Лабораторна робота №6. Робота з табличним процесором Microsoft Excel

(OpenOffice Calc).

Мета: ознайомитись із можливостями сучасних табличних процесорів. Навчитись створювати та опрацьовувати електронні таблиці за допомогою Microsoft Excel.

ТЕОРЕТИЧНІ ВІДОМОСТІ

Користувацький інтерфейс редактора Microsoft Excel

Користувацький інтерфейс табличного процесора Microsoft Excel подібний інтерфейсу інших програмних продуктів Microsoft Office. До основних елементів інтерфейсу процесора Excel відносять: рядок заголовка, рядок основного меню, піктографічне меню, поле імен і рядок формул, рядок заголовку стовпців і ствопець заголовку рядків, смуги прокрутки, ярлики робочих аркушів, рядок станів. Призначення перерахованих елементів аналогічно призначенню елементів текстового редактора Word. Зазначимо відмінності.

Поле імен розташоване нижче піктографічного меню і відображає ім’я або адресу поточної, активної комірки, тобто комірки, в якій розташовується курсор і в яку буде розміщуватись інформація, яка вводиться з клавіатури.

Рядок формул відображає вміст цієї комірки. З використанням цього рядку виконується перегляд або редагування формул.

Рядок заголовка стовпців і стовпець заголовка рядків містить номера рядків і стовпців електронної таблиці.

Ярлики робочих аркушів розташовані в нижній частині вікна електронної таблиці і забезпечують перемикання між її аркушами.

Основним документом для зберігання і обробки даних в Excel є робоча книга, яка містить декілька робочих аркушів, кожен з яких представляє собою матрицю, що складається зі стовпців і рядків. Для зміни поточного робочого аркуша використовуються ярлики робочих аркушів, які містять їх імена. Користувач має можливість змінювати кількість робочих аркушів в книзі та їх імена.

Головним елементом структури електронної таблиці є комірка. Адресою комірки таблиці є пара з номера рядка і номера стовпця, на перетині яких розташовується ця комірка. При роботі з електронною таблицею використовуються два види адресації комірок – А1-формат і R1C1-формат. Різниця між ними полягає в позначенні стовпців. Так, А1-формат передбачає позначення стовпців латинськими літерами, а R1C1-формат – цифрами. Так, комірка, розташована на перетині другого стовпця і третього рядка, має адресу В3 або R3C2. Зміна формату адресації здійснюється командою Сервис-Параметры-Общие-Стиль ссылок.

Для того, щоб одночасно адресувати декілька комірок, використовують діапазон. Задання діапазону передбачає вказання через двокрапку адрес лівої верхньої комірки і правої нижньої комірки.

Для введення даних з клавіатури необхідно встановити в потрібну комірку курсор і набрати дані. Редагуваня даних поточної комірки здійснюється редагуванням тексту в рядку формул.

Управління Excel виконується за допомогою команд основного меню, команд контекстного меню, піктограм панелей інструментів, а також натисканням комбінацій гарячих клавіш.

Коротко охарактеризуємо команди основного меню.

Група команд Файл об’єднує команди, призначені для роботи з файлами електронних таблиць. Використання команд меню дозволяє створити нову електронну таблицю, відкрити існуючу, закрити, зберегти редаговану таблицю під старим або новим ім’ям у вигляді електронної таблиці або файлу формату HTML. Команди забезпечують підготовку і друк електронної таблиці, пересилання таблиці за допомогою електронної пошти.

Команди меню Правка використовуються при коригуванні таблиці. Вони дозволяють відхилити або повторити виконані дії; перенести, копіювати та вставити дані з буферу обміну; одночасно працювати з діапазоном комірок та аркушами робочої книги; виявляти заданий фрагмент в таблиці та при необхідності замінювати його на вказаний; працювати із зв’язаними таблицями.

Команди меню Вид формують інтерфейс користувача: додавання панелей інстурментів; виведення рядка формул і статусного рядка; управляють масштабом зображення таблиці.

Використання групи команд меню Вставка додає в таблицю комірки, рядки, стовпці, робочі аркуші, діаграми, функції, гіперпосилання, примітки, рисунки, різні OLE-об’єкти.

Команди меню Формат забезпечують задання форматів комірок і стилів представлення даних в комірках, встановлюють атрибути рядків і стовпців робочого аркуша електроноої таблиці, виконують автоформатування таблиці.

Команди пункту меню Сервис виконують перевірку правильності написання тексту, автозаміну; здійснюють налагодження (встановлення) додаткових компонентів Excel; використовуються ри підготовці макросів; регламентують захист і доступ до інформації.

Застосування команд меню Данные дозволяє виконати сортування, відбір даних з таблиці, одержати проміжкові і загальні підсумки і забезпечують підтримку засобів по роботі зі списками (базами даних).

Команди меню Окно здійснюють управління розташуванням вікон електронної таблиці, фіксацію частини інформації.