- •Тема 2. Форми колективного обговорення професійних проблем
- •1. Мистецтво перемовин.
- •3. Завершення перемовин.
- •2. Збори як форма прийняття колективного рішення.
- •3. Нарада.
- •2. За способом проведення:
- •3. За ступенем підготовленості:
- •4. За технікою проведення:
- •Організація ділової наради
- •4. Дискусія.
- •Форми організації дискусії
3. Завершення перемовин.
Якщо хід перемовин буде позитивним, то на завершальній стадії стисло повторюють основні положення, які розглядалися під час обговорення, характеризують ті позитивні моменти, з яких досягнута згода сторін.
За негативного результату перемовин акцентується увага на особистих аспектах, що забезпечить ділові контакти в майбутньому. Слід відмовитися від підсумовування тих розділів, де не було досягнуто позитивних результатів. Бажано знайти цікаву для обох сторін тему, яка зможе розрядити ситуацію і допоможе створити дружню, невимушену атмосферу прощання.
Перед підписанням угоди ще раз перечитують її, щоб уникнути непорозумінь.
2. Збори як форма прийняття колективного рішення.
Збори – зустріч, зібрання членів якої-небудь організації, що проводяться з метою спільного обміну думками з певного питання, яке хвилює громадськість. На обговорення збираються члени будь-якого колективу, яких єднає якийсь інтерес (збори акціонерів, партійні збори, збори громадян для висунення кандидата в депутати тощо).
За складом учасників збори поділяються на: відкриті (із запрошенням сторонніх осіб), закриті (без сторонніх осіб). Виділяють окремо ще урочисті збори – зібрання з нагоди відзначення певних урочистостей чи історичних дат.
Збори складаються з таких етапів:
1. Підготовка зборів: зазвичай займається робоча група, члени якої зацікавлені в результаті.
2. Висвітлення проблеми та її обґрунтування. Керує зборами голова або президія, яку обирають учасники. Доповідає авторитетна особа, яка добре володіє предметом обговорення і вміє кваліфіковано його викласти.
3. Обговорення проблеми. Після основного виступу починається обговорення. Ефективнішими будуть ті виступи, до яких учасники зборів готувалися заздалегідь. Виступ краще присвятити одній темі і дібрати вагомі аргументи на захист своєї позиції та підготувати відповідні пропозиції. Обговорення припиняється тоді, коли на запитання: Чи є ще пропозиції з обговорюваної проблеми? – відповіді немає. Тоді внесені пропозиції систематизують, готують проект рішення, який пропонують на розгляд учасниками зборів, доповнюють іншими пропозиціями.
4. Ухвалення рішення. Рішення складається з двох частин: констатування (виклад ситуації) та ухвалення (оцінка проблеми, завдання, що треба зробити, кому і коли, а також визначення особи, на яку покладається контроль за виконанням рішення).
Збори будуть ефективними, якщо через деякий час учасникам буде доведено інформацію про виконання прийнятого рішення.
3. Нарада.
Нарада – форма управлінської діяльності, змістом якої є спільна робота певної кількості учасників, дієва форма залучення членів трудового колективу до розв’язання завдань.
Оптимальна кількість учасників наради – 10-12 осіб.
Нарада матиме позитивний результат лише тоді, коли її учасники за рівнем професійних знань і практичного досвіду відповідатимуть рівню винесеної на обговорення проблеми.
Нараду проводить голова, який повинен мати не тільки організаторський хист, а й уміти стежити за перебігом дискусії, обмірковувати й добирати слушні запитання, систематизовувати різні погляди, вчасно робити висновки.
Класифікація ділових нарад
1. За метою й завданням:
навчальна (передати учасникам певні знання і у такий спосіб підвищувати їх фаховий рівень);
роз’яснювальна (керівник намагається переконати учасників наради у доцільності, правильності та своєчасності його стратегії та дій);
проблемна (розроблення шляхів і методів розв’язання проблем, проводять у невеликому колі компетентних фахівців);
координаційна (координація роботи підрозділів);
диспетчерська (оперативна) – отримання інформації про поточний стан справ, її аналіз і прийняття рішення, проводять у точно визначений час і день, що дає змогу учасникам підготуватися. Тривалість – 20-30 хвилин;
інструктивна (інформаційна) – передавання учасникам вказівок і розпоряджень, роз’яснення їх і деталізація відносно конкретних умов роботи, встановлення методів і строків виконання вказівок, визначення завдань. Доцільна, якщо запропонована увазі присутніх інформація багатоаспектна, передбачає неоднозначні способи дій, вирізняється неординарністю.