Использование различных форматов данных
В Excel данные выводятся на экран в определенном формате. По умолчанию информация выводится в формате Общий, который используется как для текстовых, так и для числовых значений. Практически любая информация, которая обрабатывается на компьютерах, может быть представлена в виде чисел или текста.
Числовой формат. Представление информации в виде чисел отличается от текстового, прежде всего, ограниченным числом символов, а также намного более жесткими правилами их интерпретации, т.е. составления чисел из имеющихся символов. Текстовое представление информации допускает большую свободу обращения с ней и, вместе с тем, подразумевает при определенных условиях переход к числовому представлению.
При вводе чисел можно использовать только следующие символы:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 - + / , Е е
Не всякий набор этих символов образует число, например, набор символов «123е» не является числом, а сочетание символов «123е2» может интерпретироваться как число 12 300. Excel автоматически определяет, можно ли представить введенную информацию в числовом формате.
ПРИМЕЧАНИЕ. Если введенные в ячейку символы нельзя интерпретировать как число, то при выходе из ячейки они выравниваются по ее левому краю, а если их можно представить в числовом формате, то осуществляется выравнивание по правому краю ячейки.
При работе с числами важно уметь легко изменять вид вводимых чисел: число знаков после запятой, вид целой части, порядок и знак числа.
Ниже приведен пример (см. рис. 11) представления чисел в формате Общий (столбец А) и Числовой (столбец В).
Рис. 11. Формат чисел
Изменим формат представления информации в выделенных ячейках, например, установим количество отображаемых десятичных знаков 2 и отделим группы разрядов.
Активизируем в меню Формат команду Ячейки, после выполнения которой появится диалоговое окно Формат ячеек. Для вызова этого окна можно также воспользоваться командой Формат ячеек контекстного меню, вызываемого нажатием правой кнопки мыши.
Открываем вкладку Число (см. рис. 12).
В левой части окна диалога в списке Числовые форматы устанавливаем формат Числовой.
В поле Число десятичных знаков задаем значение - 2.
Устанавливаем галочку в поле Разделитель групп разрядов.
Закрываем диалоговое окно нажатием кнопки ОК.
Для интерпретации денежных сумм применяется Финансовый формат. Например, чтобы число 123 456,789 представить в финансовом формате, в диалоговом окне Формат ячеек следует в поле Числовые форматы выбрать строку Финансовый. В правой части окна диалога нужно установить число десятичных знаков равным 4 и обозначение денежной единицы - грн. (обозначение денежной единицы соответствует текущим установкам среды Windows). После нажатия кнопки ОК на экране отобразится число в следующем виде:
123 456,7890 грн.
Е
сли
необходимо вводить числа без привязки
к каким-либо форматам, то в этом случае
можно использовать формат Общий.
Рис. 12. Окно Формат ячеек Вкладка Число
Текстовый формат данных. Текст представляет собой последовательность букв или сочетание букв и цифр. Любая последовательность введенных в ячейку символов, которая не может быть интерпретирована приложением Excel как число, формула, дата, время дня, логическое значение или значение ошибки, интерпретируется как текст. После этого введенный текст выравнивается в ячейке по левому краю.
Чтобы ввести текст, нужно выделить ячейку, после чего набрать текст с помощью клавиатуры. В ячейку может быть введено до 255 символов. Можно форматировать как отдельные символы, так и фрагменты текста в ячейке.
В отдельных случаях требуется ввести некоторые числа как текст. Допустим, необходимо ввести список телефонов. Для этого нужно выделить ячейки, а затем выбрать команду Формат|Ячейки. Затем следует открыть вкладку Число и в появившемся списке форматов выбрать пункт Текстовый.
Любая введенная последовательность знаков, содержащая нечисловые символы, интерпретируется Excel как текст. Можно вводить текстовую информацию в формулах, диаграммах или текстовых окнах.