3.3 Ввод и редактирование таблицы

Часто для редактирования таблицы нужно выделить какую-либо ее область. Для этого требуется следовать нижеследующим правилам:

• чтобы выделить одну ячейку - щелкнуть по ней мышью;

• диапазон ячеек маркируется протаскиванием курсора мыши;

• несмежные области выделяются при нажатой клавише CTRL;

• строки маркируются щелчком мыши на номере строки;

• столбцы - щелчком мыши на букве столбца;

• весь лист таблицы маркируется путем нажатия на прямоугольник в пересечении номеров строк и букв столбцов.

Ввод данных осуществляется непосредственно в текущую ячейку или в строку формул. Место ввода отмечается текстовым курсором.

В ячейку можно ввести текст. Он выравнивается по левому краю и располагается по всем незанятым правым клеткам. Максимально в ячейку можно ввести 255 символов, но на экран выводятся только первые 9. Если текст в ячейку не помещается, то можно либо увеличить ширину ячейки (для этого надо встать на линию, разделяющую заголовки столбцов и перенести ее в нужное место), либо установить перенос слов внутри ячейки (Формат►Ячейки►Выравнивание► установить флажок Переносить по словам).

В ячейку можно вносить числа. Они выравниваются по правому краю. Если число длиннее ширины ячейки, то оно выводится в экспоненциальной форме (7,88Е+07) или, если не помещается в экспоненциальной форме, то выводятся символы #######. Чтобы увидеть число следует увеличить ширину ячейки. Обычно введенному числу сразу присваивается нужный формат (форма представления числа). При желании его можно изменить. В памяти компьютера числа хранятся с точностью до 15 знаков. При выводе на экран в соответствующем формате они округляются.

В ячейку можно вносить дату и время. При вводе дат используются разделители . или / или -. Даты вводятся в том формате, который установлен на компьютере. Для ввода времени используются следующие форматы: 8:50 РМ, 20:45:12, 23:16.

В ячейку можно вносить формулы. Ввод формулы всегда начинается с символа = или +. Формула - это последовательность значений, ссылок на ячейки, имен, функций или операторов, по которым из заданных значений выводятся новые. Например, =В4/25+1. При вводе в ячейку формулы на экран выводится результат ее вычисления, а сама формула выводится в строке формул. Правило использования формул в программе Excel состоит в том, что, если значение ячейки действительно зависит от других ячеек таблицы, то всегда следует использовать формулу. В формулах могут использоваться следующие операторы: арифметические (+, -, /, *, ^, %), сравнения (=, >, <, >=, <=, <>), текста (& - склеивает две строки).

Чтобы завершить ввод, сохранив данные, используется кнопка Enter в строке формул или клавиша Enter. Для отмены внесенных изменений и восстановления прежнего значения используется кнопка Отмена или клавиша Esc. Список ошибок, появляющихся в ячейках при неправильном вводе данных можно посмотреть в Приложении Б.

Для редактирования значения в ячейке в режиме правки можно нажать клавишу F2 или два раза щелкнуть на ячейке.

Для очистки ячейки или выделенного интервала используется клавиша Delete или команда Правка ► Очистить.

Для удаления ячеек используется пункт меню Правка ► Удалить. В отличие от очистки при удалении оставшиеся данные смыкаются. При этом нужно указать, куда будут сдвигаться оставшиеся ячейки (влево или вверх).

Для вставки строки или столбца следует воспользоваться пунктом меню Вставка, затем Строки или Столбцы. При этом раздвигаются существующие данные и изменяются ссылки на смещаемые ячейки.

Для вставки ячеек служит команда Вставка ► Ячейки. Появится диалоговое окно, в котором следует указать, куда раздвигать существующие ячейки (вправо или вниз).