Название документа

Статья: Оформляем нового сотрудника: step by step

(Кокурина М.А.)

("Главная книга", 2012, N 13)

Информация о публикации

Кокурина М.А. Оформляем нового сотрудника: step by step // Главная книга. 2012. N 13. С. 77 - 80.

Текст документа

"Главная книга", 2012, N 13

Оформляем нового сотрудника: step by step

Напомним, какие документы и в каком порядке надо составить, чтобы прием нового работника был оформлен филигранно и впоследствии не выявились никакие "бумажно-оформительские" нарушения. А вот особенности оформления на работу иностранцев мы не рассматриваем.

Что надо сделать до оформления трудового договора

Запросите у будущего работника документы

Условно их можно разделить на две группы:

- обязательные <1>:

- паспорт или заменяющий его документ (к примеру, временное удостоверение личности по форме 2П, когда паспорт находится на оформлении в связи со сменой фамилии);

- документы об образовании, если работа требует специальных знаний;

- документы воинского учета для военнообязанных (военный билет или удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, если у мужчины призывного возраста (18 - 27 лет) нет военного билета).

Примечание

Кстати, по мнению специалистов Роструда (см. журнал "Главная книга", 2011, N 4, с. 43), вы вправе не брать на работу человека, если он не представил "воинский" документ. В то же время никакой ответственности за принятие на работу сотрудника без документа воинского учета нет, и, если работник подходит вам по своим деловым качествам, принимайте его без такого документа. Но не забудьте уведомить военкомат о том, что у вас работает человек, подлежащий воинскому учету <2>. Хотя вероятность проверки военкоматом невелика, при обнаружении нарушения это может обернуться штрафом 300 - 1000 руб. для руководителя фирмы или бухгалтера, если должностной инструкцией ведение воинского учета поручено ему <3>;

- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС). Если человек устраивается на работу впервые, заполните на него анкету застрахованного лица (форма N АДВ-1) <4>, дайте ее ему для проверки правильности указанных сведений и подписания.

Просмотрев подлинники перечисленных документов, снимите с них копии - подлинники надо вернуть будущему работнику;

- трудовая книжка (если работник поступает на работу не впервые и не на условиях совместительства);

- справка о наличии или отсутствии судимости при поступлении на работу, к которой не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость (например, педагогическая деятельность).

Трудовая книжка и указанная справка останутся у вас;

- дополнительные:

- заявление о приеме на работу с указанием в нем даты начала работы;

- копии свидетельства о присвоении ИНН (если есть);

- копии документов, дающих право на стандартные вычеты по НДФЛ;

- медицинская книжка, если требуется (например, для продавцов);

- загранпаспорт, если работа будет связана с загранкомандировками;

- справка по форме N 2-НДФЛ с предыдущего места работы;

- справка от предыдущих работодателей о сумме зарплаты за текущий и 2 предшествующих года (понадобится для расчета работнику пособия по болезни <5>);

- справка о характере и условиях труда по основному месту работы, когда к вам на тяжелую работу, работу с вредными и (или) опасными условиями труда устраивается совместитель.

--------------------------------

<1> Статья 65 ТК РФ.

<2> Подпункт "а" п. 32 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 N 719; пп. "а" п. 29 Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях, утв. Генштабом Вооруженных сил РФ.

<3> Часть 3 ст. 21.4 КоАП РФ.

<4> Постановление Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п.

<5> Утверждена Приказом Минздравсоцразвития России от 17.01.2011 N 4н.

Ознакомьте будущего работника с локальными нормативными

актами

Дайте человеку прочитать все локальные нормативные акты компании, касающиеся его трудовой деятельности (должностную инструкцию, правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда) <6>.

Проверьте, чтобы он расписался в том, что с ними ознакомлен, в документе, предусмотренном у вас в компании (к примеру, ведомость или лист ознакомления с локальными нормативными актами).

--------------------------------

<6> Статья 68 ТК РФ.

Что надо сделать при заключении трудового договора

Оформите трудовой договор

Оформить трудовой договор в письменном виде надо в течение 3 рабочих дней со дня, когда человек приступил к работе. В ситуации, когда трудовой договор с работником еще не оформлен, а к вам нагрянул трудинспектор, доказательством того, что новый сотрудник у вас всего 1 - 2 дня и вы не нарушаете трудовое законодательство, не оформляя письменный договор, послужит именно заявление о приеме на работу.

Наверняка у вас есть шаблон договора, составленный с учетом особенностей деятельности вашей организации и работы конкретных сотрудников. Поэтому мы лишь напомним, что унифицированной формы трудового договора не существует, но есть перечень обязательных сведений и условий, которые нужно в нем отразить. Он содержится в ст. 57 ТК РФ.

К сведению

Подробно о составлении трудового договора и сведениях, которые в нем должны содержаться, читайте в одном из следующих номеров журнала "Главная книга".

Издайте приказ о приеме на работу по унифицированной

форме N Т-1

Проверьте, чтобы сведения о дате начала работы, указанные в приказе, соответствовали дате, указанной в трудовом договоре. Также не забудьте записать срок испытания, если он предусмотрен договором. Наверняка поле приказа, в котором проставляется дата окончания работы, у вас останется незаполненным, поскольку чаще всего договор бессрочный.

Сделайте один экземпляр приказа - работнику оригинал приказа выдавать не нужно. Но если он попросит, можете выдать ему копию.

Соберите все необходимые подписи

Два экземпляра трудового договора, подписанные работником, и приказ о приеме на работу отнесите на подпись руководителю компании. После их подписания директором отдайте работнику один экземпляр договора. Попросите, чтобы он расписался на вашем экземпляре в том, что свой экземпляр он получил <7>. В приказе о приеме на работу также нужна подпись работника как подтверждение того, что он с ним ознакомлен.

--------------------------------

<7> Статья 67 ТК РФ.

Заключите договор о материальной ответственности

Если должность или вид выполняемой работы нового сотрудника указаны в Перечне должностей работников, с которыми можно заключать договор о полной материальной ответственности <8>, подпишите с ним такой договор. Речь идет, в частности, об экспедиторах, кассирах, кладовщиках. Для такого договора разработана типовая форма <9>, можете воспользоваться ею, а при необходимости дополнить ее нужными вам условиями.

--------------------------------

<8> Утвержден Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85.

<9> Постановление Минтруда России от 31.12.2002 N 85.

Что надо сделать после оформления трудового договора

Оформите кадровую документацию

Если работник передал вам трудовую книжку, сделайте в ней запись о приеме на работу, если работа у вас для него основная <10>.

Бывает, что у нового работника нет трудовой книжки. Тогда:

(если) он устраивается на работу впервые - заведите книжку в течение недели после приема его на работу <11>;

(если) трудовая книжка утеряна или повреждена - попросите работника написать заявление на выдачу ему новой книжки и оформите ее <12>.

Выдачу книжки отразите в приходно-расходной книге по учету бланков книжки и вкладыша в нее. Возьмите с работника стоимость ее бланка. Можно удержать эту сумму из дохода работника или попросить его оплатить наличными <13>. ККТ в последнем случае вам не понадобится <14>.

Если зарплата в вашей организации выплачивается в безналичной форме, то попросите работника написать заявление на выпуск зарплатной карты в вашем банке.

К сведению

Подробно об открытии банковских карт для новых работников рассказано в статье М.Г. Суховской "Пластиковая зарплата": журнал "Главная книга", 2012, N 7, с. 63.

--------------------------------

<10> Статья 66 ТК РФ.

<11> Пункт 8 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225.

<12> Статья 65 ТК РФ.

<13> Пункты 41, 42, 47 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225.

<14> Пункт 1 ст. 2 Закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ.

Заполните сведения о работнике в кадровой программе

В кадровой программе не забудьте заполнить личную карточку работника по форме N Т-2. Распечатайте ее и дайте подписать сотруднику.

Лицевой счет работника (форма N Т-54 или N Т-54а) со сведениями об окладе сотрудника сформируется автоматически после оформления личной карточки работника. Не забудьте также завести на новичка:

- налоговый регистр по учету доходов и НДФЛ <15>;

- карточку для учета сумм начисленных страховых взносов (есть рекомендуемая форма <16>).

--------------------------------

<15> Пункт 1 ст. 230 НК РФ.

<16> Письмо ПФР от 26.01.2010 N АД-30-24/691, ФСС РФ от 14.01.2010 N 02-03-08/08-56П.

Оформите СНИЛС, если у работника его нет

Анкету застрахованного лица по форме N АДВ-1, которую вы заполнили на нового работника, отправьте в свое отделение ПФР в течение 2 недель с даты заключения договора. Не забудьте приложить к ней:

- опись по форме N АДВ-6-1 "Опись документов, передаваемых страхователем в ПФР";

- диск (флэшку) с электронной версией документов, направляемых в отделение ПФР.

Забрав в отделении ПФР готовое страховое свидетельство работника с сопроводительной ведомостью, проверьте правильность содержащихся в нем сведений. Если в свидетельстве нет ошибок, то отдайте его работнику не позднее недели со дня получения, попросите его расписаться в сопроводительной ведомости и верните ведомость в отделение ПФР.

Внимание! Неправильное оформление или нехватка каких-то кадровых документов привлекут при проверке внимание трудинспектора, который может оштрафовать компанию и лично директора <17>.

А вот если в свидетельстве обнаружены ошибки, выдайте работнику для заполнения листок исправлений АДВ-9 или самостоятельно заполните его, а работник распишется в нем. Вместе с сопроводительной ведомостью и свидетельством с ошибками отправьте листок исправлений в отделение ПФР и ожидайте новое свидетельство.

* * *

Если с работником уже оформлен договор, а он не пришел на свое рабочее место в день, указанный в договоре как день начала работы, работодатель вправе даже не выяснять причину неявки. Независимо от того, уважительная она (к примеру, заболевание) или нет, можно в произвольной форме:

- составить акт о невыходе работника на работу в первый рабочий день;

- издать приказ об аннулировании трудового договора.

Если невыход на работу связан с болезнью, травмой человека, подтвержденной листком нетрудоспособности, выплатите ему пособие по временной нетрудоспособности со дня, когда он должен был приступить к работе, до дня аннулирования трудового договора, но не более чем за 75 календарных дней <18>.

--------------------------------

<17> Статья 5.27 КоАП РФ.

<18> Часть 2 ст. 5, ч. 4 ст. 6 Закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ.

М.А.Кокурина

Юрист

Подписано в печать

22.06.2012

Название документа

Статья: Комментирует эксперт

(Рощупкина Е.)

("Кадровик.ру", 2012, N 6)

Информация о публикации

Рощупкина Е. Комментирует эксперт // Кадровик.ру. 2012. N 6. С. 48 - 51.

Текст документа

"Кадровик.ру", 2012, N 6