Организация визита зарубежных делегаций Программа пребывания

Визиты и различного рода встречи и приемы являются основными видами внешнеполитической (внешнеэкономической) деятельности, поддержания делового диалога с партнерами. Цель визита делегации, ее персональный состав и уровень представительства определяют особенности ее приема.

Как правило, до прибытия делегации принимающая сторона получает её список, составленный в протокольном порядке - от руководителя до секретаря с указанием занимаемой должности. Старшинство членов делегации необходимо учитывать при проведении различных протокольных мероприятий: при встрече и проводах, рассадке по автомашинам, на официальных приёмах и т.д.

При разработке программы следует исходить из того, что гости потратили средства на дорогу, гостиницу, оторвались от своих повседневных дел и прибыли для деловых переговоров. Поэтому основное внимание надо уделить именно переговорам, подготовке документов, соглашений и т.п., а не переездам от одного объекта к другому или знакомству с достопримечательностями (хотя и это должно присутствовать в программе!). Чтобы сделать программу компактной и малозатратной рекомендуется при её подготовке учитывать принцип" четырех "П". Где П.1 - место проживания делегации; П. 2 - место питания; П.3 - место проведения переговоров и П. 4 - места или объекты показа.

Все эти места необходимо определить заранее, они должны находиться недалеко друг от друга. Естественно, что завтракать гости будут там, где проживают; обедать - недалеко от места проведения переговоров или непосредственно в офисе принимающей стороны или на объекте посещения. Эти, казалось бы, мелочи помогают экономить время и средства.

Если первым пунктом программы гостей будет время и место прибытия (аэропорт, вокзал), то в рабочей программе до этого надо определить все четыре "П", круг встречающих, включая переводчика, а также каким транспортом будем обеспечивать гостей. Если гости приезжают впервые, и Вы пока лично не знакомы, то следует изготовить плакат с названием своей организации или организации гостей, что поможет выделить их из общего потока прибывших пассажиров. Желательно иметь информацию и о багаже делегации.

Чёткое распределение обязанностей в работе с делегацией среди сотрудников принимающей организации позволит избежать излишней нервозности в ходе всего визита, так как руководитель будет знать, кто конкретно отвечает за тот или иной пункт программы. Программы для гостей и принимающей стороны разрабатываются на все дни визита. Составляется также план проводов.

В случае, если глава делегации приезжает с супругой, то максимально насыщенная и интересная программа готовится и для нее. Во время работы с делегациями рекомендуется оставлять резерв времени для неофициальных, неформальных встреч, а также для личных дел гостей.

Следует ещё раз обратить внимание на то, что при составлении программы принимающая сторона должна сосредоточить внимание на достижении основной цели визита — переговорах, встречах, документах и т.п.

При встречах и проводах делегации составляется план рассадки по автомобилям. В международной протокольной практике места в автомобилях определяются как почетные и менее почетные. Первым почетным местом является место на заднем сиденье справа по ходу движения автомобиля. Руководитель принимающей стороны занимает место сзади водителя. Переводчик или лицо, постоянно работающее с делегацией, размещается рядом с водителем. Машина подается таким образом, чтобы правая дверца была обращена к тротуару. Первым садится и выходит пассажир, занимающий наиболее почетное место. При следовании в автомашинах на какие-либо церемонии, как правило, занимается только заднее сиденье. Если в автомашину садится еще один пассажир, то он занимает откидное сиденье, либо место между двумя почетными лицами (между главой принимающей стороны и главой делегации гостей), чтобы не мешать главному гостю во время движения и при выходе. Необходимо отметить, что в практике делового общения, в работе с делегациями всё чаще используют микроавтобусы. Выгоды очевидны: меньше затраты на транспорт и кроме того более эффективно используется для общения с гостями время вынужденных переездов от одного объекта к другому.

Итак, мы подъехали к гостинице, где будут жить наши гости во время их визита. Заказывая места в гостинице надо заранее знать, сколько ожидается мужчин, сколько женщин и есть ли среди них супружеские пары. Необходимо также заблаговременно решить вопрос о том, кто будет оплачивать номера — приглашающая сторона или сами гости. В современной практике гостей часто размещают в гостевых апартаментах принимающей стороны, что также позволяет экономить валютные средства.

До прибытия делегации разрабатываются две программы ее пребывания:

-общая, предназначенная для гостей;

-подробная, включающая в себя технические вопросы организации визита, предназначена для сотрудников принимающей стороны.

Если в программе для гостей первым пунктом будет время и пункт прибытия, а также место размещения, то в рабочей программе отражаются следующие моменты, которые необходимо решить ещё до прибытия делегации. Это:

• определить места проживания, питания, проведения переговоров и объектов показа или посещения (то есть дать ответ на все четыре «П»);

• точно знать состав делегации;

• определить транспортные средства, которые будут обслуживать делегацию;

• в случае, если гости прибывают впервые и Вы ещё не знакомы лично, то необходимо изготовить плакат с названием своей организации или организации гостей, что поможет вам выделить их из общего потока прибывших пассажиров;

• заказать места в гостинице или другом месте проживания;

• определить лицо, которое будет постоянно работать с делегацией;

• подготовить переводчика, ознакомить его с тематикой предстоящих переговоров, чтобы он мог заранее знать специфическую лексику или терминологию;

• определить круг лиц, встречающих и провожающих гостей;

• подготовить цветы к встрече делегации, если в её составе имеются женщины;

• определить транспортное средство для перевозки багажа;

• в случае, если от пункта прибытия делегации до места работы с ней предстоит долгий путь, то необходимо определить место, где можно «экспромтом» сделать остановку для отдыха, но помнить, что каждый «экспромт» должен быть хорошо подготовлен;

• уточнить рейс и время прибытия делегации.

После прибытия к месту проживания, гостям даётся некоторое время для размещения и организуется обед или ужин (в зависимости от времени прибытия) во время которых проводится первая неофициальная беседа. На ней окончательно уточняется программа визита. Программы для гостей и принимающей стороны разрабатываются на все дни визита. Так же разрабатывается план проводов делегации.

В случае, если глава делегации приезжает с супругой, то отдельная программа готовится и для нее; определяется ответственный за её программу и переводчик.

Во время работы с делегациями рекомендуется оставлять резерв времени для неофициальных, неформальных встреч, а также для личных дел.

При встречах и проводах делегации составляется план рассадки по автомобилям.