2.2. Подготовка таблицы к печати

После того как данные введены, и таблица оформлена, необходимо подготовить ее к печати.

2.2.1. Параметры страницы. Вкладка Страница

Для того чтобы определить внешний вид печатаемых страниц, необходимо задать параметры страницы. Эта операция выполняется с помощью команды Файл/Параметры страницы.

В появившемся окне на вкладке Страница (рис. 2.2) можно выбрать книжную или альбомную ориентацию, изменить масштаб печатаемого документа, задать размер листа бумаги, качество печати и номер первой страницы.

Рис. 2.2. Вкладка Страница диалогового окна Параметры страницы

Почти все команды известны вам по редактору Word. Скажем несколько слов о режимах блока Масштаб и о поле Номер первой страницы.

Excel позволяет менять размер печатаемых таблиц двумя способами:

1. заданием масштабного коэффициента – от 10 до 400%,

2. указанием общего числа страниц для всего документа.

ВНИМАНИЕ! Excel применяет заданный масштабный коэффициент к обоим размерам: и по горизонтали и по вертикали. Например, если исходная таблица при стандартных размерах занимает 2 страницы в высоту и 1 страницу в ширину, а вы попросите Excel разместить ее на одной странице, то таблица будет сужена в два раза.

Поле Номер первой страницы актуально только в том случае, если вы будете создавать колонтитул. Отсчет можно начать с любого числа (в том числе и с отрицательного).

2.2.2. Параметры страницы. Вкладка Поля

На вкладке Поля (рис.2.3) так же как и в редакторе Word задаются размеры полей, расстояние от края страницы до колонтитулов. Установив флажки в соответствующих полях, таблицу можно центрировать по горизонтали и по вертикали. Щелкнув по кнопке Просмотр, увидим, как будет выглядеть наш документ в распечатанном виде²⁰.

Рис.2.3. Вкладка Поля диалогового окна Параметры страницы

2.2.3. Параметры страницы. Вкладка Колонтитулы

При создании колонтитулов в Excel гораздо меньше возможностей, нежели в редакторе Word (рис.2.4). Специфика программы требует строгости в отображении информации. Именно поэтому в полях Верхний колонтитул и Нижний колонтитул можно найти готовые варианты колонтитулов. Если же ни один из вариантов вас не устраивает, создайте новый колонтитул. Для этого:

Рис.2.4. Вкладка Колонтитулы диалогового окна Параметры страницы

1. щелкните кнопку Создать верхний колонтитул или Создать нижний колонтитул. На экране появляется окно, как на рис.2.5:

Рис.2.5. Окно, в котором создается колонтитул

Зона колонтитула поделена на три части – левую, центральную и правую.

2. щелчком выберите нужную зону;

3. введите текст.

Прочитайте текст-подсказку, расположенный в верхней части окна. Дополним его следующими пояснениями:

- это кнопка шрифта. Выделив нужный вам текст и нажав ее, вы попадаете в знакомое окно Шрифт (рис. 2.6).

Рис.2.6. Вот так выглядит окно Шрифт при создании колонтитула

- эта кнопка выводит в колонтитуле номер страницы. Когда вы щелкаете по ней, на экране появляется надпись &[Страница]. Напечатайте перед ней слово «Страница » или «Стр. » и ваш документ станет более читабельным.

Часто в деловой корреспонденции необходимо указать количество страниц в документе. Это можно сделать с помощью кнопки . Напечатайте «Страниц в документе » и щелкните по ней.

Для отображения текущей даты воспользуйтесь кнопкой , для отображения времени – кнопкой .

С помощью кнопки в колонтитул можно поместить название файла, а щелкнув по кнопке , отобразим в колонтитуле название листа (ярлычка), на котором расположена таблица.

Задание:

1. Откройте файл Мои таблицы.xls, лист Население Земли.

2. С помощью команды Файл/Параметры страницы:

1. установите левое поле в 3 см, правое – 1,5 см;

2. отцентрируйте таблицу по горизонтали;

3. создайте верхний и нижний колонтитулы:

• верхний колонтитул – центр: название листа (шрифт полужирный Arial Cyr, 10 пунктов);

• верхний колонтитул – справа: дата (шрифт полужирный Arial Cyr, 10 пунктов);

• нижний колонтитул – центр: напечатайте «Стр. », номер страницы (шрифт полужирный курсив Arial Cyr, 10 пунктов).

3. На вкладке Колонтитулы щелкните по кнопке Просмотр (см. 2.2.5) и убедитесь в правильности выполнения задания (ваша таблица должна выглядеть как на рис. 2.7).

Рис.2.7. Таблица Население Земли, подготовленная к печати

Методика выполнения задания.

1. Откройте файл Мои таблицы.xls любым известным вам способом и активизируйте лист Население Земли.

2. Выполните команду Файл/Параметры страницы/Поля.

3. Задайте размер левого поля в 3 см, правого – в 1,5 см.

4. Установите флажок в поле горизонтально.

5. Перейдите на вкладку Колонтитулы.

6. Щелкните по кнопке Создать верхний колонтитул.

7. Щелчком мышки установите курсор в центральную часть.

8. Щелкните по инструменту (Название листа). На экране появится надпись &[Лист].

9. Выделите ее и щелкните по инструменту (Шрифт). В появившемся окне установите шрифт (Arial Cyr, полужирный, 10 пунктов)²¹.

10. Перейдите в правую часть колонтитула.

11. С помощью инструмента Шрифт установите тот же шрифт (Arial Cyr, полужирный, 10 пунктов).

12. Щелкните по инструменту (Дата). В правой части колонтитула появится надпись &[Дата] (шрифтом, установленным на предыдущем шаге). Окно верхнего колонтитула теперь будет иметь следующий вид (рис. 2.8):

Рис.2.8. Окно верхнего колонтитула после заполнения

13. С помощью кнопки ОК закройте окно верхнего колонтитула (возвращаемся в окно Параметры страницы).

14. Аналогично создайте нижний колонтитул. В центральной части перед номером страницы не забудьте напечатать «Стр. »

15. Вернувшись в окно Параметры страницы, щелкните по кнопке Просмотр и убедитесь в правильности выполнения задания. Для возврата в обычный режим просмотра таблицы щелкните по кнопке Закрыть (о режиме предварительного просмотра см. в 2.2.5).