3. Реалізація моделей менеджменту в інформаційних системах
Кожна організація, яка впроваджує інформаційну систему менеджменту, сподівається, внаслідок цього, удосконалити процеси управління, знизити собівартість продукції, виробляти її швидше і більш високої якості, ніж раніше, крім того, розкрити нові резерви управління, якісно поліпшити бізнес організації і забезпечити йому стійку позицію в ринковому середовищі. Однак сама по собі інформаційна система менеджменту не може служити панацеєю абсолютно від усіх цих проблем. Вона лише повинна забезпечувати більш досконале виконання певних функцій управління.
Слід зазначити також, що відсутня універсальна інформаційна технологія для підтримки корпоративного управління, оскільки кожний напрямок у середовищі інформаційних технологій має свою сферу ефективності. Для того, що б визначити сфери ефективності використання інформаційних технологій в менеджменті, необхідно визначити, які моделі управління вони підтримують. Кожна модель менеджменту визначає об'єкт управління і засоби, які необхідно використовувати керівнику для досягнення очікуваних результатів бізнесу. Розглянемо деякі, найбільш розповсюджені моделі менеджменту. Окремі з них уже визнані в менеджменті як управлінські стандарти. Кожна з цих моделей підтримується своїми засобами комп'ютеризації, своїм видом прикладного програмного забезпечення (ППЗ). Отже, можна виділити наступні групи моделей управління:
ресурсами;
процесами;
корпоративними знаннями (комунікаціями).
Приведена класифікація не претендує на повноту охоплення всього різноманіття моделей менеджменту та відповідних інформаційних технологій. Вона відображає лише деякий досвід практичного застосування цих технологій в управлінні бізнесом.
Перша група моделей менеджменту – управління ресурсами. Модель управління ресурсами представляє організацію як систему ресурсів: фінанси, матеріальні запаси, кадри. Ресурси належить власникам – юридичним особам, структурним підрозділам, фізичним особам.
Таким чином, до першої групи моделей менеджменту можна віднести управління фінансами, матеріальними запасами, кадрами в тій частині, коли вони розглядаються як ресурс (заробітна плата). Основною метою застосування відповідної моделі менеджменту, при такому підході, є забезпечення ресурсами і контроль за ними. Управління ресурсами добре описується моделями, що (стали стандартами: модель бухгалтерського обліку, планування виробничих ресурсів, планування всіх ресурсів підприємства. Як універсальну мову представлення використовуються балансові моделі з мовою проводок. Моделі цієї групи підтримуються широким спектром прикладного програмного забезпечення, при цьому найбільш поширені бухгалтерські системи. Інформаційними технологіями підтримки даної моделі управління є різні СУБД.
Відповідно до теорії управління ресурсами, підприємство – це сукупність ресурсів. Ресурси підприємства містять у собі усі вхідні потоки, що забезпечують роботу фірми і дозволяють здійснювати стратегії. Ресурси фірми можуть бути матеріальними і нематеріальними, вони можуть розвиватися у внутрішньому середовищі підприємства чи бути придбані на ринку.
Основна мета теорії управління ресурсами полягає втому, щоб пояснити створення, використання і поновлення конкурентоздатних переваг у термінах ресурсів підприємства. Теорія управління ресурсами зацікавлена у виявленні зв'язків і поясненні факторів конкурентоздатних переваг, їхньої динаміки в термінах ресурсів підприємства.
Ключові положення теорії управління ресурсами підприємства наступні:
існують постійні розходження між підприємствами, викликані розходженнями в ресурсах, якими володіють та управляють підприємства, і які необхідні для реалізації стратегії;
теорія управління ресурсами припускає, що ресурси нерівномірно розподілені серед підприємств. Нерівномірний розподіл ресурсів серед підприємств є причиною або конкурентної переваги, або вразливості підприємства;
теорія управління ресурсами припускає, що ресурси відносно нерухомі. Якщо конкурентна перевага підприємства заснована на володінні яким-небудь ресурсом, підприємства намагаються блокувати чи сповільнювати поширення таких ресурсів через бар'єри.
Друга група моделей менеджменту — управління процесами. Вона представляє організацію як систему бізнес-процесів. Тут центральними поняттями виступають процес, функція, дані, подія. Основна мета управління для моделей цієї групи – забезпечення координації подій і функцій. До другої групи можна віднести такі моделі, як управління якістю (TQM - стандарт ISO 9000), управління процесами (Workflow - стандарти асоціації Workflow Management Coalition). До цієї ж групи можна віднести управління проектами, але лише в тій частині, у якій ці проекти можна вважати типовими, зведеними до рівня технології. Як універсальну мову представлення корпоративних знань використовують формальні мови, багато з яких зафіксовані як стандарти: мови сімейства IDEF, CIM-OSA, мови опису об'єктно-орієнтованих моделей. Моделі управління підтримуються програмним забезпеченням, що відомі в Україні як системи управління проектами, документообігом, технологічними процесами.
Третя група моделей менеджменту – управління корпоративними знаннями (комунікаціями). Вона представляє організацію як систему невеликих колективів працівників, що вирішують загальну задачу, а в ролі організуючих факторів виступають корпоративні знання і ефективні комунікації. Головним корпоративним ресурсом управління стає база корпоративних знань, у якій співробітники можуть швидко знайти інформацію для ухвалення правильного рішення і розуміння один одного. Ця база концентрує в собі колективний досвід компанії і створює контекст корпоративних комунікацій. Основна мета управління – забезпечення координації, комунікації і швидкого пошуку інформації для самостійного ухвалення рішення. Ця група моделей управління зараз переживає період бурхливого розвитку і одержала загальну назву "управління знаннями" (Knowledge Management). Про стандарти на рівні моделей говорити поки ще рано, хоч в області універсальних мов представлення корпоративних знань формуються деякі тенденції.
У кожної моделі менеджменту є своя область ефективності, але бувають випадки, коли впровадження однієї моделі просто неможливо без використання іншої. Наприклад, спроби впровадження системи управління якістю (TQM) на американських підприємствах закінчувалися невдачею доти, поки не була усвідомлена необхідність управління корпоративною культурою. Якщо співробітники не створять згуртований колектив, у якому всі проблеми (відхилення від технології) швидко знаходять рішення, TQM просто не буде працювати. Японці, з метою удосконалення процесів управління, спочатку використовували не інформаційні технології, а соціальні та організаційні механізми (гуртки якості), налагоджений внутрішній корпоративний зв'язок, єдиний опис усіх видів діяльності компанії, що має назву тотального документування. Поява Інтранет-технології додало TQM зовсім нову якість. Не випадково багато західних компаній, що впровадили Інтранет-технології, незабаром впровадили TQM і пройшли сертифікацію за стандартом ISO 9000.
Інтранет – це технологія управління корпоративними комунікаціями. Сполучення понять Інтернет/Інтранет постійно знаходиться у центрі уваги західних компаній з моменту появи цих понять. В Україні Інтранет традиційно розглядається лише з позиції апаратного і програмного забезпечення, а не з позицій управлінських та інформаційних аспектів.
Мережа Інтранет являє собою технологію управління корпоративними комунікаціями, і в цьому її відмінність від Інтернет, що є технологією глобальних комунікацій. У реалізації комунікацій виділяють три рівні: апаратний, програмний та інформаційний. З погляду апаратного і програмного рівнів, комунікації – це організація надійного каналу з'єднання і передачі інформації без перекручувань, організація збереження інформації та ефективний доступ до неї. У плані технічної реалізації цих рівнів мережа Інтранет практично не відрізняється від мережі Інтернет. Мережа Інтранет поєднує такі ж локальні і глобальні мережі; ті ж програми: інтернет-навігатори, Web-сервери, електронну пошту, телеконференції і навіть ті ж виробники програмного забезпечення.
Головна відмінність мережі Інтранет від мережі Інтернет полягає саме в інформаційному рівні комунікацій.
Західний менеджмент усе частіше починає розглядати корпоративні знання як один з найважливіших активів компанії чи як інтелектуальний капітал компанії, а управління знаннями (Knowledge Management) – як один з ефективних напрямків управління бізнесом.