§ 5. Організація документів на рівні справи

ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ на рівні одиниці зберігання, де наявні в її складі різні архівні документи, відбувається на двох рівнях: документному та аркушному. Для доку­ментів з паперовими носіями одиницею зберігання є справа.

Документний рівень організації на рівні справи передбачає таку її організацію, яка б фіксувала процес її створення, внутріш­ню структуру та правильну систематизацію наявних у ній документів.

Систематизація документів у межах одиниці зберігання здій снюється за такими ознаками:

• хронологічною - за датами документів;

• предметною (тематичною) - за змістом документів;

• номінальною - за видами документів;

• кореспондентською - назвами адресатів або адресантів;

• географічною - за історичними регіонами, адміністратин но-територіальними одиницями, географічними поняття ми, з якими пов'язаний зміст документів, їх автори і коро спонденти;

• авторською - за назвами підприємств, установ і організаці й, прізвищами та іменами осіб - авторів документів.

Як правило, документи групуються (систематизуються) не за однією ознакою, а тими ознаками, застосування яких визнані > найраціональнішим.

Систематизація документів закріплюється нумерацією ар кушів. Аркушний рівень організації одиниць зберігання забе.ч печує внутрішню організацію кожного з документів.

Таким чином, організація архівних документів проходиті. чотири етапи, які тісно пов'язані між собою і доповнюють один одного. Обов'язковою вимогою до всіх етапів організації архін них документів є її здійснення за науково-обгрунтованими оз наками з урахуванням особливостей документів і характеру ді яльності фондоутворювача.

ЗАПИТАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ:

1. Назвіть і охарактеризуйте рівні організації архівних до­кументів.

2. Що таке фондування і яке його призначення?

3. Які основні ознаки самостійності фондоутворювача?

4. Які чинники впливають на визначення хронологічних меж архівного фонду?

5. У чому полягає організація архівних документів на рівні системи архівних установ?

6. Як відбувається організація документів на рівні архівного фонду?

7. Як здійснюється організація спеціальних видів архівних документів у межах нефондових комплексів?

8. За якими ознаками здійснюється систематизація докумен­тів на рівні справи?