Тема 5. Інформаційні системи та інформаційні технології як засоби інформаційного менеджменту
Сучасні інформаційні технології в менеджменті
Інформаційні системи в менеджменті
Реалізація моделей менеджменту в інформаційних системах
1. Сучасні інформаційні технології в менеджменті
Інформаційні технології процесів управління уявляють собою методи та способи взаємодії управляючої і керованої систем організації на основі використання сучасного інструментарію перетворення інформації. Інформаційні технології базуються і залежить від технічного, програмного, інформаційного, методичного та організаційного забезпечення.
Сучасне технічне забезпечення – це персональний комп'ютер, оргтехніка, лінії зв'язку, устаткування мереж. Вид інформаційної технології, що залежить від технічної оснащеності (ручний, автоматизований, вилучений) впливає на збір, обробку і передачу інформації. Розвиток обчислювальної техніки не стоїть на місці: персональні комп'ютери стають більш потужними і одночасно менш дорогими та доступними для широкого кола користувачів. Комп'ютери оснащуються вбудованими комунікаційними можливостями, швидкісними модемами, великими обсягами пам'яті, сканерами, пристроями розпізнавання голосу і рукописного тексту.
Програмне забезпечення знаходиться в прямій залежності від технічного та інформаційного забезпечення, реалізує функції нагромадження, обробки, аналізу, збереження, інтерфейсу користувача з комп'ютером.
Під інформаційним забезпеченням розуміють сукупність даних, представлених у визначеній формі для комп'ютерної обробки.
Організаційне
і методичне забезпечення – це комплекс
заходів, спрямованих на функціонування
комп'ютера і програмного забезпечення
для одержання необхідного результату
з використанням інформаційних технологій.
Технологія – це спосіб перетворення, початкових станів у кінцеві, задані, який може здійснюватися у матеріалах, інформації та людях.
Отже, інформаційна технологія (IT) – це комплекс методів і процедур, за допомогою яких реалізуються функції збору, накопичення, передачі, обробки, зберігання і доведення до користувача інформації в СУ з використанням обраного комплексу технічних засобів.
Інформаційні технології, які використовуються в процесах перетворення управлінської інформації спрямовані на виконання певних інформаційних процедур. Інформаційна процедура – це сукупність однорідних операцій, пов'язаних із впливом на інформацію. Саме інформаційні процедури є об'єктом автоматизації. Сукупність основних інформаційних процедур зображена на рис. 5.1.
Рис. 5.1. Основні інформаційні процедури
Метою інформаційної процедури збору даних та їх реєстрації, з точки зору менеджменту, є одержання точного, своєчасного, вірогідного та повного відображення стану системи управління в цілому чи окремих її частин, а також одержання інформації зовнішнього середовища.
Операції збору і реєстрації даних можуть здійснюватися за допомогою різних засобів. Серед основних можна вказати такі:
механізований – збір і реєстрація інформації здійснюється безпосередньо людиною з використанням найпростіших приладів (ваги, лічильники, мірна тара, прилади обліку часу тощо).
автоматизований – використання документів, що читаються та реєструються автоматами, універсальними системами збору і реєстрації, що забезпечують сполучення операцій формування первинних документів і одержання машинних носіїв;
автоматичний – використовується в основному при обробці даних у режимі реального часу: інформація з датчиків, що враховують хід виробництва – випуск продукції, витрати сировини, простої устаткування і т.ін. та надходить безпосередньо в ЕОМ.
Загальна класифікація інформаційних технологій, які використовуються в процесах управління організацією схематично зображено на рис. 5.2. Ця класифікація, звичайно, не є повною, вона відображає лише основні, найбільш поширені на практиці напрямки розвитку та використання інформаційних технологій. Інформаційні технології можна класифікувати по ряду ознак, зокрема: за способом реалізації в інформаційній системі, ступенем охоплення задач управління, класам реалізованих технологічних операцій, типу користувальницького інтерфейсу, варіантам використання мережі ЕОМ, що обслуговує предметну область.
Рис. 5.2. Класифікація інформаційних технологій
Останнім часом широкого застосування набули системи обробки даних на базі концепції АРМ. АРМ – автоматизоване робоче місце у системі управління, обладнане засобами, що забезпечують участь людини в реалізації автоматизації функцій управління.
АРМу властиві такі ознаки:
доступна користувачу сукупність технічних, програмних, інформаційних та ін. засобів;
розміщення обчислювальної техніки безпосередньо на робочому місці користувача;
можливість створення і удосконалення проектів автоматизованої обробки даних у конкретній сфері діяльності;
здійснення обробки даних самим користувачем;
діалоговий режим взаємодії користувача з ЕОМ як у процесі вирішення задач управління, так і в процесі їх проектування.
У такий спосіб АРМ, в системі управління організацією, являє собою проблемно-орієнтований комплекс технічних, програмних, лінгвістичних (мовних) та інших засобів, встановлений безпосередньо на робочому місці користувача і призначений для автоматизації операцій взаємодії користувача з ЕОМ в процесі проектування і реалізації задач.
Множина відомих АРМ може бути класифікована на основі таких узагальнених ознак:
функціональна сфера використання: наукова діяльність, проектування, виробничо-технологічні процеси, процеси управління організацією;
тип ЕОМ: мікро-, міні-, макро- ЕОМ;
режим експлуатації: індивідуальний, груповий, мережний;
кваліфікація користувачів: професійні і непрофесійні.
Всередині кожної з виділених груп АРМ може бути проведена більш детальна класифікація. Наприклад, АРМи організаційного управління можуть бути розділені на АРМ керівників організацій і підрозділів, планових працівників, працівників матеріально-технічного постачання, бухгалтерів та ін.
Можна виділити три класи типових АРМ:
АРМ керівника;
АРМ фахівця;
АРМ технічного і допоміжного персоналу.
Склад функціональних завдань і видів робіт кожного класу АРМ, відповідно: адміністративно-організаційний, професійно-творчий, технічний який вимагає застосування різних інструментальних засобів при створенні АРМ.
Автоматизація кожної категорії робіт відбувається завдяки пакетам прикладних програм, орієнтованим на виконання відповідних завдань.
Програмне забезпечення будь-якого АРМ поділяється на загальне та функціональне (рис. 5.3).
Рис. 5.3. Схема програмного забезпечення АРМ
При проектуванні програмного забезпечення АРМ необхідно дотримуватися принципу орієнтації розроблювальних програмних засобів на конкретного користувача, що повинно забезпечити реалізацію функцій, які відповідають професійній орієнтації АРМ. У цілому, програмне забезпечення АРМ повинно мати властивості гнучкості, адаптивності, модифікованості та пристосованості до конкретного застосування.
АРМ повинне бути укомплектовуватися необхідними програмно-інструментальними засобами:
операційною системою ЕОМ;
трансляторами (інтерпретаторами) із різних алгоритмічних мов і мов користувачів;
засобами проектування та обробки даних: екранними редакторами текстової, графічної інформації, СУ БД, табличними процесорами, генераторами вихідних форм;
власними програмами користувача для обробки інформації, навчальними СУБД знань та ін.).
Слід зазначити, що АРМ містить у собі такі основні елементи: ЕОМ; програмно-інструментальні засоби, БД і база знань (БЗ) користувача. Комплектація АРМ технічними і програмними засобами, а також вказаними вище елементами залежить від призначення і складу завдань, які необхідно вирішувати. Рішення управлінських завдань на основі АРМ пов'язано з пошуком необхідної інформації в інформаційній базі, подальшої її обробкою за розрахунковими алгоритмами і видачею результатів на екран чи друк. Ефективна експлуатація АРМ вимагає використання мов спілкування користувача з ЕОМ. Найбільш розвинуті засоби спілкування користувача з ЕОМ реалізуються лінгвістичними процесорами, здатними здійснити різні види аналізу вхідного повідомлення (синтаксичний, морфологічний, семантичний), і орієнтованими на роботу з конкретною предметною областю. В АРМ часто спілкування ґрунтується на макетуванні зображень екрана у вигляді зразків-прототипів документів. Для цього використовуються різноманітні технічні прийоми забезпечення діалогу користувача і ЕОМ: управління положенням курсору на екрані з застосуванням світлового пера, мерехтіння і підсвічування полів екрана, програмування функціональних клавіш.
Описані функціональні можливості АРМ реалізуються сукупністю програмних компонентів.
До складу програмного забезпечення АРМ керівника входять засоби управління інформаційною базою, що забезпечують:
створення і актуалізацію інформаційної бази управлінської інформації;
пошуки необхідної інформації з регламентованих і нерегламентованих запитів;
організацію форматного вводу-виводу інформації;
обчислювальну обробку та ін.
На АРМ керівника необхідно забезпечити видачу інформації у графічній формі для всебічного аналізу економічних, фінансових показників. Графіки можуть мати двовимірне (плоске) і тривимірне (об'ємне) зображення. За допомогою графічних засобів здійснюється планування (розмітка) площі екрана, зображення на екрані графічних елементів у виді лінії, крапки, відрізка, прямокутника, еліпса, штрихування графічних елементів із використанням необхідних кольорів, підбору шрифту і т.ін.
Основний режим роботи АРМ – це інтерактивний режим роботи з ЕОМ, тобто керівник-користувач здійснює запит потрібної йому інформації або приймає рішення щодо подальших дій, обираючи певний варіант із можливих: корегування даних, проведення розрахунків, збереження результатів роботи тощо.
Розвиток комп'ютерних технологій, телекомунікацій, супутникових систем зв'язку значно впливає на зміст та характер управлінських комунікацій. Зміни управлінських комунікацій відбуваються в таких напрямках:
забезпечення більш ефективної циркуляції інформаційних потоків у внутрішньому середовищі організації;
прискорення процесів передачі інформації;
інтенсифікація комунікаційних процесів організації із зовнішнім середовищем, що сприяє створенню позитивного іміджу в зовнішньому світі;
розширення географічної сфери комунікацій;
оптимізація процесів управління за рахунок удосконалення засобів інформаційної підтримки.
На цей час найбільш поширеним та ефективним засобом удосконалення комунікаційного процесу в організаціях є комп'ютерні мережі.
Комп'ютерна мережа – це сукупність комп'ютерів та апаратно-програмного забезпечення, які підтримують інформаційний обмін між комп'ютерами в мережі без використання будь-яких інших проміжних носіїв інформації. Метою створення комп'ютерної мережі є забезпечення доступу до певних інформаційних ресурсів.