1.2. Ввод и редактирование данных

1.2.1. Ввод данных

Укажите курсором ячейку, в которую следует ввести данные, и напечатайте их. ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ: при вводе или редактировании данных появляются кнопки строки формул , где – кнопка отмены, – кнопка ввода и – кнопка мастера функций.

Завершение ввода осуществляется одним из следующих способов:

1-й: щелчком по кнопке ввода (зеленой галочке). При этом курсор ввода остается в той же ячейке.

2-й: щелчком мышкой по любой другой ячейке (убиваем двух зайцев: заканчиваем ввод данных и переходим в нужное место таблицы);

3-й: клавишами передвижения курсора (если вы, например, заполняете строку, то ввод данных в ячейку удобно завершать с помощью клавиши []).

4-й: клавишей [Enter]. Обычно при нажатии клавиши [Enter] курсор передвигается на одну ячейку вниз. Если вы хотите, чтобы этого не происходило, т.е. текущей оставалась та же самая ячейка, выполните команду Сервис/Параметры/Правка, а затем уберите флажок в поле Переход к другой ячейке после ввода. Обратите внимание, что здесь же можно задать другое направление передвижения курсора. Для этого в поле в направлении выберите нужный вам вариант.

ВНИМАНИЕ! Если вы ввели неверные данные, следует щелкнуть по кнопке отмены (красному крестику) или нажать клавишу Esc.

1.2.2. Отображаемые и хранимые значения

Хотя мы можем ввести в ячейку до 255 символов, Excel сохраняет числа с точностью до 15 цифр. Любые цифры после 15-ой преобразовываются в нули.

При вводе длинного числового значения, когда оно не помещается в ячейке, Excel использует либо экспоненциальную форму представления числа, либо «забор» из символов #. В первом случае точность значения выбирается таковой, чтобы число можно было отобразить в ячейке (рис. 1.2).

Рис. 1.2. Во всех четырех ячейках содержится число 123456789012345

Значения, которые появляются в ячейке, называются отображаемыми. Значения, которые хранятся в ячейках и появляются в строке формул, называются хранимыми. О том, почему они могут отличаться, узнаем позже.

1.2.3. Редактирование данных

Редактировать содержимое ячейки можно несколькими способами:

1-й: дважды щелкните по нужной ячейке и внесите изменения²;

2-й: укажите курсором ячейку, в которую следует внести изменения, и нажмите клавишу [F2] (этот способ удобен, если вам необходимо что-нибудь дописать в конце);

3-й: укажите курсором ячейку, в которую следует внести изменения. Щелкните мышкой в поле содержимое ячейки строки формул (этот способ удобен, если вам необходимо что-нибудь изменить в каком-то месте – щелкаете мышкой именно там).

Если в заполненную ячейку необходимо ввести новые данные, просто укажите ее курсором и вводите новые данные (не надо ничего стирать – это лишняя операция! Excel сам уберет старую информацию).

Для того чтобы удалить данные из ячейки, – укажите ячейку и нажмите клавишу [Delete]. Эту же операцию можно выполнить с помощью контекстного меню командой Очистить содержимое.

1.2.4. Изменение стандартного шрифта

Для изменения стандартного шрифта, используемого при вводе данных, а также для отображения заголовков строк и столбцов, необходимо:

1. выполнить команду Сервис/Параметры/Общие (рис.1.3);

2. в поле Стандартный шрифт: выбрать новый шрифт;

3. в поле Размер: установить необходимый размер шрифта.

Рис.1.3. На этой вкладке можно установить новый стандартный шрифт

Задание: на листе Лист1 напечатайте таблицу Население Земли (рис.1.4). Сохраните ее в файле с именем Мои таблицы.xls.

Население Земли (в тысячах)
Континент или страна	1950	1960	1970	1980	1990
Европа	593407	666914	738412	794420	841348
Германия	68376	72673	77717	78303	77188
Франция	41829	45684	50772	53880	56173
Югославия	16346	18402	20371	22299	23849
Африка	224075	281076	362788	481034	647518
Египет	20330	25922	33053	41520	54059
Эфиопия	19573	24191	30623	38750	46743
Сомали	2423	2935	3668	5352	7555
Азия	1353743	1639292	2065781	2538398	3052860
Китай	554760	657492	830675	996134	1135496
Индия	357561	442346	554911	688856	853373
Пакистан	39513	49955	65706	85299	122666
Америка	331440	416312	511607	613564	723976
Бразилия	53444	72595	95847	121757	162341
США	152271	180671	205051	227757	249235
Венесуэла	5009	7502	10604	15024	19736
Австралия/Океания	12647	15842	19329	22794	26476
Австралия	8219	10315	12552	14695	16746
Новая Зеландия	1908	2372	2820	3113	3379
Папуа-Новая Гвинея	1613	1920	2422	3086	4011

Рис.1.4. Исходная таблица «Население Земли»

Методика выполнения задания.

1. На листе Лист1 щелкните мышкой по ячейке А1 и напечатайте текст: Население Земли в тысячах.

2. Нажмите клавишу [Enter].

3. В ячейке А2 напечатайте текст Контингент или страна.

4. Нажмите клавишу передвижения курсора вправо []. Текущей стала ячейка В2.

5. В ячейке В2 напечатайте 1950 и нажмите клавишу передвижения курсора вправо [].

6. В ячейке С2 напечатайте 1960 и т.д. до тех пор пока не введете последний год 1990.

7. Нажмите клавишу [Enter], а затем клавишу [Home], – курсор переместится в начало 3-ей строки (вспомнили? – так же как и в редакторе Word, клавиши [Home] перемещает курсор в начало строки).

8. Таким же образом напечатайте остальные строки.

Обратите внимание на реакцию Excel, когда будете набирать слово Азия, - после того как вы напечатаете букву А, в ячейке появится слово Африка (рис.1.5).

Рис.1.5. Автозавершение ввода

Дело в том, что когда вы начинаете вводить данные в ячейку, Excel просматривает все значения в текущем столбце и определяет возможное продолжение для уже введенных символов. В нашем случае, после того как вы ввели букву А, автозавершение нашло единственное слово на А – Африка, которое автоматически предлагается нам в качестве содержимого текущей ячейки. Заметьте, что текст, добавленный автозавершением, выделен. Вы можете либо продолжить ввод в ячейку, либо принять автозавершение, нажав клавишу [Enter] или клавишу передвижения курсора. При наборе нашей таблицы этот режим не актуален, так как в ней нет одинаковых значений. Однако при создании базы данных, поля которой принимают лишь некоторые значения (например, поле Должность в базе данных Кадры), такая операция является jxtym удобной.

Режим автозавершения ввода установлен по умолчанию. Включить/отключить этот режим можно с помощью команды Сервис/Параметры/Правка/Автозаполнение значений ячеек.

9. Сохраните рабочую книгу в папке C:\ST.