Питання 2. Організація роботи виконавчого комітету сільської, селищної, міської, районної в місті ради.

Основною формою роботи виконавчого комітету сільської, селищної, міської, районної в місті (в разі її створенні) ради як колегіального органу є засідання. Засідання виконавчого комітету скликаються відповідно сільським, селищним, міським головою (головою районної в місті ради), а в разі його відсутності чи неможливості здійснення ним цієї функції — заступником сільського, селищного, міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради (районної в місті ради — заступником голови ради) в міру необхідності, але не рідше одного разу на місяць, засідання є правомочним, якщо в ньому бере участь більше половини від загального складу виконавчого комітету.

Основним документом, який визначає організаційно-процедурні питання діяльності виконавчого комітету ради, є регламент виконкому, який затверджується з метою забезпечення здійснення виконавчим комітетом покладених на нього повноважень і впорядкування документування управлінської діяльності.

Для прикладу розглянемо Регламент виконавчого комітету Одеської міськради, затверджений рішенням № 403 від 12 липня 2000 р.

Регламент, як зазначається в Загальних положеннях цього документа, є розробленим на основі чинного законодавства України нормативним актом, який визначає механізм організації взаємодії керівництва, управлінь, відділів, рай адміністрацій та інших структурних підрозділів виконкому Одеської міськради щодо реалізації повноважень, встановлених Законом України "Про місцеве самоврядування в Україні", здійснення апаратом виконкому правового, організаційного, матеріально-технічного та іншого забезпечення діяльності виконкому. Затвердження та скасування Регламенту здійснюється тільки за рішенням виконкому. Дотримання положень Регламенту є обов'язковим для виконкому та всіх його функціональних (відділи, управління, служби) і територіальних (рай адміністрації) підрозділів.

Регламент передбачає механізм здійснення таких напрямів діяльності виконкому:

планування і організація роботи виконкому;

— організація взаємодії виконкому з міською громадою, міською радою, її постійними комісіями та депутатами, з іншими виконавчими органами міськради, органами державної влади;

— організація роботи з кадрами;

— організація роботи з документами та здійснення контролю за їх проходженням і виконанням;

— порядок розгляду звернень і організації прийому громадян.

Розглянемо докладніше деякі організаційно-процедурні питання роботи виконкому за Регламентом виконавчого комітету Одеської міської ради.

Питання 3. Складання, затвердження та виконання планів роботи виконкому.

Виконком та його структурні підрозділи здійснюють свою діяльність відповідно до затверджених планів роботи. Виконком працює за планом, складеним на квартал. План роботи виконкому складається відділом організаційного та кадрового забезпечення відповідно до плану роботи міської ради на основі рекомендацій органів державної влади, депутатів міськради і пропозицій виконавчих органів міськради, структурних підрозділів виконкому.

Пропозиції до плану роботи, погоджені з відповідними заступниками міського голови, подаються керівниками структурних підрозділів до відділу організаційного та кадрового забезпечення не пізніше ніж за 20 днів до початку наступного кварталу. Відділ організаційного та кадрового забезпечення виконкому на основі поданих пропозицій і за погодженням з керуючим справами виконкому складає проект плану роботи виконкому, проект рішення про його затвердження, який керуючий справами виконкому вносить на засідання виконкому не пізніше ніж за 10 днів до початку кварталу.

План роботи виконкому затверджується рішенням виконкому.

При розгляді проекту плану роботи виконкому міської ради на наступний квартал керуючий справами інформує міського голову про виконання плану роботи за попередній квартал.

Структурні підрозділи планують свою роботу на квартал. Плани роботи функціональних структурних підрозділів підписуються їхніми керівниками та затверджуються заступниками міського голови, керуючим справами виконкому відповідно до розподілу обов'язків між ними. Плани роботи рай адміністрацій виконкому підписуються керуючими справами цих територіальних структурних підрозділів виконкому, погоджуються з відповідним заступником міського голови, керуючим справами виконкому та затверджуються відповідними головами рай адміністрацій.