии документов СМК находятся в локальной компьютерной сети по адресу: \Expert_9\документы\СМК. Все документы на диске защищены от несанкционированной записи. Доступ к внесению изменений в документы имеет только ПРК и ИМ СМК.
Изменение документов СМК на бумажном носителе проводится следующими способами:
внесением изменений в текст рукописным способом синими чернилами;
заменой, исключением или добавлением листов документа.
Рукописный способ внесения изменений применяется при незначительном изменении, например: изменение названия должностного лица или аббревиатуры подразделения без изменения их функций и обязанностей, исключение пункта, исключение или добавление слова и т.п.), при условии, что обеспечивается взаимосвязь с действующей редакцией. Все изменения регистрируются записью в Листе регистрации изменений внутренней НД.
Замена, добавление или исключение листов документа осуществляется при изменении содержания отдельных разделов (подразделов, пунктов, подпунктов), приложений, при необходимости введения дополнительных или исключения имеющихся разделов, приложений, при условии, что обеспечивается взаимосвязь с действующей редакцией.
При пересмотре документа разрабатывается новый документ взамен действующего со следующим уровнем версии. Одновременно ИМ СМК делает запись о внесении изменения в документ в Перечень внутренних документов СМК.
За внесение изменений в электронную версию документа ответственен ИМ СМК.
На титульном листе бумажного документа (в левом нижнем углу) делается надпись «Актуализация» и указывается дата актуализации.
Отмена документа СМК осуществляется приказом Генерального директора:
в случае прекращения проведения работ, выполняемых по данному документу;
при разработке взамен данного документа СМК другого документа;
если документ морально устарел и его замена новым документом не требуется.
Отв. за подготовку приказа – ПРК.
ИМ СМК аннулирует оригиналы отмененных документов (ставит на титульном листе отметку «В АРХИВ» с личной подписью и датой) и передает их в архив фирмы. Информация об отмене документа заносится ИМ СМК в Перечень внутренних документов. СМК (см. Альбом форм).
Архивные документы по истечении 5-ти лет могут быть уничтожены или оставлены для определенных целей (юридических, справочных, для накопления опыта и т.п.). Оставленные после 5-ти лет хранения документы должны храниться в архиве отдельно от других. При этом на их титульном листе ИМ СМК делает соответствующую отметку (например: «Для юридических целей»), ставит подпись и дату.
Основаниями для корректировки и пересмотра документов являются:
результаты внутренних проверок,
предложения сотрудников,
требования потребителей и других заинтересованных сторон,
результаты сертификационных, надзорных и внутренних аудитов,
изменение нормативной и методической документации,
изменения в направлениях деятельности фирмы,
несоответствия, выявленные в процессе актуализации.
Управление документацией СМК считается результативным, если выполняются следующие основные требования:
документы прошли согласование и утверждение до их выпуска;
документы подвергаются актуализации с соответствующей идентификацией;
действующие версии документов имеются в наличии, доступны персоналу;
документы находятся в удовлетворительном состоянии (читаемы, имеются в наличии все листы);
устаревшие документы в работе не используются;
устаревшие документы, оставленные для определенных целей, хранятся отдельно и идентифицированы соответствующим образом.
2.5 Выводы: в ходе проделанной работы изучили правила разработки проекта документированной процедуры в соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 9001-2001; детализировали процедуру «Управление внутренней документацией СМК» фирмы «Донэкспертиза» ТПП РО г.Ростов-на-Дону и составили схему процесса.
Лист
Дата
Подпись
№ докум.
Лист
Изм