Розвиток способів запису інформації
Від форми та способу запису інформації залежить рівень інформативності документа, віднесення його до того чи іншого виду, типу, різновиду.
Спосіб запису інформації – це дія, чи сукупність дій, які використовуються для нанесення інформації на матеріальний носій (січення, тиснення, різьблення, фарбування, перфорування, фотохімічний, електромагнітний, оптичний, електричний, механічний способи її нанесення). Розрізняють два основних способи документування: ручний та технічний.
Які б способи не застосовувалися для «запису» інформації, у всіх випадках ми одержуємо текстові, зображувальні, звукові чи комплексні документи.
На різноманітність способів запису інформації як характерну рису документа неодноразово вказував відомий архівознавець К.Мітяєв. Уже у 1946р. в навчальному підручнику «Теорія й практика архівної справи» він зазначав, що поняття «документ» не обмежується ані технікою запису інформації, ані способом її відтворення .
У 1959р. у навчальному посібнику «Історія та організація діловодства в СРСР» К.Г.Мітяєв, продовжуючи пошук визначення документа, підкреслював: «усе, що є документальним, тобто, що ґрунтується на означенні об'єктивної дійсності і є відображенням, фіксацією чи реєстрацією фактів, подій, явищ за допомогою письма, зображення та звукозапису може трактуватися як документ».
Еволюційний шлях способів записів інформації бере свій початок у попередньо згаданих його первісних формах.
Розвиток картографічного документа, наприклад, пов'язаний і з первісною предметною формою запису інформації (паличкове письмо аборигенів), та із її зображувальною формою (система ієрогліфічних знаків-символів для передачі просторових параметрів; ізографічні зображення певної території тощо), що мали ручний спосіб запису. Технічний же спосіб запису картографічного документа на сучасному етапі пов'язаний із використанням відповідних технічних пристроїв (у тому числі й електронних програм) для виготовлення, відтворення, розповсюдження та зберігання даного виду документа.
Нотні документи, у свою чергу, передають інформацію за допомогою умовних графічних знаків, що первісно виникли як зображувальна форма запису інформації ручним способом, але з часом, з розвитком технології нотодрукування, набули розповсюдження як документи технічного способу запису інформації.
Окрему групу за способом запису інформації становлять аудіовізуальні документи (кінофотофонодокументи). Технічний спосіб запису інформації даного виду є основним і невід'ємним, оскільки створення, відтворення та передача таких документів неможлива без використання технічних засобів – пристроїв, механізмів.
Набуває подальшого розвитку та поширення запис інформації з використанням комп'ютерної техніки. Великої популярності за сучасних умов набувають дискові та голографічні документи, флеш-картки.
Майбутнє технологій запису інформації – у використанні природних та синтетичних матеріалів, у першу чергу кварцу.
Розвиток засобів запису інформації
Засіб для запису інформації – це предмет (засіб) чи сукупність пристосувань (інструментів, обладнання), що використовуються для створення документа.
Незалежно від засобу й способу запису, документи служать цілям відображення інформації про явища об'єктивної дійсності й розумової праці людини. Через це, як вказував К.Г.Мітяєв: «вони стають одними із найважливіших носіїв інформації».
Еволюція засобів запису інформації пройшла тривалий період, починаючи від дерев'яних паличок, якими писали на глиняних табличках, пензлів з очерету для писання на папірусі, залізних стержнів, якими «дряпали» на дерев'яних дощечках чи бересті, гусячих чи воронячих пер, якими писали на пергаменті, ручок для письма на папері до сучасних стиліусів, за допомогою яких вводиться інформація до кишенькових персональних комп'ютерів.