Загальноприйняті правила в діловому листуванні

• Службові листи пишуть на чистому бланку або аркуші паперу лише з його лицьового боку.

• У міжнародній практиці писати довгі листи не прийнято, але якщо лист більше ніж на одну сторінку, то в кінці аркуша треба поставити «далі буде».

• Службові листи друкуються на машинці, комп'ютері, передаються факсом, ширина поля з лівого боку – не менше 2 см. Сам текст листа друкується через 2 чи 1,5 інтервали. Абзац з крайнього рядка – 5 інтервалів, а звертання до адресата пишеться без абзацу.

• Вихідна інформація офіційного характеру не повинна містити будь-яких позначок, ініціалів виконавця, номерів телефонів тощо. Позначки припустимі тільки на 2-му чи 3-му примірнику листа, що залишається в установі, органі, організації тощо.

• У тексті листа не допускаються виправлення, підчищення.

• Конверти мають бути відповідного розміру. Траурні конверти (з чорною прокладкою всередині) прийнято використовувати лише за призначенням.

• Резолюції на всіх видах вхідної кореспонденції робляться олівцем або на окремих аркушах паперу та приколюються.

• Лист складається текстом усередину. Найважливіші ділові листи бажано не перегинати, а надсилати у великих цупких конвертах. Менш офіційні листи можна складати.

• У вітальних листівках, за етикетом, підпис прийнято ставити лише на офіційному привітанні. Особиста листівка повинна мати хоча б кілька рядків.

На телеграфний запит треба дати відповідь упродовж трьох днів, на лист – протягом 10 днів. Якщо запит вимагає детального розгляду, то протягом трьох днів слід повідомити, що лист узято до відома і дати остаточну відповідь упродовж 30 днів.

Завжди потрібно пам'ятати: бездоганно оформлена ділова кореспонденція – це свідчення вашої поваги до адресата.

Листи, які надсилають установи, друкуються на бланках.

Акт - це службовий документ, який посвідчує якийсь факт і складається в присутності свідків, або на підставі обстеження.

Відповідно до змісту фіксованого матеріалу акти бувають:

• законодавчі: містять рішення щодо законів, указів, постанов;

• адміністративні: підтверджують факти, події, вчинки, пов'язані з діяльністю установ, підприємств, організацій окремих осіб.

Реквізити акта:

1. назва виду документа;

2. дата;

3. індекс;

4. місце складання чи видання;

5. гриф затвердження;

6. заголовок до тексту;

7. підстава (оформляють за зразком реквізиту 22);

8. текст;

9. позначка про наявність додатка (в разі потреби);

10.підписи (спочатку друкують: "Голова"; розшифрування підпису голови; нижче, через два інтервали, друкують: "Члени комісії" і розшифрування підписів в алфавітному порядку прізвищ у стовпчик через півтора інтервалу).

Вимоги до оформлення акта:

1. Заголовок до тексту має включати короткий зміст актованого факту.

2. Текст складається з двох частин: вступної, в якій вказують підстави для складання акта, перераховують членів комісії, їхні посади, прізвища, ініціали, та констатуючої, в якій зазначають мету і завдання, описують сутність і характер виконаної роботи, встановлені факти, вносять пропозиції, роблять висновки.

3. Дата акта має відповідати дню факту, що актується.

4. Акт складають у трьох примірниках:

1-й - направляється до вищої організації;

2-й - керівникові організації;

3-й-до справи.

5. Акт підписують всі особи, які брали участь у його складанні, а також присутні.