2. Организация внутреннего контроля на предприятии

Руководство предприятия, разрабатывая эффективную систему внутреннего контроля, учитывает самые различные обстоятельства, в том числе те обстоятельства, которые входят в задачу аудитора по оценке системы внутреннего контроля предприятия. При разработке эффективной системы внутреннего контроля руководство предприятия, как правило, преследует следующие цели:

1. Обеспечение надежной информацией для успешного руководства предприятием и принятием эффективных управленческих решений. Например: при появлении фактов уменьшения спроса на производимую продукцию необходимо своевременно обеспечить руководство информацией о причинах падения спроса для принятия управленческих решений о способах учета пожеланий покупателей и координации деятельности в целях снижения расходов.

2. Обеспечение сохранности активов, документов и регистров предприятия. Материальные активы предприятия должны быть защищены надежной системой контроля в целях предупреждения их хищения, использования в неподобающих целях или случайного уничтожения.

Серьезной защиты и контроля требуют и неосязаемые активы (дебиторская задолженность), важные документы (договора и контракты) и регистры бухгалтерского учета (Главная книга и журналы).

В связи с развитием компьютерных систем требуют должных мер к обеспечению сохранности объемы информации, хранящиеся на компьютерных носителях.

3. Обеспечение эффективности хозяйственной деятельности в целях недопущения непроизвольных затрат во всех областях хозяйственной деятельности, а также для предотвращения неэффективного использования всех прочих ресурсов. (Иногда затраты на выполнение задач, указанных в первых двух пунктах в цифровом выражении превышают ту возможную прибыль, которая может быть получена в результате проведения предлагаемых мероприятий.

Следовательно, на первый взгляд, мероприятия, указанные в пунктах 1,2 могут оказаться неэффективными. Но отказ от выполнения мероприятий по обеспечению надежной информацией и сохранности активов и регистров может привести к непоправимым потерям [5, стр. 41].

При утрате или хищении заинтересованными лицами данных о количестве и ценах поставляемого сырья возможно снижение конкурентоспособности производимой продукции.)

4. Обеспечение соответствия предписанным учетным принципам. Система внутреннего контроля должна обеспечить необходимую степень уверенности в том, что должностные лица и работники предприятия следуют требованиям и правилам, закрепленным внутренними документами предприятия:

• положениями об отделе, службе, иных подразделениях предприятия,

• должностными инструкциями руководителей, менеджеров и специалистов предприятия,

• приказом об учетной политике предприятия,

• приказами и распоряжениями генерального директора (директора), иных руководителей, изданными в соответствии с их компетенцией.

5. Обеспечение выполнения требований федеральных законов и иных правовых актов Российской Федерации и местных органов власти при осуществлении финансово-хозяйственных операций.

Для организации системы внутреннего контроля на предприятии может быть создана служба внутреннего контроля (аудита).

Служба внутреннего контроля создается по решению органов управления организации. Основная цель создания такой службы - защита интересов руководства, собственников, партнеров организации путем контроля за соблюдением сотрудниками организации законодательства, нормативных актов и стандартов профессиональной деятельности, урегулирования конфликтов интересов, обеспечения надлежащего уровня платежеспособности и надежности финансового положения, соответствующих характеру и масштабам проводимых экономическим субъектом операций в сфере финансово-хозяйственной деятельности и минимизации рисков предпринимательской деятельности, повышение эффективности системы внутреннего контроля организации.

При этом под системой внутреннего контроля понимается совокупность организационной структуры, методик и процедур, принятых руководством организации в качестве средств для упорядоченного и эффективного ведения хозяйственной деятельности, которая включает также организованные собственными силами организации надзор и проверку:

1. соблюдение требований законодательства;

2. точности и полноты документации бухгалтерского учета;

3. своевременности подготовки достоверной бухгалтерской отчетности;

4. предотвращения ошибок и искажений;

5. исполнения приказов и распоряжений;

6. обеспечения сохранности имущества [23, стр.120].

Целями создания системы внутреннего контроля организации являются:

• обеспечение соблюдения всеми сотрудниками организации при выполнении своих служебных обязанностей требований федерального законодательства и нормативных актов, включая постановления Правительства РФ, указания, иные регулятивные требования, а также стандартов профессиональной деятельности и норм профессиональной этики, внутренних документов, определяющих политику и регулирующих деятельность организации. Под стандартами профессиональной деятельности и нормами профессиональной этики следует понимать стандарты и нормы, определенные и установленные по взаимному согласию участниками соответствующих сегментов рынков (рынок аудиторских услуг, рынок ценных бумаг и т. д.);

• обеспечение контроля за своевременной идентификацией, оценкой и принятием мер по минимизации рисков осуществляемой предпринимательской деятельности, разрешение конфликтов интересов, возникающих в процессе деятельности организации.

Исходя из указанных целей основные задачи службы внутреннего контроля состоят в том, чтобы обеспечить:

• выполнение организацией требований федерального законодательства и нормативных документов;

• определение в документах и соблюдение установленных процедур и полномочий при принятии любых решений, затрагивающих интересы организации, его собственников и партнеров;

• принятие современных и эффективных решений, направленных на устранение выявленных недостатков и нарушений в деятельности организации;

• выполнение требований по эффективному управлению рисками предпринимательской деятельности;

• сохранность активов (имущества) организации;

• адекватное отражение операций организации в учете и надлежащее состояние отчетности, позволяющее получать адекватную информацию о деятельности организации и связанных с ней рисках;

• эффективное функционирование внутреннего контроля организации;

• эффективное взаимодействие с внешними аудиторами, органами государственного контроля, регулирования и надзора по вопросам достоверности учета и отчетности, организации внутреннего контроля, предупреждения и устранения нарушений сотрудниками предприятия законодательства, нормативных актов и стандартов профессиональной деятельности [24, стр. 51].

Служба внутреннего контроля формируется в соответствии с утверждаемым в организации Положением и осуществляет свою деятельность на основании Устава организации и Положения о службе внутреннего контроля, утверждаемого высшим органом управления организации или иным уполномоченным ею органом управления [26].

Для полноценного и качественного выполнения возложенных функций служба внутреннего аудита и ее сотрудники должны иметь права:

• получать от руководителей и уполномоченных ими сотрудников проверяемого подразделения необходимые для проведения проверки документы, в том числе: приказы и другие распорядительные документы, изданные руководством организации и ее подразделений; бухгалтерские, учетно-отчетные и денежно-расчетные документы; документы, связанные с компьютерным обеспечением деятельности проверяемого подразделения организации;

• определять соответствие деятельности, осуществляемой сотрудниками организации, требованиям действующего законодательства, нормативных актов, внутренних документов организации, определяющих проводимую ею политику, процедуры принятия, и реализации решений, организации учета и отчетности, включая внутреннюю информацию о принимаемых решениях, проводимых операциях (заключаемых сделках), результатах анализа финансового положения и рисках предпринимательской деятельности;

• привлекать при необходимости сотрудников иных структурных подразделений организации для решения задач службы внутреннего аудита;

• входить в помещения проверяемого подразделения, а также в помещения, используемые для хранения документов (архивы), наличных денег и ценностей, компьютерной обработки данных (компьютерный зал) и хранения данных на машинных носителях, с обязательным привлечением руководителя либо, по его поручению, сотрудника (сотрудников) проверяемого подразделения;

• выдавать временные (до решения руководства организации) предписания о недопущении действий, результатом которых может стать нарушение федерального законодательства, нормативны актов, стандартов профессиональной деятельности и профессиональной этики, принятия организации на себя чрезмерных рисков;

• с разрешения исполнительного руководства организации самостоятельно или с помощью сотрудников проверяемого подразделения снимать копии с полученных документов, в том числе копии файлов и любых записей, хранящихся в локальных вычислительных системах, а также расшифровки этих записей [21, стр. 12].

На службу внутреннего контроля и ее сотрудников могут быть возложены следующие обязанности:

• обеспечивать постоянный мониторинг рисков в области предпринимательской деятельности, текущий анализ финансового положения организации;

• организовать постоянный контроль путем регулярных проверок деятельности подразделений организации и отдельных сотрудников на предмет соответствия их действий требованиям законодательства, нормативных актов и стандартов профессиональной деятельности, внутренних документов, регулирующих деятельность и определяющих политику организации, должностным инструкциям;

• обеспечивать постоянный контроль за соблюдением сотрудниками организации установленных процедур, функций и полномочий по принятию решений;

• самостоятельно и/или совместно с другими органами и должностными лицами организации расследовать факты нарушения сотрудниками законодательства, нормативных актов и стандартов профессиональной деятельности, внутренних документов, регулирующих и определяющих политику организации, решений органов управления и своих должностных инструкций;

• разрабатывать рекомендации и указания по устранению выявленных нарушений;

• обеспечивать полное документирование каждого факта проверки и оформлять заключения по результатам проверок, отражающие все вопросы, изученные в ходе проверки, выявленные недостатки и нарушения, рекомендации по их устранению, а также по применению мер дисциплинарного и иного воздействия к нарушителям;

• обеспечивать сохранность и возврат полученных от соответствующих подразделений документов;

• представлять заключения по итогам проверок руководству организации и ее соответствующих подразделений для принятия мер по устранению нарушений, а также для целей анализа деятельности конкретных сотрудников организации;

• своевременно информировать руководство организации:

• обо всех вновь выявленных рисках;

• обо всех выявленных случаях нарушений сотрудниками законодательства, нормативных актов, внутренних распоряжений;

• мерах, принятых руководителями проверяемых подразделений организации, по устранению допущенных нарушений и их результатах;

• контролировать организацию работы в организации по изучению всеми сотрудников требований федерального законодательства, нормативных актов, иных подзаконных и ведомственных актов, внутренних документов организации исходя из перечня служебных обязанностей сотрудников [23, стр. 45].

Служба внутреннего контроля (аудита) должна представлять отчеты о состоянии системы внутреннего контроля организации не реже одного раза в год до общего собрания акционеров по специально разработанной форме. При необходимости руководство организации может запрашивать у службы внутреннего контроля (аудита) отчет о состоянии системы внутреннего контроля за определенный период ее деятельности, а также любую иную информацию по вопросам компетенции службы внутреннего контроля (аудита).

По результатам анализа отчетности и материалов проверок службы внутреннего контроля (аудита) руководство организации при необходимости должно направлять филиалам предписание с требованием о приведении системы внутреннего контроля в соответствии с требованиями Положения о службе внутреннего контроля (аудита). В случае невыполнения в установленный срок требования (предписания) об устранении нарушений руководство организации применяет другие формы воздействия в порядке, установленном действующим законодательством.