8.10. Унификация и стандартизация первичных документов

В настоящее время используют унифицированные, специализированные и индивидуальные формы первичных документов.

Унифицированные документы – это типовые документы, утвержденные в установленном порядке и предназначенные для оформления однородных операций на предприятиях (организациях) с различной формой собственности и различными отраслевыми особенностями.

Правительство РФ постановлением от 8 июля 1997 г. № 835 «О первичных учетных документах» возложило на Госкомстат России функции по разработке, утверждению и распространению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий, а также обязало Госкомстат и Минфин России определить порядок поэтапного введения в организациях независимо от форм собственности, осуществляющих хозяйственную деятельность на территории РФ, унифицированных форм первичной учетной документации. Указанный порядок был утвержден постановлением Госкомстата и Минфина России от 29 мая 1998 г. и 18 июня 1998 г. № 57а/ 27-н.

В соответствии с этим постановлением Госкомстат Российской Федерации подготовил и утвердил 250 унифицированных форм первичной учетной документации, в том числе:

- по учету труда и его оплаты; по учету основных средств и нематериальных активов; по учету материалов; по учету работ в капитальном строитель­стве (Постановлением Госкомстата России от 30.10.98 г., № 71а);

- по учету результатов инвентаризации; по учету кассовых операций (Постановлением Госкомстата Рос­сии от 18.08.98 г. № 98) и т. д.

Данные формы первичной учетной документации распространяются на юридических лиц независимо от форм собственности, осуществляющих деятельность на территории РФ.

В унифицированные формы первичной учетной до­кументации (кроме форм по учету кассовых операций) организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. Исключение отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Типовые унифицированные первичные документы выпускаются в альбомах, в которых формируются в разрезе однородных разделов бухгалтерского учета и имеют свой отличительный номер.

Например, по учету основных средств разработана следующая первичная учетная документация, включающая 8 наименований:

• Акт (накладная) приемки-передачи основных средств (ф. № ОС-1);

• Акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (ф. № ОС-3);

• Акт на списание основных средств (ф. № ОС-4);

• Акт на списание автотранспортных средств (ф. № ОС-4а);

• Инвентарная карточка учета основных средств (ф. №ОС-6);

• Акт о приемке оборудования (ф. ОС-14);

• Акт приемки-передачи оборудования в монтаж (ф. №ОС-15);

• Акт о выявленных дефектах оборудования (ф. № ОС-16).

Материальным носителем документа могут выступать учетный бланк или магнитный диск в зависимости от того, на бумажном или магнитном носителе зафиксирована учетная информация.

Как правило, бухгалтерский документ подготавливается на бланке установленной формы, отпечатанном типографским способом.

В начале марта 1998 г. на рынке появилась электронная версия в виде программного продукта “Фирма 1С: первичные документы”, утвержденная Госкомстатом РФ.

“1С: Первичные документы” выпускается на дисках или компакт-дисках. Данная программа ориентирована на пользователя. Она включает встроенную систему помощи, содержащую справочную информацию и позволяющую создавать унифицированные формы первичных документов, заполнять их, хранить в памяти компьютера, выводить на печать, при необходимости повторно использовать.

В соответствии с этим порядком с 1 января 1999 г. первичные учетные документы принимается к бухгалтерской обработке, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом по согласованию с Минфином России и другими федеральными органами исполнительной власти. Введение унифицированных форм первичной учетной документации в организациях на территории Российской Федерации как элемент учетной политики производится с начала финансового года и должно быть оформлено соответствующими организационно-распорядительным документом организации.

Межотраслевые унифицированные типовые формы носят межотраслевой характер и используются всеми организациями. Они утверждаются постановлениями Госкомстата Российской Федерации.

Типовые унифицированные отраслевые формы являются специализированными формами документов, предназначенные для использования предприятием определенных отраслей. Так, в настоящее время разработаны и утверждены Госкомстатом типовые бланки для учета:

• торговых операций (в том числе, при продаже товаров в кредит и по договорам Комиссий);

• операций на предприятиях общественного питания;

• денежных расчетов с населением с применением ККМ;

• капитального строительства и ремонтно-строительных работ;

• работы строительных машин и механизмов;

• операций на автомобильном транспорте;

• сельскохозяйственной продукции и сырья.

Индивидуальные формы первичных учетных документов разрабатываются и используются на конкретном предприятии, имеющем специфические операции, присущие только единичному случаю. Такие формы документов должны также содержать обязательные реквизиты и утверждены в приказе об учетной политике предприятия.

Стандартизация документов – это установление единых размеров бланков однотипных документов в соответствии с ГОСТ 6.10.5-87 и «Требования к построению формуляра образца», введенного в действие 1 января 1998 г.

Стандартизация построения форм первичных учетных документов позволяет сократить расход бумаги на их изготовление, упрощает их обработку и хранение.