5.Хранение дел
Конкретные сроки хранения документов устанавливаются с помощью специально разработанных и утвержденных государственными архивными службами перечней документальных материалов с указанием сроков хранения различных категорий документов.
В 2001 году разработан Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения. Он установил сроки хранения документации, типичной для большинства организаций, и отразил общие функции и вопросы их деятельности.
В зависимости от значимости документов сроки их хранения устанавливаются постоянные или временные: один год, три года, пять лет, десять лет, пятнадцать лет и т.д. В процессе экспертизы ценности документов выделяются четыре группы дел: постоянного хранения, подлежащие в последующем передаче в государственный архив; длительного хранения в архиве организации (свыше 10 лет); временного хранения (до 10 лет), подлежащие уничтожению в связи с истечением сроков хранения.
Уточнив сроки хранения документов, приступают к оформлению дел. Дела с постоянным и долговременным сроками хранения подлежат к сдаче в архив организации. На дела с истекшими сроками хранения, отобранные к уничтожению, составляют акт. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, типизирована:
Наименование организации А К Т _____________№_______ Место составления О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению |
УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации Подпись Инициалы, фамилия Дата |
На основании_______________________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторический ценности и утратившие практическое значение документы фонда № __________________
(название фонда)
№№ п/п |
Заголовок дела или групповой заголовок дел |
Дата дела или крайние даты дел |
Номера описей (номенклатур) за год |
Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или или № дела по описи |
Кол-во дел (томов, частей) |
Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
Итого_________________________дел за______________________годы.
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за______________годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК__________________________________________________________________(протокол от_________________№_________)
(наименование государственного архива)
Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов Подпись Инициалы, фамилия
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
Наименование организации
_______________№________
Председатель ЭК Подпись Инициалы, фамилия
Документы в количестве____________________________дел, весом________кг сданы
(цифрами и прописью)
в________________________________на переработку по приемо-сдаточной накладной от ___________№______
(наименование организации)
Наименование должности работника организации, сдавшего документы Подпись Инициалы, фамилия
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности работника архива, внесшего изменения в учетные документы Подпись Инициалы, фамилия
Дата
Акт рассматривается и одобряется на заседании ЭК организации, утверждается экспертно-проверочной комиссией соответствующей организации, затем руководителем организации, после чего организация имеет право уничтожить дела, включенные в акт. При этом рассмотрение и утверждение актов о выделении документов к уничтожению проводится только одновременно с рассмотрением и утверждением описей дел постоянного хранения за этот же период.
Формирование дел, по существу, заканчивается после завершения года, когда подшиты последние документы за прошедший год, после чего дела минимум еще год хранятся в структурных подразделениях. Документы, находящиеся в текущем делопроизводстве подлежат текущему хранению в структурном подразделении, ответственном за их исполнение. В структурных подразделениях выделяются лица, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела. Распорядительные документы, переписка руководства и важнейшие внутренние документы формируются и хранятся в секретариате руководства или в канцелярии. В небольших организациях все дела могут храниться централизованно у секретаря. Срок текущего хранения документов может значительно варьироваться в зависимости от уровня организации и значимости документа.
Дела должны храниться в запирающихся шкафах и сейфах, в вертикальном положении, что обеспечивает быстрый поиск нужного дела. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре, а на внутренней дверце шкафа прикрепляется номенклатура дел. Последовательность расположения дел на полке должна точно соответствовать номенклатуре дел. При поиске документа сначала находят номер нужного дела по номенклатуре, а затем по номеру – папку с документами. Если в начале года потребовался документ, уже включенный в дело, он может быть вынут только лицом, ответственным за формирование и хранение дел, а на его место вкладывается лист-заместитель с указанием, кому, когда и на какой срок выдан документ. В случае выдачи дела целиком составляется карта-заместитель, в которой указывается индекс дела, дата и срок выдачи, кому выдано дело и расписка в получении дела. Бухгалтерские дела могут быть выданы только по распоряжению главного бухгалтера. Выдача дел за пределы организации разрешается только руководителем.