Річний звіт

Найважливішим документом, що представляє основні дані про діяльність компанії за минулий рік, є річний звіт. Він складається із двох основних частин:

• відомості про фінансову діяльність;

• загальна інформація про компанію, її успіхах на ринку, соціальній ролі, добродійній діяльності й ін.

Якщо за першу частину відповідають керівники департаментів фінансів, то підготовка загальних відомостей про компанію цілком лягає на плечі фахівця з PR. Тому що річний звіт формує корпоративний образ організації й представляє її індивідуальність і винятковість, робота з його підготовки проводиться самим ретельним образом.

Основними цільовими аудиторіями, на які спрямоване видання річного звіту, є:

• акціонери,

• партнери й клієнти,

• інвестори,

• співробітники компанії,

• ЗМІ.

Утримування грамотного річного звіту задовольняє запитам кожної з перерахованих аудиторій. Робота над річним звітом об'єднує зусилля великої кількості людей. Але саме фахівець з PR здійснює необхідну координаційну діяльність між всіма учасниками цього процесу. Як правило, у роботу по підготовці річного звіту включаються наступні особи:

• генеральний директор компанії (президент),

• керівник департаменту фінансів (головний бухгалтер),

• аудитори,

• фахівці PR-департамету, департаменту по керуванню персоналом, відділу продажів і ін.,

• фотографи,

• художники,

• дизайнери.

Підготовка річного звіту починається відразу після того, як був представлений річний звіт за минулий рік, і займає 12 тижнів:

• 3-я тижня - розробка цілей, основних розділів, структури й дизайну, заснована на аналізі останнього річного звіту. Контакти з усіма зацікавленими сторонами з метою пошуку нових ідей.

• 7-я тижня - підготовка фотографій, ілюстрацій, набір основної текстової інформації.

• 10-я тижня - робота над фінансовою звітністю, складання графіків, схем, таблиць, підготовка пз.

• 11-я тиждень - печатка річного звіту.

• 12-я тиждень - одержання готових матеріалів, цільове розсилання.

Утримування річного звіту великої компанії складається з наступних розділів:

• загальна частина річного звіту;

• лист (заява) директора компанії;

• докладний опис компанії, що включає відомості про сферу діяльності, підприємствах, представництвах, місці на ринку;

• лист акціонерам, що розповідає про досягнення компанії й перспективи на майбутнє;

• інформація про соціальну роль компанії (умови праці, екологія, добродійна діяльність);

• фінансова інформація.

Практика використання річних звітів характерна не тільки для комерційних організацій. Багато благодійних фондів, асоціації, громадські організації також використовують річний звіт як основний документ, що представляє інформацію про їхню діяльність. Наприклад, у річному звіті Фонду Сороса представлена вичерпна інформація про проведену за минулий рік діяльності, про реалізовані проекти і їхні бюджети. Багато західних компаній використовують річні звіти як прекрасна можливість докладно розповісти про свою добродійну діяльність і соціальні програми. Особливе місце останнім часом стали займати програми по захисту навколишнього середовища.

Корпоративні PR-Документи компанії

Корпоративні видання

Корпоративні видання призначені для інформування певних, досить вузьких цільових аудиторій (співробітників компаній, членів професійних і громадських організацій, фен-клубів і др.).

Всю сукупність корпоративних видань за принципом їхнього поширення можна розділити на дві більші групи:

• видання по вертикалі (вони адресовані співробітникам від керівництва);

• видання по горизонталі (поширюються певними групами зі спільними нтерес). Видання вертикального способу поширення включають:

• видання різних асоціацій, гільдій для своїх членів;

• видання громадських організацій і політичних партій для своїх членів; такі видання інформують про діяльність організації, зміцнюють лояльність стосовно неї й залучають нових членів;

• газети й журнали компаній (наприклад, "Я - пивний фанат "Балтики"").

Видання горизонтального способу поширення:

• інформаційно-рекламні бюлетені. Такі видання готуються з метою залучення нових клієнтів - наприклад, готелями для своїх клієнтів, авіакомпаніями і залізничними компаніями для пасажирів, фен-клубами для своїх членів, - а також для інформування суспільства про свою діяльність палатами парламентів ("Passport to the new world" журнал "Аерофлот", МШС, "Парламентська газета");

• видання професійних груп. Вони поєднують людей, зв'язаних загальною професійною діяльністю (наприклад, журнал "Кадровик" - видання для фахівців з керування персоналом, газета "Рекламний мир" - для професіоналів в області реклами).

Існують і такі видання, які поєднують горизонтальний і вертикальний способи поширення. Наприклад, журнал "Радник" як офіційний орган Російської асоціації по зв'язках із громадськістю одержують не тільки всі її члени (вертикальний спосіб), але й здобувають багато фахівців в області PR (горизонтальний спосіб).