Переговорный процесс

(Советы для деловых людей)

Переговоры — один из основных видов поддержания делового диалога с партнерами. Процесс переговоров — это процесс поиска взаимоприемлемых решений. На практике он состоит из трех основных этапов:

- подготовка к переговорам;

- процесс проведения переговоров;

- подведение итогов переговоров, их анализ и выработка мер по реализации достигнутых договоренностей.

Протокольные вопросы решаются в основном на стадии подготовки к переговорам. При этом необходимо четко определиться: для чего Вы идете на переговоры? Каких результатов Вы желаете достичь?

Переговоры проводятся с целью:

- установления деловых отношений;

- выяснения позиций сторон по определенным проблемам;

- углубления взаимопонимания;

- достижения и урегулирования отношений; разработки кратко- или долгосрочных программ сотрудничества;

- обмена информацией;

- подписания документов;

- организации ярмарок, семинаров, выставок и т.д.

По составу участвующих сторон переговоры могут быть двух- или многосторонние; по продолжительности — от нескольких часов – до десятилетий (разработка Венской конвенции о дипломатических сношениях 1961 года началась еще до второй мировой войны. Подготовка Совещания по безопасности и сотрудничеству в Европе (СБСЕ) 1975 года длилась более десяти лет).

На стадии подготовки к переговорам выбор зарубежного партнера (и вообще партнера по переговорам) является наиболее важной проблемой. Необходимо четко представлять, для чего нужен партнер (равно, как и при определении цели переговоров) и насколько он может быть надежным. Надежность партнера можно определить посредством сбора информации из рек­ламных проспектов, деловых объявлений, а также по оценкам других устойчивых контактов.

Важное внимание на подготовительном этапе уделяется формированию состава делегации и назначению главы делегации. На двусторонних переговорах, как правило, стремятся иметь равное количество участников с каждой стороны. Принцип равенства относится и к уровню представительства на переговорах.

По договоренности сторон определяется язык переговоров и участие в них переводчиков с одной или двух сторон. При наличии переводчиков в каждой делегации целесообразно, чтобы каждый из них осуществлял перевод на язык своей делегации.

Время и место переговоров определяется по взаимной договоренности сторон. Рекомендуется проводить их в специальной комнате, где нет или ограничено количество телефонов, за одним столом (следует исключить проведение переговоров за " Т "- образным столом).

На столах не должно быть никаких лишних документов. На них могут быть блокноты (бумага), карандаши, минеральная вода, стаканы. В последнее время отмечается тенденция не курить во время переговоров и поэтому пепельницы на стол не ставятся. Тем не менее, зная привычки участников переговоров, не будет ошибкой, если пепельницы будут поставлены. В перерывах переговоров подается чай, кофе, бутерброды, фрукты и т.д.

Рассадка за столом переговоров осуществляется согласно общепринятым правилам с учетом рангов и служебного положения участвующих лиц. В начале переговоров участники обмениваются визитными карточками. Чаще применяется следующий способ рассадки за столом переговоров.

члены глава переводчик члены

делегации делегации делегации

члены переводчик глава члены

делегации делегации делегации

Примерно также размещаются участники переговоров и за круглым столом.

Реже при переговорах в узком кругу применяется следующий вариант рассадки:

глава

делегации члены делегации ( по рангам)

п ереводчик

переводчик

глава члены делегации ( по ран­гам)

делегации

На подготовительном этапе важно определить, какую информацию может дать каждый участник переговоров и какую информацию желательно получить от партнера. Переговоры – процесс коллективного достижения поставленной цели, и недопустимо превращать их в монолог или обмен мнениями только глав делегаций. Именно потому, что переговоры – это процесс коллективного творчества, в ходе их рекомендуется соблюдать следующие правила:

• Каждый участник должен видеть в другом равноправного партнера. (Недопустимо вести переговоры с позиций «удава и кролика».)

• В команде должен работать каждый. Дилетант привносит неуверенность специалисту. (При ведении переговоров командой каждому участнику заранее определяется объём информации, которую он обязан довести до партнёров. Она может не соответствовать действительности, но направлена на достижение максимальной выгоды. В случае, если один из участников своей команды попытается поправить выступающего, то у партнёров может сложиться мнение, что выступающий либо не компетентен, либо целенаправленно вводит партнёров в заблуждение. И в том и другом случае это может подорвать доверие не только к выступающему, но делегации в целом.)

• Уметь слушать также важно, как и уметь говорить. (Во время переговоров делегации обмениваются мнениями по самому щирокому кругу проблем. Каждая из сторон стремится довести выгодную ей информацию. Её надо выслушать, правильно воспринять и определить собственную позицию. «Игра в одни ворота» в ходе переговоров недопустима.)

• Возникающие конфликты не следует “откладывать в дальний угол”, а обсуждать. (Опытные переговорщики заранее определяют тактику и порядок ведения переговоров. Они чётко планируют последовательность обсуждения проблем. И, если из десяти проблем Вы достигли взаимопонимания по пяти, а на шестой мнения партнёров расходятся, то нельзя переходить к седьмой, так как при обсуждении последующих каждая сторона будет исходить из того, что эта седьмая решениа с учётом её позиции. И в итоге, переговоры вновь зайдут в тупик.)

• Различие во мнениях надо воспринимать как информацию к размышлению, но не упреки и порицание.

• Критика может быть направлена на объект дискуссии, но не на личность. (Надо исходить из того, что каждая делегация получает чёткие указания по ведению переговоров для достижения выгодных ей условий. Эту позицию оглашает или доводит до сведения партнёров один из членов делегации. Он уполномочен огласить эту, а не свою собственную позицию. Поэтому критиковать надо ни его, а позицию, которую занимают партнёры.)

• Ошибки допустимы, но из них необходимо делать соответствующие выводы.

• Никто не выдвигает новых предложений, которые до этого не обсуждались в команде (предварительный план – каталог действий – каталог полномочий).

• Деятельность каждого члена должна быть известна всем остальным.

• О новых аспектах, изменениях ситуации или целей незамедлительно информируются все члены команды.

• Достигнутые результаты – плод коллективной работы. Именно таким образом о них информируется инстанция, направлявшая делегацию (команду).

• Необходимо постоянно соблюдать обусловленные правила игры (переговоров), в случае необходимости их можно обсудить и коллективно изменить.

В ходе переговоров необходимо постоянно помнить три золотых правила их ведения:

1. рекламируя себя, не порочь конкурентов; (французские специалисты подсчитали, что 80% затрат, потраченных на деловое сотрудничество, приходится на поиск партнёров, и зарубежный представитель заранее определил крг конкурентов, работающих в соответствующей нише. Он изучил Вас и Ваших конкурентов. Знает сильные и слабые стороны каждого. Поэтому при встрече с зарубежным представителем (пока ещё не партнёром) необходимо критиковать не партнёров по бизнесу, а рассказать о преимущуствах Вашей организации или фирмы. Это могут быть надёжные поставки сыоья, современное оборудование, надёжные рынки сбыта и т.д.)

2. потребитель (заказчик) - король; (Вы не знаете для чего партнёру нужен Ваш продукт или услуга, не навязывайте их ему, а попытайтесь убедить в эффективности получения пакета услуг.)

3. умей выбирать и беречь партнера, не уничтожай мосты общения с ним. (Работая с партнёром Вы можете реализовать один или несколко программ, а дальше ваши интересы могут разойтись. Но не прекращайте контактов с ним, направляйте поздравления, обменивайтесь информацией и т.п. Не исключено, что в будущем Вы или Ваши коллеги захотите продолжить сотрудничество с уже известным партнёром.)

По завершении переговоров составляется запись беседы, в которой фиксируется:

- время и место проведения переговоров;

- с какой фирмой ( организацией) они проводились;

- участники переговоров;

- основные обсуждавшиеся вопросы;

- мнения сторон по этим вопросам;

- достигнутые договоренности;

- возникшие разногласия;

- запись о передаче партнерам каких-либо документов (с приложением копий этих документов);

- впечатления о членах принимаемой делегации (краткая оценка компетенции, личных качеств и т.п.).

Запись беседы необходимо оформить незамедлительно, не упустив отдельных моментов, чтобы затем обсудить итоги переговоров с другими партнерами или вышестоящими организациями.

Как показывает многовековая практика дипломатии высшего (межгосударственного) уровня, переговоры — самый древний и наиболее распространенный метод дипломатии. Общеизвестно, что любая война завершается миром, которому предшествуют разнообразные контакты враждующих либо третьих сторон по урегулированию конфликтов.

Государства-члены ООН приняли на себя обязательство “проводить мирными средствами в соглашении с принципом справедливости и международного права, улаживать или разрешать международные споры и ситуации, которые могут привести к нарушению мира”.

Механизм реализации принципа мирного разрешения международных споров существует в виде системы международно-правовых средств такого урегулирования. Так, согласно ст.33 Устава ООН государства, участвующие в любом споре, продолжение которого могло бы угрожать поддержанию международного мира и безопасности, должны, прежде всего, стремиться разрешить спор путем переговоров, обследования, посредничества, примирения, арбитража, судебного разбирательства, обращения к региональным органам или соглашениям, или иными мирными средствами по своему выбору.

Некоторые мирные средства достижения договоренностей получили свое правовое оформление еще в конце XIX - начале XX вв. и были закреплены в Уставе ООН.

Обследование осуществляется в тех случаях, когда спорящие стороны расходятся в оценке фактических обстоятельств, вызывающих спор или приведших к нему.

Примирение (согласие) предполагает не только выяснение фактических обстоятельств, вызывающих спор, но и выработку конкретных рекомендаций и механизма их реализации.

“Добрые услуги” — это реагирование как на просьбу одной из спорящих сторон, так и добровольная инициатива третьей стороны.

Нередко такой вид услуг перерастает в посредничество.

Посредничество представляет собой непосредственное участие третьей стороны в процессе урегулирования спора.

Арбитражное соглашение — это соглашение сторон о передаче в международный арбитраж всех или определенных споров, которые возникли или могут возникнуть между ними в связи с каким-либо правоотношением, независимо от того, носило оно договорный характер или нет.

Судебное разбирательство Отдельные споры между субъектами международного права разрешаются специальными судами в соответствии с их компетенцией.

Дипломатическая деятельность, как уже отмечалось выше, осуществляется посредством переговоров, которые, в широком смысле, охватывают все формы общения между правительствами и их представителями. Переговоры ведутся в виде бесед, закрытых бесед, совещаний в узком составе, обедов-приемов и официальных конференций.

Во всех странах ведение переговоров является прерогативой исполнительной власти. Эта власть осуществляется через ведомства международных связей. Дипломатические представительства являются звеном в этой цепи.

Подготовительная работа Министерства иностранных дел и дипломатического представительства предусматривает: определение состава делегации и делегатов, связь, старшинство делегаций и делегатов, привилегии и иммунитеты, встречу и хозяйственное обеспечение каждой делегации, визиты по прибытии, рассадку (на конференции), регламент, связь с прессой, доклады делегаций (на конференции), приемы, отбытие делегатов.

Общее руководство ведением переговоров и направление их в общих рамках национальной политики, а также ответственность за их успех возлагается на Министерство иностранных дел. Поэтому главами делегаций на переговорах назначают, как правило, сотрудников, обладающих большим опытом в использовании методов примирения и в достижении справедливого и почетного урегулирования.

Поскольку заинтересованные правительственные ведомства придерживаются различных и подчас противоречивых точек зрения по предмету переговоров, Министерству иностранных дел следует предусмотреть консультации и встречи для определения целей, которых нужно достичь, предложений, которые данная делегация будет выдвигать, позиции, которой она будет придерживаться, и рамок, из которых она не будет выходить.

Если проводятся переговоры технического характера, то, обычно, во главе национальной делегации ставится представитель министерства, по профилю которого проводятся переговоры. Одно такое предоставление полномочий не уменьшает в принципе ответственности Министерства иностранных дел, на которое возлагается подготовка и подписание директив. Поэтому МИД включает своего представителя в состав делегации в качестве соделегата или заместителя делегата.

Дипломатические агенты несут персональную ответственность в случае, если они превышают свои полномочия или игнорируют свой долг.

Если урегулирования нельзя достигнуть на основе международного права или местного законодательства, главы дипломатических представительств передают данный вопрос с соответствующими рекомендациями своим правительствам на решение. Последние решают, целесообразно ли предпринимать какие-либо шаги и как дипломатическое представительство должно действовать — путем ли переговоров с целью адаптации местного законодательства или путем заключения нового международного соглашения. Во всех возможных случаях представительства должны проявлять благоразумие и умеренность так, чтобы их правительственное ведомство имело свободу действий.

Когда имеют место двусторонние переговоры, каждое правительство информирует другое о составе своей делегации с указанием фамилий и ранга каждого ее члена. При организации многосторонних конференций о составе каждой делегации сообщается принимающему государству. В соответствии с их рангами члены делегаций именуются “делегатами”, “заместителями делегатов”, “экспертами”.

Руководитель делегации должен знать процедуру и особенности работы конференции и, желательно, владеть, по крайней мере, одним из иностранных языков, предпочтительно тем, на котором будут говорить большинство делегатов.

Заблаговременно назначенный секретарь делегации участвует в составлении проекта директив делегации, ведет дневник заседаний, осуществляет роль посредника между делегацией своей страны и организаторами конференции по вопросам обеспечения, подготовки повестки дня, распространения документов, контроля за составлением протоколов заседаний и подготовкой окончательных текстов документов. Кроме того, он должен подготовить отчет о конференции для руководителя делегации.

Руководители делегаций подразделяются следующим образом: министры, послы; другие главы делегаций.

Иностранные делегации, следующие на переговоры, пользуются особыми привилегиями и иммунитетами, предназначенными для того, чтобы облегчить их поездку, обеспечивать свободу передвижения и сношений во время их пребывания.

Страна, в которую они следуют, должна временно относиться к ним так же, как к членам дипломатического представительства, иными словами, обеспечить им:

1. личный иммунитет и иммунитет от юрисдикции, а также иммунитет от ареста и от судебного преследования за действия, совершенные ими в их официальном качестве;

2. неприкосновенность всех находящихся при них бумаг и документов и иммунитет от задержания и наложения ареста на их личный багаж;

3. право пользоваться шифром и получать опечатанную корреспонденцию по обычной или ведомственной дипломатической почте;

4. освобождение от действия всех ограничительных иммигрантских мер и от формальной регистрации в качестве иностранцев;

5. те же льготы в отношении валюты, какие предоставляются дипломатам;

6. те же иммунитеты и льготы, какие предоставляются дипломатам в отношении их личного багажа и их автомашин.

Если переговоры проводятся в столице, то руководитель делегации по прибытии наносит первый визит главе дипломатического представительства своей страны и затем соответствующим властям принимающей стороны.

При первом же удобном случае по прибытии руководителю делегации полезно провести совещание делегации. Это позволит ему распределить между его коллегами вопросы, обсуждаемые на переговорах, обсудить имеющуюся информацию или получить недостающую и т.д.

План рассадки делегаций должен быть заранее согласован секретарями делегаций, которым надлежит удостовериться в том, что принятые решения обеспечивают представителям их стран равноправие в ранге и обращении по отношению к другим делегациям.

Отведенные для делегации места отчетливо обозначаются карточками с наименованием государств.

В прошлом, до учреждения постоянных дипломатических представительств, участники переговоров должны были предъявить заверенные документы с указанием порученной им миссии и рамок, в пределах которых они были уполномочены своими правительствами. Но с учреждением постоянных представительств такие документы уже больше не требуются, потому что обычно цели переговоров известны и заранее подробно оговорены между заинтересованными правительствами. Если решено, что руководителем делегации будет глава дипломатического представительства, его мандат дает ему необходимые полномочия; если делегацию возглавит другое лицо - то письменное согласие, достигнутое между заинтересованными правительствами.

Перед началом переговоров руководители делегаций заблаговременно решают ряд вопросов, которые располагаются в порядке срочности:

1. Официальный язык.

2. Повестка дня.

3. Правила процедуры.

4. Методы рабочей процедуры.

5. Организация секретариата.

6. Подготовка и распространение официальных протоколов заседаний.

7. Связь с прессой.

Для того чтобы иметь возможность эффективно вести прения, председателю (главам делегаций) необходимо договориться с участниками переговоров о принятии определенных правил рабочей процедуры. Эти правила необходимы для того, чтобы процесс переговоров протекал упорядоченно. Следовательно, после решения вопроса об официальном языке и программе работы обычно рассматривается процедурный план ведения переговоров, который включает примерно следующие вопросы:

1. Цели и задачи переговоров. Необходимо четко поставить вопрос: “Для чего мы идем на переговоры?”

2. Число и состав полномочных делегатов, которые предположительно будут выступать от имени своей делегации.

3. Правила голосования, в частности, указание на то, какое большинство (простое, две трети, единогласие) необходимо для принятия документов и резолюций.

4. Председательство.

5. Секретариат.

6. Проверка полномочий (мандатов).

7. Состав рабочих групп и редакционного комитета.

8. Необходимость представления всех предложений в письменной форме.

9. Правила распространения документов.

10. Официальные сообщения.

11. Подготовка протоколов заседаний.

12. Порядок заявления сообщений.

Независимо от того, применяется система последовательного или синхронного перевода, прежде всего, ее надо опробовать; надо установить контакт с переводчиками на предмет их обеспечения всем необходимым для выполнения возложенной на них задачи.

Организатор от принимающей стороны должен убедиться в том, что были приняты все меры для обеспечения удовлетворительного функционирования звуковой системы.

Организация секретариата переговоров обычно поручается чиновнику министерства иностранных дел принимающей (в т.ч. посреднической) стороны, который несет всю ответственность за техническую подготовку переговоров.

Переговоры могут завершаться выработкой соглашения, совместных резолюций и других документов, направленных на углубление взаимопонимания, достижение и урегулирование взаимопонимания, достижение и урегулирование отношений, разработку кратко- и долгосрочных программ сотрудничества.

Все эти документы базируются на протоколах различных заседаний, и одна из основных задач секретариата заключается в составлении хороших протоколов. Этой работе следует уделять максимум внимания. Участникам переговоров часто приходится ссылаться на них, и, как показывает опыт, протоколы не всегда бывают удовлетворительными. Неточные протоколы и документы могут только привести к возникновению недоразумений, и одна из самых больших опасностей в ходе переговоров возникает тогда, когда делегаты вынуждены невольно допускать неточность, употреблять двусмысленную терминологию, делать расплывчатые и неверные заявления.

Если ход прений должен фиксироваться подробно, стенография или аудиозапись дает возможность оперативно получить полный текст прений, на основе которого, опустив неизбежные повторения, можно воссоздать для протокола точную копию прений.

Принимающая сторона должна со всей тщательностью обеспечить строгий контроль за допуском в здание переговоров и, в особенности, в зал переговоров, и обеспечить конфиденциальность прений.

При осуществлении контактов с представителями прессы внимание участников переговоров должно быть обращено на то, что делегаты должны вести себя осторожно в отношении представителей средств массовой информации, ибо дисциплина в этих вопросах играет первостепенную роль для сохранения необходимого доверия между сторонами. Это касается предварительного распространения заявлений до того, как эти заявления сделаны, в последних не следует затрагивать властей принимающей стороны, другие делегации (при многосторонних переговорах) и вообще каких бы то ни было лиц.

Члены делегации должны воздерживаться от заявлений без прямого на то разрешения со стороны своего руководителя и без согласования с ним содержания и рамок таких заявлений.

По приезде руководителя делегации ему необходимо представить точное расписание приемов вместе со списком тех лиц (членов делегаций, представителей местных властей, печати и т.д.), которых ему, возможно, надо будет пригласить.

Порядок проводов делегаций такой же, как и при прибытии. Если были предусмотрены прощальные визиты, руководителю делегации должен быть представлен список лиц, которым он должен сразу же по возвращении в свою страну направить благодарственные письма или послания.

Целью любых переговоров является поиск взаимоприемлемых решений. Для этого необходимо выяснить позиции сторон по определенным проблемам.

Тактика переговоров выбирается заблаговременно. Есть общее правило дипломатии, согласно которому, независимо от предмета переговоров, последние должны начинаться и протекать без каких-либо предварительных ультимативных условий, принуждения, диктата и угроз.

Чтобы переговоры были успешными, необходимо четко регламентировать их процесс: кто, кому и какие задает вопросы; отвечает на встречные вопросы и т.п.

Участники переговоров должны получить четкие установки относительно того, какие первичные интересы должны быть выявлены, по каким позициям недопустимы переговоры торга, по каким допустима альтернатива, возможно сепаратное соглашение, где целесообразен позиционный уход, возможность отложить принятие решения.

Одним из негласных правил дипломатии является получение максимума полезной информации от любого контакта. Для этого ведется дневник переговоров, в котором отражаются мнения сторон, реплики, характеристика личных качеств членов делегации другой стороны и личные впечатления об атмосфере переговоров и т.п.

Каждая делегация информирует свое Министерство иностранных дел о ходе прений либо непосредственно, либо через дипломатическое представительство.

Руководитель делегации сразу по возвращении на родину представляет министерству, которое назначило его, письменный доклад, дополненный в случае необходимости устными замечаниями.

Весьма важно, чтобы руководитель делегации представил доклад со своими выводами. Поэтому необходимо, чтобы он, перед тем как покинуть место переговоров, получил полную подборку документов.

Кроме того, глава делегации должен поставить в известность министра иностранных дел относительно мер, которые могут потребоваться в дальнейшем в связи с принятыми решениями.

В практике делового общения на различных уровнях, как и на встречах на высшем и высоком уровнях, принято преподносить партнерам памятные сувениры или делать подарки. Цель подарка в деловой жизни - продемонстрировать свои добрые намерения. Сделать подарок - это один из способов показать, что вы - сторонник одного из основополагающих принципов этикета, а именно, проявляете свою заинтересованность в других. Ваше внимание, вероятно, больше запомнится получателю подарка, нежели его денежная стоимость.

Как отмечал руководитель службы протокола М. Горбачева и Б. Ельцина Владимир Николаевич Шевченко, “при выборе подарка никогда не надо исходить из того, что тебе нравится. Не надо дарить книгу своих речей на языке, который ваш собеседник не понимает. Для французского президента Ширака, который в юности переводил Пушкина, книга стихов Александра Сергеевича - подарок, а для Клинтона или Коля - нет. Колю, зная о его коллекции минералов, мы дарили камни - то яшму, то бирюзу, то еще какой-нибудь камень. Тэтчер любит фарфор - мы ей подарили чайный сервиз “тет-а-тет” нашего Ленинградского фарфорового завода. Две чашечки и чайник - вроде бы мелочь, а как ей понравилось! Когда мы узнали, что Рейган любит верховую езду, мы ему подарили седло, сделанное киргизскими мастерами. У него это вызвало восторг - он нам потом писал благодарственные письма. Зная, что Клинтон любит произведения народных промыслов, мы ему подарили гжелевую фигурку его самого, играющего на саксофоне. Он был в восторге.”

Чтобы здоровый деловой дух обмена подарками не уступил место возможным злоупотреблениям, есть один надежный способ – делать относительно недорогие подарки.

Помимо стоимости подарков есть и другая регламентируемая сторона процесса дарения, а именно: наличие соответствующего повода для вручения подарка. Чтобы сделать подарок, надо иметь законное и очевидное для всех основание. Не следует посылать подарки тем, с кем ведете переговоры о сделке, так как это может быть воспринято, как попытка повлиять на исход дела.

На каждый подарок полагается отвечать благодарственной запиской, визитной карточкой или благодарить по телефону. При этом сделайте у себя какую-нибудь пометку, чтобы знать точно, что эту стадию процесса дарения вы не упустили. Рекомендуется вести собственный журнал учета подарков, посланных и полученных вами, примерно по такой схеме.

Сделанные подарки

Кому	Дата	По случаю	Описание подарка	Цена	Где куплен	Благодарность получена

Полученные подарки

От кого	Дата	По случаю	Описание подарка	Благодарственная записка послана