Інформаційний лист (backgrounder)
Бекграундер — це інформаційний матеріал, що представляє необхідну інформацію про профіль роботи організації, її продуктах і послугах, історії створення й розвитку й ін. Ці матеріали не несуть характеру новини і є інформаційним продуктом, що стає гарним доповненням до прес-релізу, у випадку якщо журналістові необхідні більше докладні відомості. Бекграундер не використовується в рекламних цілях (для цього існують брошури), тому в роботі над цим документом PR-Фахівець намагається бути максимально об'єктивним. Інформація, представлена в бекграундері, сприймається як відомості "з перших рук", і якщо її вдається зробити цікава й безсторонньої, то ймовірність виходу матеріалу про організацію помітно підвищується. На відміну від прес-релізу, у підготовці бекграундеру не наголошують на помітний заголовок і перший абзац, хоча принцип переверненої піраміди тут продовжує відігравати істотну роль. Більшість бекграундерів складається з наступних основних частин:
Заголовок, що ясно дає зрозуміти тему матеріалу.
Історія питання. Розвиток і динаміка теми бекграундеру. Наприклад, якщо матеріал присвячений нової моделі автомобіля, то в ньому розповідається про ідею його виникнення, що попередніх моделях і ін. Посилання на різні державні структури, дослідницькі організації й наукові інститути в бекграундері завжди сприятливо сприймаються читачами.
Розгорнуті відомості про предмет вашого матеріалу. Це основна частина бекграундеру, що ґрунтується на точних фактах - кращому знарядді в документах подібного типу.
Ціль бекграундеру - інформувати й відповідати на можливі питання. Часто при написанні бекграундеру використовують підзаголовки, які виконують роль коротких відповідей на можливі питання й надають інформації закінчену структуру.
Удалий бекграундер - це розширена відповідь на можливі питання. Наприклад, якщо інформаційний лист присвячений якому-небудь заходу, то воно повинне відповідати на наступні питання, і ці відповіді будуть оформлені у вигляді підзаголовків.
Що це за захід?
Які мети заходу?
Хто бере участь у заході?
Які державні й громадські організації надали підтримку заходу?
Бекграундер може бути присвячений певній події, продукту або послузі, а також всієї організації в цілому.
Фактична довідка (fact sheet)
Фактична довідка містить довідкові дані про організацію, її товарах і послугах. Цей інформаційний матеріал займає 1-2 сторінки й використовується в основному для відомостей, що містять велику кількість фінансової й технічної інформації, графіків і таблиць. Достаток цифр, що є зайвим у прес-релізі, знаходить належне місце у фактичній довідці.
Залежно від аудиторії, для якої призначається фактична довідка, вона буде більш-менш професійною (спеціальної). Наприклад, фактичні довідки, написані для журналістів спеціалізованих і загальнонаціональних видань, будуть трохи відрізнятися. У матеріалах для спеціалізованих ЗМІ буде набагато більше чисто технічної інформації, спеціальних термінів і ін.
От так виглядає фактична довідка про технічні параметри різних конфігурацій
автомобіля Renault Megane.
Характеристики різних конфігурацій Renault Megane
Біографія
Біографія - це основна фактична інформація про конкретну людину. У процесі роботи зі ЗМІ PR-спеціалісти заздалегідь підготовляють біографії керівників. Це запобігає можливим неточностям і помилки журналістів, викликані відсутністю біографічних даних про перших осіб організації. Біографії обов'язково використовуються журналістами у випадку виникнення інформаційного приводу навколо керівників тієї або іншої організації або державного органа. До біографій звичайно прикладаються кілька фотографій у різній обстановці (на роботі, на ділових переговорах, у домашній обстановці й ін.).
Заява для преси
Цей інформаційний документ призначений для випадків, коли керівництво організацій, публічні політики або суспільні діячі хочуть привселюдно висловити свою позицію по тій або іншій темі. Ухвалення рішення про офіційну заяву для преси пов'язане з такими ситуаціями, що коли відбуваються події можуть вплинути на репутацію організації, партії або людину.
Заява для преси може носити наступальний, оборонний характер або служити для попередження небажаних подій. Останнім часом однієї з найпоширеніших форм заяв для преси стала форма відкритого листа видних представників бізнесу й культури по самих животрепетних проблемах сучасного російського суспільства. Відкритий лист може бути як колективним, так і індивідуальним.