6. Подготовка и передача дел в архив

Подготовка дел к сдаче в архив организации для их последующего хранения и использования – завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве. Дела для сдачи в архив готовятся в соответствии с требованиями, разработанными государственными архивными службами. Подготовка дел и сдача их в архив включает: проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описей на дела с постоянным и долговременным сроками хранения. Эти работы проводятся под контролем и с методической помощью работников архива организации.

Оформление дела зависит от ценности собранных в нем документов и соответственно сроков их хранения. Оформление дел проводят работники, ответственные за их формирование и хранение. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат упрощенному оформлению, проверяется их наличие в соответствии с номенклатурой дел, проводится по номенклатуре систематизация и по номенклатуре они сдаются в архив. Такие дела остаются на скоросшивателях и не нумеруются.

Дела постоянного хранения, временного свыше 10 лет и по личному составу подлежат полному оформлению, которое включает: переплет или подшивку дела, нумерацию листов, оформление всех реквизитов обложки. До подшивки дела из него удаляют металлические скрепления и в конце дела вкладывают чистый бланк формы листа-заверителя для заверительной надписи. Затем дело подшивают в твердую папку (обложку) в 4 прокола или переплетают. Листа дела для удобства использования и обеспечения сохранности нумеруют черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу. В конце дела на отдельном листе-заверителе составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и оговариваются все особенности нумерации (пропуски или ошибки в нумерации). Форма листа-заверителя должна быть следующей:

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № ____________

В деле подшито и пронумеровано _______________________________________________________________________листов,

(цифрами и прописью)

в том числе литерные листы___________________;

пропущенные номера________________________

+ листов внутренней описи___________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

Наименование должности лица, составившего заверительную надпись Подпись Инициалы, фамилия

Дата

Для особо ценных дел (личных, судебных и следственных, о присуждении ученых степеней и званий и т.п.) при подготовке к сдаче в архив составляются внутренние описи:

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

Документов дела №_______

№№ п/п	Индекс документа	Заголовок документа	Дата документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого________________________________________________________________________________________документов

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи____________________________________________________________

(цифрами и прописью)

Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела Подпись Инициалы, фамилия

Дата

После подшивки и нумерации оформляется обложка дела:

__________________________________ .Д

__________________________________ .пО

__________________________________ .Ф

(наименование вышестоящей организации, организации и структурного подразделения)

ДЕЛО № _______ Том______

(заголовок дела)

_________________

дата (крайние даты)

На ________ листах

Хранить _________

Ф.________________________________

Оп._______________________________

Д.________________________________

На оформленные и подготовленные к сдаче в ведомственный архив дела составляются описи. Опись – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации. Опись служит основным учетным и справочным пособием в делопроизводстве и архиве:

(наименование организации, наименование структурного подразделения или общественной организации)

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя структурного подразделения

Подпись Инициалы, фамилия

Дата

ОПИСЬ №

(название раздела)

№№ п/п	Индекс дела (тома, части)	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Кол-во листов в деле (томе, части)	Срок хранения дела (тома, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В данную опись внесено_______________________________________

(цифрами и прописью)

дел с №__________ по №_______________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности составителя описи Подпись Инициалы, фамилия

СОГЛАСОВАНО Наименование должности руководителя делопроизводственной службы организации Подпись Инициалы, фамилия Дата

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК структурного подразделения _______________№________

Передал____________________________________________________________________________________________________дел

(цифрами и прописью)

и__________________________________регистрационно-контрольных карточек к документам

(цифрами и прописью)

Наименование должности работника структурного подразделения Подпись Инициалы, фамилия

Дата

Принял_____________________________дел и

(цифрами и прописью)

________________________регистрационно-контрольных карточек к документам

Наименование должности работника архива Подпись Инициалы, фамилия

Дата

На дела постоянного хранения, дела со сроками хранения более 10 лет и дела по личному составу описи составляются раздельно.

Перед внесением дел в опись их систематизируют, т.е. располагают в строго определенном порядке. Если дела готовят за несколько лет, то сначала их раскладывают по годам, а в пределах года по структурным подразделениям, т.е. по хронологически-структурному принципу. Внутри каждой структурной части дела располагаются в порядке значимости содержащихся в них документов. При систематизации дел можно воспользоваться номенклатурой дел или перечнем документов с указанием сроков хранения. Личные дела, личные карточки уволенных и невостребованные трудовые книжки систематизируются строго по алфавиту.

По каждому делу в опись вносятся: порядковый номер, индекс дела, заголовок дела, дата, количество листов, примечания. Все эти данные переписываются с обложки дела. Дела вносятся в опись в том порядке, в котором они были систематизированы. Каждое дело в описи получает номер, который тут же проставляется и на обложку дела. Если дело состоит из нескольких томов, каждый том в описи получает самостоятельный номер.

В организациях, не имеющих структурных подразделений, составляются общие описи. В крупных организациях описи составляются на дела каждого структурного подразделения в отдельности. На основе описей структурных подразделений ведомственный архив составляет годовые разделы сводной описи дел организации и по ней ведомственный архив будет передавать дела в государственный архив в соответствии с правилами. Сдача дел из структурных подразделений в архив организации проводится ежегодно по графику, составляемому архивом и утвержденному руководителем организации.

Дела с постоянным сроком хранения, сроком хранения свыше 10 лет и по личному составу принимаются в архив по описям. Дела временного хранения (до 10 лет) передаются в ведомственный архив по номенклатуре дел.

Поступающие в архив организации из структурных подразделений дела учитываются. Учет документов – это установление и фиксация в учетных документах количества хранимых единиц учета. Единицей учета считается принятая в архивном деле единица счета количества документов, состоящая из одной или несколько единиц хранения.

Основным учетным документом архива является книга учета поступления и выбытия документов, предназначенная для фиксации данных о движении дел, связанная с приемом дел, их выдачей структурным подразделениям, выделением дел к уничтожению и передачей дел на государственное хранение.

Принятые в архив дела размещаются в архивохранилище. Архивохранилищем называют специально оборудованное помещение архива, предназначенное для хранения архивных документов. Дела хранятся на стеллажах или в шкафах вертикально или горизонтально, так чтобы документы одного структурного подразделения располагались компактно в порядке ежегодных поступлений.

СПИСОК ОСНОВНОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Закон Республики Беларусь "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь"

2. ГОСТ 16487-83 "Делопроизводство и архивное дело.Термины и определения"

3. СТБ 6.38-95 "Унифицированные системы документации Республики Бела­русь. Система организационно-распорядительной документации. Требо­вания к оформлению документов"

4. Альбом форм организационно-распорядительных документов. Мн., 1999

5. Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь. Мн., 1997

6. Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения. Мн., 2001

7. Э.Н.Давыдова, А.Е.Рыбаков. Делопроизводство: учебно-практическое руководство. 6-е изд., стереотип. Мн., 2002

СПИСОК ДОПОЛНИТЕЛЬНОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Методические указания по практическому применению СТБ б.38-95 "Уни­фицированные системы документации Республики Беларусь. Система ор­ганизационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Мн., 1996

2. Перечень документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения. М., 1989

3. Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомите­тах и других центральных органах управления, учреждениях, организа­циях и на предприятиях Республики Беларусь. Мн., I996

4. М.В.Кирсанова. Современное делопроизводство. Москва-Новосибирск, 2001

5. Т.В.Кузнецова, Е.А.Степанов, Н.Г.Филиппов. Делопроизводство и тех­ническая документация. М., 1991

ГЛОССАРИЙ

Наименование понятия, термина и определения	Содержание
1. Акт	- обобщающее наименование документов, имеющих правовое значение и оформленных в ус­тановленном порядке; - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события
2. Архив	- организация или ее структурное подразделение, осуществляющие прием и хранение документов с целью использования ретроспективной документной информации
3. Архивохранилище	- специально оборудованное помещение архива, предназначенное для хранения архивных документов
4. Ведомственный архив	- архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей в систему государственной архивной службы, либо являющийся структурным подразделением организации
5. Ведомственное хранение документов	- хранение архивных документов какой-либо организацией в течение установленных сроков
6. ГОСТ /СТБ/	- документ содержащий единые нормы и требования, предъявляемые к определенному ви­ду сырья, полуфабрикатов, готовых изделий, материалов и документов, обязательные к соблюдению при их поставках, заготовках, изготовлении и оформлении
7. Государственная архивная служба	- система государственных органов управления архивным делом и подведомственных им государственных архивов
8. Государственное хранение документов	- постоянное хранение архивных документов, осуществляемое государственными архивами, а также некоторыми другими организациями, имеющими на это право
9. Государственный архив	- архив, непосредственно подчиненный какому-либо органу управления архивным делом
10. Дело	- совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в отдельную обложку
11. Документ	- материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве
12. Источники комплектования архивов	- организация или лица передающие документы в государственные или ведомственные архивы
13. Комплектование архива	- систематическое пополнение архива документами, соответствующими его профилю
14.Номенклатура дел	- систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке
15. Обеспечение сохранности документов	- обеспечение физической сохранности документов и их учет
16. Опись	- архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации
17. Оформление дела	- определяемая установленными правилами подготовка дела к хранению
18. Учет документов	– это установление и фиксация в учетных документах количества хранимых единиц учета
19. Формирование дела	- отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри дела
20. Экспертиза ценности документов	- определение политического, экономического, социально-культурного и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение или установления сроков их хранения

ТЕСТ

1. Тест с множественным выбором:

Содержание вопроса	Варианты ответа	Ответ
1. Экспертный признак систематизации документов	Объединение в одну папку документов по одному вопросу; в дело собираются документы одного автора; в папке формируется переписка с определенным корреспондентом; в папке группируются документы нескольких авторов, находящихся на определенной территории; сбор документов по временным параметрам; при раскладке документов учитываются сроки хранения документов, так как документы с постоянным сроком хранения, свыше 10 лет и временным до 10 лет не могут группироваться в одно дело
2. Схема номенклатуры дел, построенной по структурному принципу:	1. Руководство; Планирование; Организация производственной деятельности; Бухгалтерия; Отдел кадров; Профсоюзный комитет 2. Канцелярия; Отдел экономического развития; Производственный отдел; Бухгалтерия; Отдел кадров; Токарный цех; Сборочный цех; 9. Профсоюзный комитет 3. Руководство; Планирование; Организация производственной деятельности; Финансирование; Учет и отчетность; Кадры
3. Сроки временного хранения документов	Свыше 10 лет, постоянно или до 10 лет хранения документов

2. Задание на завершение:

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел…;

При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила: 1. Помещать в дело…; 2. Группировать в дело…; 3. В дело не должны помещаться документы…

3. Задание для ответа типа "верно-неверно":

Экспертиза ценности документов – это установление и фиксация в учетных документах количества хранимых единиц учета;

Толщина дела не должна превышать 250 листов;

На дела постоянного хранения, дела со сроками хранения более 10 лет и дела по личному составу описи составляются вместе.

4. Задание на исправление ошибок при составлении годового раздела сводной описи дел постоянного хранения:

Найдите ошибки в оформлении приведенной ниже сводной описи дел. Добавьте недостающие реквизиты, покажите, как правильно они должны оформляться, уберите лишние графы описи

Наименование организации

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя структурного подразделения

Подпись Инициалы, фамилия

Дата

Фонд №__________

Опись №__________

дел постоянного хранения

за______год

№№ п/п	Индекс дела	Название раздела (структурного подразделения) заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Кол-во листов в деле	Срок хранения дела (тома, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В данный раздел описи внесено_______________________________________

(цифрами и прописью)

дел с №__________ по №_______________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности составителя описи Подпись Инициалы, фамилия

Дата

Заведующий архивом Подпись Инициалы, фамилия

Дата

УТВЕРЖДЕНО Протокол ЭПК государственного архива _______________№________ Председатель ЭПК Подпись Инициалы, фамилия

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК организации _______________№________ Председатель ЭК Подпись Инициалы, фамилия

Передал____________________________________________________________________________________________________дел

(цифрами и прописью)

и__________________________________регистрационно-контрольных карточек к документам

(цифрами и прописью)

Наименование должности работника структурного подразделения Подпись Инициалы, фамилия

Дата

Принял_____________________________дел и

(цифрами и прописью)

________________________регистрационно-контрольных карточек к документам

Наименование должности работника архива Подпись Инициалы, фамилия

Дата

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

I. Что такое документ и для чего он создается?

2. Что понимается под систематизацией документов?

3. По каким признакам строятся номенклатуры дел?

4. Кто составляет номенклатуру дел, кем она утверждается?

5. Дайте понятие примерной и типовой номенклатуры дел.

6. В какой последовательности располагаются дела в номенклатуре дел?

7. Как формируются документы в дела?

8. Почему не рекомендуется формирование и хранение дел у исполнителя?

9. В чем заключаются задачи экспертизы документов?

10. Во сколько этапов проводится экспертиза ценности документов? Дайте их краткую характеристику.

11. Какую работу осуществляет экспертная комиссия (ЭК)?

I2. На какие группы можно разбить сроки хранения документов, устанавливаемые перечнями?

I3. Расскажите порядок оформления дела?

14. Перечислите требования, которые необходимо учитывать при составлении описей дел.