6.1.15.1. Автоматичне збереження документів
MS Word може автоматично зберігати ваші документи через певний часовий інтервал. У разі автозбереження ваш документ буде тимчасово збережений у спеціально створеному для цього файлі і з ім’ям, відмінним від вашого імені файла. Збережені автоматично файли будуть внесені в папку ТЕМР, і жодних дій з таким файлом ви не зможете зробити. Але в разі, якщо ваш файл знищиться з технічних причин, він зараз же буде відновлений, причому на своєму місці, в своєму каталозі, під колишнім ім’ям. Якщо обійшлося без прикрощів, у кінці сеансу роботи ви все одно повинні обов’язково зберегти ваш файл, як завжди, використовуючи команду Файл/Сохранить або Файл/Сохранить как. Таким чином, використання автозбереження не звільняє вас від збереження в процесі й у кінці роботи, зате підстраховує вас від втрати інформації.
Виберіть меню Сервис/Параметры або Файл/Сохранить как, а у вікні діалогу, що відкрилося, натисніть кнопку Параметры.
У вікні діалогу Параметры виберіть вкладку Сохранение. На вкладці Сохранение встановіть прапорець Автосохранение каждые... мин і виберіть у вікні потрібний часовий інтервал, через який відбуватиметься автозбереження.
Поки ви працюєте над вашим документом, MS Word періодично зберігає його. Через зазначені вами часові інтервали на панелі стану з’являється індикація, що свідчить про те, що ваш файл збережений. Якщо з якоїсь незалежної від вас причини ви змушені перезавантажитися, то можна не турбуватися про документ: він збережений практично цілком, до останнього моменту автозбереження.
Після перезавантаження будь-які файли, які були збережені, можуть бути відкриті знову.
6.1.15.2. Захист збереженого документа за допомогою пароля
Якщо ви працюєте на комп’ютері паралельно з іншими користувачами і не хочете, щоб хтось міг відкрити ваш документ, внести в нього зміни і зберегти їх, MS Word може захистити ваш файл спеціальним паролем.
Для запобігання відкриттю документа використовується Пароль для открытия файла. Встановіть його — вже годі буде відкрити файл, не ввівши пароль.
В іншому випадку можна дозволити відкрити ваш файл, працювати з ним, але при цьому захистити його від змін. Тоді можна призначити Пароль разрешения записи.
Можливий ще варіант, коли ви дозволяєте відкрити ваш документ, ознайомитися з ним, але не хочете, щоб з ним працювали, вносили зміни і т. ін. В цій ситуації можна використати вікно Рекомендовать доступ только для чтения, завдяки якому жодних дій з вашим файлом зробити не можна. Але цю заборону, на відміну від попередніх, легко зняти.
6.1.15.3. Призначення пароля
Виберіть меню Файл/Сохранить как, або натисніть клавішу F12 і кнопку Параметры, або виберіть в меню Сервис/Параметры вкладку Сохранение (рис. 6.16).
Рис. 6.16
У нижній частині вкладки Сохранение розташовані поля введення: пароль для открытия файла, пароль разрешения записи і прапорець рекомендовать доступ только для чтения.
Введіть з клавіатури задуманий вами пароль. Коли ви спробуєте його надрукувати, то не побачите його, а в рядку будуть самі зірочки. Це зроблено для того, щоб людина, яка стоїть поряд, не змогла прочитати введений вами пароль на екрані. Ваш пароль може містити до 15 символів, включаючи букви, цифри, позначки та пропуски. Нехай вас не лякає, що пароль ваш не побачиш, головне, щоб ви його пам’ятали.
Натисніть клавішу ОК.
Повторно введіть пароль у вікно діалогу Подтверждение пароля, і знову натисніть клавішу ОК.
Натисніть клавішу ОК на вкладці Сохранение.
Тепер, коли файл захищений паролем, ніхто не зможе відкрити його. Не забудьте ваш пароль!
Для видалення або заміни пароля, знову виконайте описані дії, і тільки після цього видалите існуючий пароль, який з’являється лише у вигляді низки зірочок, а потім надрукуйте новий, якщо це необхідно.
Пароль дозволу запису встановлюється аналогічно.