6. Анализ номенклатур дел и формирование дел

Наличие номенклатур дел. Соответствие их требованиям нормативно-методических документов. Наличие ведомственного перечня документальных материалов со сроками хранения. Порядок формирования дел. Соответствие его требованиям нормативно-методических документов. Недостатки в формировании и оформлении дел.

Методические указания по изучению темы

1. Изучить классификационные справочники (перечни, номенклатуры дел и др.), зафиксировать схемы классификации в отчете.

2. Проанализировать номенклатуру дел, определить ее качество и соответствие требованиям нормативно-методических документов, и в случае выявления недостатков разработать предложения по их устранению.

3. Изучить практику формирования дел, обращая внимание на правильность группировки документов в дела в соответствии с номенклатурами дел. Выявленные разногласия отметить в отчете.

4. Практически произвести группировку исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

7. Подготовка документальных материалов к сдаче в архив

Проведение экспертизы ценности документов. Оформление дел, описание их на обложке. Составление описей. Обеспечение сохранности документов. Передача дел в архив учреждения. Соответствие требованиям нормативно-методических документов. Недостатки в организации подготовки документов к сдаче в архив учреждения.

Методические указания по изучению темы

1. Изучить требования, предъявляемые к документальным материалам, сдаваемым в архив учреждения.

2. Подготовить дела структурной части за предыдущие годы для сдачи в архив. При выполнении этой работы проверяется правильность оформления дел и их оформление в соответствии с требованиями нормативно-методических документов (выявленные недостатки зафиксировать в отчете).

3. На подготовленные к сдаче дела составить описи и по ним произвести сдачу дел в архив учреждения, под руководством руководителя практики.

Составление отчета и подведение итогов практики

На основе записей в проекте отчета составить письменный отчет о своей производственной практике. Отчет включает титульный лист, оглавление, две-три главы, заключение, приложения.

В отчете обобщаются результаты самостоятельной работы, показывается, что конкретно сделано по каждой теме практики с раскрытием приемов и методов выполнения заданий. Отмечается положительный опыт, уделяется внимание недостаткам в постановке делопроизводства в учреждении и по возможности вносятся предложения по их устранению. К отчету необходимо приложить копии документов, являющихся результатом самостоятельной работы во время практики (копии писем, телеграмм, регистрационных карточек, номенклатуры дел и т.д.).

Отчет должен быть подписан составителем. Страницы отчета должны быть пронумерованы. Образец оформления титульного листа прилагается.

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«ПЕТРОЗАВОДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Исторический факультет

Кафедра архивоведения и специальных исторических дисциплин

О Т Ч Е Т

О делопроизводственной практике

«Документы и организация делопроизводства»

в ___________________________________________________________________

(наименование организации)

Студента ________________ курса

______________________________

(И.О.Фамилия)

Руководитель от университета

______________________________

(И.О.Фамилия)

Руководитель от учреждения

______________________________

(И.О.Фамилия)

Петрозаводск

20___ г.