3.Нормативно-методические документы по делопроизводству и организации архивного хранения документов

Общее методическое руководство в области архивного дела в России осуществляет Федеральное архивное агентство (Россархив), которое находится в ведении министерства культуры и массовых коммуникаций РФ. Ведущая научная организация в этой области – Всероссийский научно – исследовательский институт документоведения и архивного дела (В НИИДАД).

В течение многих лет одним из основных нормативных документов для делопроизводства служб всех государственных органов власти и управления, ведомств, организаций и предприятий была «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (ГСДОУ). Этот документ установил единое требование к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. В связи с изменением нормативно-правовой базы ДОУ и совершенствованием технологий работы с документами никоторые нормы ГСДОУ в настоящее время уже устарели.

«Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения» (последняя редакция 2000 г.) К сожалению его содержание в достаточное мере устарело.

В соответствии с законодательством об архивном деле сроки хранения документов устанавливают федеральные законы и иные нормативные правовые акты федерального уровня, а также перечни, которые разрабатывают федеральные органы исполнительной власти для собственных служб и подведомственных им организаций.

4.Классификация в делопроизводстве

В целях классификации информации была создана Единая система классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭСИ), работа над которой продолжается и в наши дни. Задача системы состоит в разделении технико-экономической и социальной информации на группы объектов, а затем присвоение этим группам и объектам определенных кодов. Объекты классификации кодирования в ЕСКК ТЭСИ – технико-экономические объекты, используемые в различных областях деятельности народного хозяйства страны, и их свойства.

Было выделено 8 групп информации, шестая из которых информация об управленческой документации, показателях и единицах измерения.

Классификатор ЕСКК ТЭСИ – систематизированный свод (список) наименований и кодов классифицированных группировок и (или) объектов классификации.

Общероссийские классификаторы ТЭСИ относят к нормативным документам, они по своему статусу соответствую государственным стандартом РФ.

Наиболее часто для кодирования информации, содержащейся в управленческой документации, в настоящее время используют:

• Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО), объекты классификации которого – предприятия и организации – авторы документов;

• Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), который определяет код формы документов

5.Унификация и стандартизация в делопроизводстве

Унификация документов – установление единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.

Цели унификации документов:

• сокращение количества применяемых документов;

• типизация их форм;

• повышение качества;

• снижение трудоемкости их составления и обработки;

• достижение информационной совместимости различных систем документации;

• более эффективное использование вычислительной техники.

Стандартизация документов – форма юридического закрепления проведенной унификации.

Объекты унификации и стандартизации в управленческой деятельности:

• термины и определения, используемые при работе с управленческой информацией;

• организационные структуры организаций, учреждений, предприятий;

• классификаторы управленческих функций;

• управленческая документация.

Унифицированная форма документа; УФД: совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Категории УФД:

• общероссийский;

• отраслевые (ведомственные);

• организации.

Классификация объектов осуществляется параллельно с унификацией их форм.

Национальные стандарты, входящие в систему стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД), нормативно упорядочивают информационные процессы, обеспечивающие доступ к информационным фондам.

В серию стандартов «Информационная технология» входит ГОСТ Р 52292 – 2004 «Электронный обмен информацией. Термины и определения», в котором закреплена терминология электронного обмена информацией.

Результатом классификации, унификации, стандартизации является создание:

• Номенклатуры дел предприятия, которая исполняет роль классификатора документов предприятия;

• Табеля форм документов и альбома форм (образцов) документов предприятия;

• Инструкции по делопроизводству