Лекция 7. Организация работы с документами. Документооборот. Номенклатура дел.

 

Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности предприятия.

К таким работам можно отнести:

·    прием и регистрацию;

·    рассмотре­ние документов должностными лицами;

·    порядок прохождения документов в организации;

·    контроль исполнения;

·    формирование дел;

·    подготовку и передачу дел в архив.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

 

Документооборот осуществляется в виде различных потоков документов между структурными подразделениями или работниками предприятия.

 

Объем документооборота зависит от:

-         значимости организации;

-         ее функций и уровня решаемых задач;

-         связей с внешними организациями.

Организация и ведение документооборота является основной задачей службы документационного обеспечения управления. Структурными подразделениями службы ДОУ в зависимости от уровня организации и объема документов являются:

-         управление делами;

-         управление делопроизводства;

-         канцелярия;

-         отдел ДОУ;

-         секретариат (дирекция);

-         общий отдел.

В документационном управлении традиционно выделяют три потока (группы) документов:

-         входящие  (поступающие в организацию):

o       документы вышестоящих организаций – указы, законы, поручения, приказы, распоряжения, письма, инструкции и т.д.;

o       документы подведомственных организаций – отчеты, инициативные докладные записки, письма, акты;

o       документы от неподчиненных организаций – письма, договоры и документы, сопровождающие договоры – акты взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты;

o       обращения граждан – предложения, письма, жалобы;

-         исходящие (документы, отправляемые из организации):

o       распорядительные документы (если организация имеет подведомственные);

o       информационные (письма, докладные, справки, отчеты, договоры)

-         внутренние документы, регулирующие жизнь организации:

o       организационно-распорядительные документы;

o       информационно-справочные документы;

o       плановые и отчетные документы, документы личного состава, бухгалтерские документы и т.д.

Общими для всех групп документов являются операции:

-         рассмотрение документов руководителем (подписание – для исходящих и внутренних документов и резолюция – для входящих документов);

-         регистрация документов;

-         передача документов исполнителям;

-         контроль исполнения документов;

-         исполнение документов;

-         подшивка исполненных документов в дела;

-         использование документов в справочно-информационных целях;

-         подготовка документов к передаче и передача в архив (или уничтожение документов, не имеющих научно-исторической ценности и практического значения)

Входящие документы проходят следующие этапы:

·      первичную обработку (проверка правильности доставки);

·      предварительное рассмотрение, разметку;

·      регистрацию (отметка в журнале регистрации см. ниже);

·      рассмотрение документов руководством;

·      направление на исполнение;

·      контроль исполнения;

·      исполнение документов;

·      подшивку документов в дела.