Изменения в персональных данных сотрудников. Что нужно сделать бухгалтеру

Совсем недавно законодатели озаботились защитой персональных данных граждан. С 26 января 2007 г. начнет действовать Закон "О персональных данных". А у компаний свои заботы. Если вовремя не сообщить об изменении персональных данных контролирующим органам, можно получить штраф. Мы расскажем о том, какие именно персональные данные необходимо отслеживать особенно тщательно, чтобы избежать проблем.

О чем гласит паспорт

Перечень персональных данных, которые должны быть известны работодателю о сотрудниках, отражен в личной карточке формы N Т-2 <*>. Если не считать сведений о трудовой биографии, этот документ включает 20 позиций, содержащих информацию о сотруднике. Жизнь не стоит на месте. И вместе с ней меняются личные сведения о сотрудниках. Но далеко не все из них могут стать причиной для проблем.

--------------------------------

<*> Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Обычно объем персональной информации, которая интересует контролеров, значительно меньше. Как правило, ее объем ограничивается сведениями, которые указывают в паспорте: фамилия, имя, отчество, пол, дата рождения и место рождения (п. 4 Положения о паспорте гражданина; утв. Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 N 828).

Также в паспорте делаются отметки о регистрации по месту жительства, об отношении к воинской обязанности, о регистрации и расторжении брака, о детях, не достигших 14-летнего возраста, а также о других выданных документах, удостоверяющих личность. Но из этих сведений контролеров могут заинтересовать сведения о месте жительства и данные по воинскому учету. Информация о месте жительства является одним из признаков индивидуализации гражданина (ст. 20 ГК РФ). Эта информация и интересует всех чиновников. Организация воинского учета в компании может заинтересовать военкомат (разд. IV Положения о воинском учете; утв. Постановлением Правительства РФ от 25.12.1998 N 1541). Но следить за изменениями данных в паспорте организация не обязана.

Кроме того, по желанию обладателя документа в паспорт могут, например, вписать такие сведения, как группа крови или ИНН. Кстати, ИНН меняется нечасто. Например, он остается прежним при переезде к новому месту жительства (п. 3.8 Приказа МНС России от 03.03.2004 N БГ-3-09/178).

Различные нормативные акты, как правило, требуют указывать данные паспорта. Это серия и номер паспорта, а также сведения о том, какой орган и когда выдал документ. Хотя иногда под паспортными данными понимают и сведения о личности гражданина, о которых мы рассказали выше. Данные сведения почти так же важны, как и другая паспортная информация.

Первые лица компании: особое внимание к персональным данным

Больше всего обязанностей по сообщению персональных сведений в контролирующие органы на компании накладывает Федеральный закон от 08.08.2001 N 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей". Под действие этого Закона подпадают персональные данные руководителя компании (гендиректора) и ее учредителей - физических лиц.

Закон установил, что в госреестре юрлиц должны быть следующие сведения о главе компании: фамилия, имя, отчество и должность, его паспортные данные, а также ИНН (пп. "л" п. 1 ст. 5 Закона о госрегистрации). Аналогичная ситуация и с учредителями - физическими лицами (пп. "д" п. 1 ст. 5 Закона о госрегистрации).

Что понимать под изменениями сведений? Ситуации могут быть самыми разными. Это может быть плановая замена паспорта по достижении его обладателем 20- или 45-летнего возраста. В этом случае изменятся паспортные данные. Ведь новый паспорт наверняка будет иметь как минимум новую серию и номер. Такие же последствия наступят, если руководитель или учредитель потеряет паспорт. В силу разных причин (например, в связи с заключением брака) могут измениться фамилия, имя или отчество обладателя паспорта и т.п.

Во всех подобных случаях компании необходимо в трехдневный срок сообщить об этом налоговикам (п. 5 ст. 5 Закона о госрегистрации). Иначе налоговики могут оштрафовать компанию на 5 тыс. руб. (п. 3 ст. 14.25 КоАП РФ).

Для того чтобы выполнить требование Закона, нужно воспользоваться формой N Р14001 <**>. По этой форме регистраторам сообщают об изменении сведений в госреестре юрлиц, не связанных с изменениями в учредительных документах.

--------------------------------

<**> Утверждена Постановлением Правительства РФ от 19.06.2002 N 439.

Но может случиться так, что изменения в персональных данных могут затронуть и учредительные документы. Например, это произойдет, если изменятся фамилия, имя и отчество учредителей. В таком случае известить регистраторов об изменениях надо по форме N Р13001.

Иногда в учредительные документы записывают паспортные данные учредителей. В московском налоговом управлении считают, что сообщать о таких изменениях не обязательно (Письмо УМНС России по г. Москве от 15.09.2003 N 34-14/50337). И мы согласны с этой точкой зрения.

Иные сотрудники: извещаем Пенсионный фонд

Если новый паспорт получил рядовой сотрудник фирмы, то нужно лишь внести изменения в личную карточку Т-2. Как выяснил корреспондент "УНП", трудовые инспекторы не настроены слишком строго придираться к устаревшим карточкам. В трудовой инспекции по г. Москве нам сообщили, что при проверках инспекторы в основном обращают внимание на то, чтобы не нарушались права работников: своевременно предоставлялись отпуска, соблюдался порядок перевода в другое подразделение и т.п. Поэтому за устаревшую карточку штрафовать компанию по ст. 5.27 КоАП РФ, скорее всего, не будут. Ограничатся рекомендацией внести исправления.

Если работник меняет паспорт в связи со сменой фамилии, имени или отчества, необходимо внести исправления в трудовую книжку (п. 26 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках").

Кроме того, при смене данных о личности любого работника необходимо уведомить органы Пенсионного фонда (п. 4 ст. 7 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ <***>). Ведь они должны поменять страховое свидетельство (п. 24 Постановления Правительства РФ от 15.03.1997 N 318). На это отводится две недели. Разумеется, эти положения относятся и к руководителю организации.

--------------------------------

<***> Федеральный закон от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования".

А вот другие органы (налоговые, соцстрах, медстрах) уведомлять об изменении персональных данных не надо. Это должны сделать сотрудники паспортного стола (п. 8 ст. 85 НК РФ).

Н.Гуренкова

Эксперт "УНП"

Подписано в печать

18.08.2006

Название документа

Статья: Прием на работу иногородних работников

(Архипов А.)

("Финансовая газета. Региональный выпуск", 2004, N 35)

Информация о публикации

"Финансовая газета. Региональный выпуск", 2004, N 35

Текст документа

"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 35, 2004