- •2.1. Структура информационных систем предприятий
- •2.2. Характеристика основных функциональных подсистем производственного предприятия
- •2.3. Характеристика функциональных подсистем торгового (коммерческо-посреднического) предприятия в сфере товарного обращения
- •2.4. Корпоративные информационные системы предприятий
- •8. Графический способ представления информации, при котором данные отображаются в виде изображения, состоящего, как правило, из областей двух различных тонов: светлого и темного – это:
- •9. Корпоративная информационная система – это:
Лекция 2
ОРГАНИЗАЦИЯ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ И ТЕХНОЛОГИЙ В МЕНЕДЖМЕНТЕ
2.1. Структура информационных систем предприятий
Из-за сложности задач управления современным предприятием возникает необходимость определения внутренней структуры его автоматизированной информационной системы, т.е. выполнение структуризации, в процессе которой АИС, функционирующая на предприятии, разделяется на части — подсистемы, имеющие меньшую сложность и занимающие низший уровень иерархической структуры.
Подсистема АИС — часть автоматизированной информационной системы, выделенная по функциональному или структурному признаку, отвечающему конкретным целям и задачам.
При выборе принципов выделения отдельных элементов АИС необходимо учитывать факторы функционирования предприятия, важнейшими из которых являются особенности производственного процесса, существующий аппарат управления, информационное взаимодействие подразделений и специалистов и т.д. Кроме того, следует также учитывать специфику решения функциональных управленческих задач различных структурных подразделений, которая осложняет структуризацию АИС, так как организационная структура предприятия, как правило, во многом не совпадает с функциональной. Например, ряд структурных подразделений соответствуют отдельным функциям управления в масштабе предприятия (плановый отдел, бухгалтерия, отдел кадров и т.д.), а другие подразделения организационно могут быть выделены по другому принципу, например по видам ресурсов и услуг, обеспечивающих основное производство (маркетинговая служба), по направлениям совершенствования производства и управления (инновационный отдел, центр информационных технологий и т.д.). В таких подразделениях некоторые функции управления в масштабе предприятия не просматриваются, а отдельные функции выполняются частично, во взаимодействии с другими управленческими подразделениями.
Несоответствие функциональной и организационной структур осложняет задачу выделения функциональных элементов АИС, однако не препятствует тому, чтобы через определение управленческих функций и средств их обеспечения выделить две группы подсистем: функциональные и обеспечивающие. Функциональные подсистемы призваны решать конкретные задачи управления, обеспечивающие — обеспечивать их надежное решение.
В этой структуре особое место занимает ИТ, посредством которой реализуются операции обработки экономической информации, автоматизируется решение функциональных задач. При этом обеспечивающие подсистемы ориентированы как на поддержку функционирования информационных технологий в менеджменте, так и на поддержку автоматизированной информационной системы предприятия в целом (рис. 2.1).
Рис. 2.1. Места ИТ в структуре АИС предприятия
Функциональные подсистемы формируются на основе разделения управленческого процесса между конкретными службами предприятия для реализации функций бизнеса.
Процесс формирования функциональных подсистем и установления связей между ними предполагает, исходя из возможностей алгоритмизации процессов управления и их технической реализации в ИТ выделение в комплексной задаче управления предприятием несколько самостоятельных задач по управлению функциями бизнеса (табл. 2.1), которые и образуют основные функциональные подсистемы АИС.
Таблица 2.1 Основные функции бизнеса
Функции бизнеса |
Характеристика функций бизнеса |
Производственная или процессионная |
Превращение сырья и других поставок в такой вид продукции, который пригоден для продажи клиентам предприятия |
Снабженческая |
Приобретение сырья, машин и оборудования и другие поставки, необходимые для хозяйственной деятельности предприятия |
Маркетинговая (сбытовая) |
Определение нужд потребителей и управление процессом обмена между предприятием и его контрагентами |
Кадровая |
Отбор и прием на работу специалистов в соответствии с потребностями бизнеса, решение всех вопросов, касающихся использования работников |
Финансовая |
Мобилизация капитала за счет средств инвесторов и/или кредиторов. Накопление доходов от продаж. Управление использованием капитала и доходов в рамках и вне бизнеса |
К перечисленным функциям можно также отнести:
поддержку предпринимательства — распространение предпринимательских идей, инициативы и опыта управления;
научно-исследовательские и проектные работы — деятельность по разработке и реализации новых технологических процессов или новой продукции для улучшения предпринимательства, повышения эффективности, расширения предложения новой продукции;
связи с общественностью (Public relations — PR) — осуществление и управление отношениями между предприятием и общественными структурами.
Таким образом, в АИС предприятия можно выделить пять основных функциональных подсистем:
Управление производством.
Управление снабжением.
Управление маркетингом (сбытом).
Управление финансами.
Управление персоналом.
Функциональные подсистемы вырабатывают основной взаимосвязанный комплекс показателей, предусматривающих оптимальное развитие производства. Эти подсистемы осуществляют контроль за реальным ходом производства и намечают пути ликвидации отклонений от запланированного режима. Таким образом, функциональные подсистемы играют решающую роль в ИТ, определяя логику ее функционирования.
Все функциональные подсистемы в свою очередь подразделяются на ряд задач — бизнес-процессов. На разных предприятиях перечень бизнес-процессов каждой функциональной подсистемы различен и зависит от следующих факторов:
размера предприятия;
отраслевой принадлежности;
степени специализации и кооперирования;
наличия социальной инфраструктуры и т.д.
Например, для производственных предприятий функциональная подсистема «Управление производством» включает бизнес-процессы управления технической подготовкой производства, оперативное управление основным производством и т.д., для кредитного учреждения функциональная подсистема «Управление производством» ориентирована на управление кредитами, управление депозитами и пр., а для торгового предприятия в сфере товарного обращения — на управление закупками и реализацию товаров и т.д.
Место каждой функциональной подсистемы определяет модель бизнеса любого предприятия. Центральное место в модели занимает производственная функция или функциональная подсистема управления производством, которая опосредованно, через другие функциональные подсистемы взаимодействует с внешней средой предприятия. В свою очередь, внешняя среда также оказывает влияние на функционирование предприятия (рис. 2.2).
Рис. 2.2. функциональная модель бизнеса предприятия
Следует отметить, что основные функции управления интегрированы в разные функциональные подсистемы и взаимоувязаны в управленческий процесс, охватывающий различные стороны функционирования предприятия.
Обеспечивающие подсистемы являются основным средством реализации функций управления на предприятиях путем эффективного решения задач функциональных подсистем на базе ИТ в менеджменте.
Состав и уровень прогрессивности элементов каждой обеспечивающей подсистемы определяются функциональными и структурными особенностями предприятия, принятой моделью управления и т.д. Обеспечивающие подсистемы в свою очередь посредством ИТ в менеджменте влияют на структуру модели управления, ее формальное представление.
Таким образом, можно сделать вывод о том, что если автоматизированная информационная система — это прежде всего совокупность всей информации предприятия, программных и аппаратных средств, специалистов и т.д., то ИТ в менеджменте является процессом, посредством которого реализуются важнейшие управленческие функции. Поэтому более целесообразно говорить об обеспечивающей части АИС применительно к динамике управленческого процесса на базе информационных технологий, поддержка функционирования которых осуществляется за счет обеспечивающих подсистем.
В настоящее время в составе обеспечивающей части принято выделять подсистемы: 1) организационного; 2) технического; 3) технологического; 4) информационного; 5) программного; 6) математического; 7) лингвистического; 8) правового; 9) эргономического; 10) кадрового обеспечения.
1. Организационное обеспечение (00) — совокупность средств и методов, регламентирующих взаимодействие работников со средствами вычислительной техники и между собой в процессе разработки и эксплуатации ИТ в менеджменте. Организационное обеспечение реализуется посредством различных методических и руководящих материалов, разработанных в соответствии с требованиями, предъявляемыми к автоматизации управленческих процессов.
2. Техническое обеспечение (ТО) — комплекс технических средств (вычислительное и коммуникационное оборудование), организационной техники (устройства формирования, копирования, размножения, уничтожения документов и т.д.), вспомогательного оборудования (кондиционеры, охранно-пожарные устройства и т.д.), обеспечивающих функционирование ИТ в менеджменте. Структурными элементами технического обеспечения также являются инструктивные, методические и руководящие материалы, техническая документация и персонал, занимающийся наладкой и обслуживанием комплекса технических средств.
3. Технологическое обеспечение — комплекс технологических схем обработки информации в ИТ, на выбор которых влияют особенности обрабатываемой экономической информации, ее объем, требования к срочности и точности обработки, типы, количество и характеристики используемых технических средств и т.д. Технологическое обеспечение является основой организации информационной технологии в менеджменте и включает организацию технологического процесса обработки информации, т.е. установление перечня последовательности и способов выполнения операций над информацией, порядка работы специалистов и средств автоматизации, организацию автоматизированных рабочих мест и т.д. Эффективный технологический процесс обеспечивает экономичность, комплексность, высокое качество работ менеджеров, надежность функционирования ИТ в целом.
4. Информационное обеспечение (ИО) ~ совокупность средств и методов построения информационной базы ИТ в менеджменте.
Информационное обеспечение ориентировано на предоставление менеджерам предприятия:
точной номенклатуры всех показателей функционирования предприятия, т.е. их полного перечня;
указания по взаимосвязи показателей и процедурам их формирования;
постоянной нормативно-справочной информации;
порядка движения данных между различными структурными подразделениями аппарата управления предприятием;
возможности классификации и кодирования информации, циркулирующей на экономическом объекте;
средств эффективного хранения и поиска информации;
формализации данных на материальных носителях информации путем создания унифицированной системы документации предприятия и т.д.
В составе ИО выделяются внемашинное и внутримашинное информационное обеспечение.
Внемашинное ИО связано с представлением информации в удобной для специалистов форме и включает в себя систему экономических показателей, потоки информации, систему классификации и кодирования, систему документации.
Внутримашинное ИО связано с представлением информации в форме, удобной для автоматизированной обработки в средствах вычислительной техники. Это файлы (внутренние массивы), базы, банки и хранилища данных, базы знаний и т.д.
5. Программное обеспечение (ПО) — совокупность программ для эффективной организации вычислительного процесса в ИТ. В состав программного обеспечения входят общесистемные и прикладные (специальные) программы, инструктивно-методические материалы по применению программных средств, а также персонал, занимающийся его разработкой и сопровождением на весь период жизненного цикла ИТ
Жизненный цикл информационной технологии — период времени, который начинается с момента принятия решения о необходимости создания ИТ и заканчивается в момент ее полного изъятия из эксплуатации.
Основными функциями программного обеспечения являются:
управление вычислительными и коммуникационными ресурсами в ИТ;
автоматизация решения функциональных задач предприятия для повышения эффективности управленческих решений; обеспечение специалистов предприятия информацией, накапливаемой и хранимой в электронной форме, и т.д.
6. Математическое обеспечение — совокупность математических методов, моделей и алгоритмов для решения задач и обработки информации, используемых при решении функциональных задач ИТ в менеджменте. В основе математического обеспечения лежат экономико-математические модели (ЭММ), которые представляют собой формализованные на том и ином языке модели, отражающие определенные свойства реальных процессов, протекающих в экономике и менеджменте. В основе разработки ЭММ лежит процесс тщательного изучения процессов в экономике, организации и менеджменте, анализ и прогнозирование этих процессов.
К ЭММ предъявляют следующие требования:
математическая модель объектов управления должна полностью (адекватно) описывать основные закономерности его функционирования;
модели должны быть не только эквивалентны реальным проблемам, но и решаться с помощью имеющихся вычислительных средств;
модель должна быть ориентирована на использование определенных методов, с помощью которых можно найти искомое решение, причем время нахождения управляющих решений должно быть приемлемым;
модели должны быть пригодны для непосредственного использования в менеджменте;
модели должны быть обеспечены соответствующей информацией. Как бы хорошо модель ни описывала поведение объекта, если на практике невозможно получить достоверные данные о значениях входящих в нее переменных, использовать ее невозможно;
модели требуют наличия соответствующей нормативной базы, классификаторов, оперативно корректируемой информации, адекватного технического обеспечения.
7. Лингвистическое обеспечение — совокупность языковых средств и правил формализации естественного языка, для организации диалога специалистов со средствами вычислительной техники в информационных технологиях в менеджменте.
Лингвистическое обеспечение подразделяется на следующие виды:
информационные языки описания документов, реквизитов и т.д.;
языки управления и манипулирования данными информационной базы ИТ;
языковые средства информационно-поисковых систем;
языковые средства систем автоматизированного проектирования;
диалоговые языки специального назначения;
система терминов и определений, используемых в процессе разработки и функционирования ИТ в менеджменте и т.д.
8. Правовое обеспечение — совокупность норм, выраженных в нормативных актах, регламентирующих и закрепляющих организацию ИТ в менеджменте, их цели, задачи, структуру и функции, правовой статус и т.д.
Правовое обеспечение состоит из нормативных документов, относящихся к организации и функционирования всех ИТ (законы РФ, действующие в стране нормативные акты, приказы и инструкции министерств и ведомств, носящие общеобязательный характер, и т.д.), а также из нормативных документов, регулирующих специфические вопросы организации и функционирования конкретных ИТ (нормативные акты, изданные в рамках соответствующего предприятия и устанавливающие цели, задачи, функции, структуру как конкретных ИТ в целом, так и отдельных процессов управления). В соответствии с этим правовое обеспечение ИТ в менеджменте состоит из общей и локальной частей. Нормативные документы локальной части правового обеспечения издаются на основе материалов, входящих в общую часть правового обеспечения.
9. Эргономическое обеспечение — совокупность средств и методов, создающих оптимальные условия труда на рабочем месте специалиста в информационных технологиях в менеджменте. Для реализации эффективного эргономического обеспечения на предприятии должен быть разработан комплекс документов, содержащих эргономические требования к автоматизированным рабочим местам, условиям деятельности специалистов, а также набор целесообразных способов реализации этих требований и осуществления эргономической экспертизы уровня их реализации.
10. Кадровое обеспечение — коллектив специалистов, поддерживающих функционирование ИТ в менеджменте. Как правило, на предприятиях формируются информационные отделы, центры информационных технологий, отделы автоматизации и т.д.
Основными задачами персонала, обслуживающего информационные технологии в менеджменте, являются: развитие информационных технологий, поддержание вычислительных сетей организации в работоспособном состоянии, обеспечение бесперебойной работы оборудования и т.д.
К кадровому обеспечению ИТ относятся программисты, системные администраторы и системные программисты, инженеры-системотехники, веб-дизайнеры (хотя они могут относиться, например, к отделу маркетинга), программисты, занимающиеся конфигурированием и сопровождением программного обеспечения бухгалтерского учета (в некоторых организациях относятся к бухгалтерии предприятия), и т.д.
К основным функциям кадрового обеспечения ИТ относятся:
анализ и изучение проблем обслуживания программного, технического обеспечения и коммуникационного оборудования;
модернизация существующих программно-аппаратных средств и сетевого оборудования;
контроль состояния и безопасности сети и сетевого оборудования;
назначение пользователям сети прав доступа;
обеспечение бесперебойного функционирования ИТ и оборудования;
принятие оперативных мер по устранению возникающих в процессе работы нарушений;
установка, настройка и управление программными и аппаратными средствами и т.д.