Контрольные вопросы:
Какие типы запросов позволяет создавать и обрабатывать СУБД MS Access?
Какими способами может быть создан Запрос на выборку данных в СУБД MS Access?
Для чего используют Построитель выражений в СУБД MS Access?
Для чего необходимы Групповые операции в Запросах на выборку данных в СУБД MS Access
Как определяют понятие «параметр запроса» СУБД MS Access?
В какое поле конструктора запросов вводят параметр запроса в СУБД MS Access?
Для чего необходимо задавать тип данных для параметра запроса в СУБД MS Access?
Лабораторная работа № 4. Создание отчетов в ms access
Цель: приобрести умения и навыки по созданию отчетов в СУБД MS Access.
Рекомендации к выполнению
В СУБД MS Access данные таблиц и запросов объединяются для формирования отчета, по которому может быть осуществлен вывод данных в виде выходного печатного документа.
Перед началом конструирования отчета пользователь должен создать его макет, определив состав и содержание разделов отчета, размещение в нем значений, выводимых из таблиц и запросов базы данных.
Отчет может создаваться с помощью Мастера или в режиме Конструктора отчетов. Во многих случаях для создания отчета используют Мастер отчетов, а сформированный отчет дорабатывают в режиме Конструктора.
Типы отчетов
Отчеты в СУБД Access подразделяются на несколько типов.
Одностолбцовые отчеты. В отчетах данного типа в одном столбце перечисляются значения каждого поля каждой записи таблицы или запроса. Надписи указывают имя поля таблицы или запроса, а справа от надписей отображаются значения данных полей.
Табличные (ленточные) отчеты. В таких отчетах для каждого поля таблицы или запроса предоставляется озаглавленный столбец, а значение каждой записи помещаются в отдельную строку. При печати значение поля располагаются в строке записи под заголовком соответствующего столбца.
Редактирование макета отчета осуществляется в режиме Конструктора отчетов. При редактировании в режиме Конструктора все элементы отчета располагаются в строго определенных разделах отчета (Рис. 118).
Наличие данных разделов, а также их удаление или включение, определяются командами меню Вид/Колонтитулы и Вид/Заголовок-примечание отчета.
Рис. 118. Разделы отчета «Студент» в режиме Конструктора отчетов
При создании отчета необходимо заполнить его разделы элементами в соответствии с разработанным пользователем проектом отчета, это можно сделать с помощью Мастера отчетов. В заголовок отчета помещается текст из шапки макета отчета. Верхний и нижний колонтитул обычно содержат заголовки, номера страниц и даты. В области данных размещаются поля таблиц базы данных или запросов. При необходимости группировки записей по полю в окно Конструктора отчетов могут быть добавлены Заголовок группы и Примечание группы. В Заголовке группы размещаются поля, по которым производится группировка. В Примечании группы находятся, как правило, выражения необходимые для подведения итогов по группе.
Редактирование отчетов осуществляется с помощью Панели инструментов Конструктора отчетов (Рис. 119)
Рис. 119 Назначение кнопок панели инструментов Конструктора отчетов