2. Организация данных в электронной таблице

2.1. Общие сведения

Документ Microsoft Excel, который пользователь видит на экране дисплея, называется рабочей книгой и хранится в виде файла со стандартным расширением ".xls". Рабочая книга состоит из рабочих листов, имена которых (Лист1, Лист2, …) показаны на ярлыках в нижней части окна рабочей книги. Щелкая по ярлыкам, можно переходить от листа к листу внутри рабочей книги. Для прокручивания ярлыков используются кнопки слева от горизонтальной координатной линейки:

• переход к ярлыку первого листа;

переход к ярлыку последнего листа;

• переход к ярлыку предыдущего листа;

переход к ярлыку следующего листа.

Одна из ячеек таблицы всегда является активной и выделяется рамкой. Чтобы сделать ячейку активной, необходимо клавишами управления курсором подвести рамку к этой ячейке или щелкнуть в нее мышью.

Для выделения нескольких смежных ячеек (блок ячеек) необходимо установить указатель мыши в одну из ячеек, нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, растянуть выделение на всю область. Для выделения нескольких не смежных групп ячеек следует выделить одну группу, нажать клавишу Ctrl и, не отпуская ее, выделить другие ячейки.

Чтобы выделить целый столбец или строку таблицы, необходимо щелкнуть мышью на его имени или номере строки. Для выделения нескольких столбцов или строк следует щелкнуть на имени первого столбца или строки и растянуть выделение на всю область. Для выделения нескольких листов необходимо нажать клавишу Ctrl и, не отпуская ее, щелкать на ярлыках листов.

Для ввода данных в ячейку необходимо сделать ее активной и ввести данные с клавиатуры. Данные появятся в ячейке и строке редактирования (рис. 2), расположенной над рабочим листом.

Рис. 2. Строка редактирования

Для завершения ввода следует нажать Enter или одну из клавиш управления курсором. Процесс ввода данных закончится, и активной станет соседняя ячейка.

Чтобы отредактировать данные в ячейке, необходимо:

• сделать ячейку активной и нажать клавишу F2 или дважды щелкнуть в ячейке мышью – в ячейке появится текстовый курсор, который можно передвигать клавишами управления курсором;

• отредактировать данные;

• выйти из режима редактирования нажатием клавиши Enter.

Примечание: перед выполнением любой команды Microsoft Excel следует завершить работу с ячейкой, т. е. выйти из режима ввода или редактирования.

Для отмены последней операции над данными необходимо в меню Правка выбрать команду Отменить… или щелкнуть кнопку . Если щелкнуть на стрелке рядом с этой кнопкой, то откроется список операций, выполненных в текущем сеансе. Щелкнув на имени одной операции, можно отменить ее и все операции, выполненные после нее.

Чтобы вернуть последнюю отмененную операцию, следует в меню Правка выбрать команду Повторить… или щелкнуть кнопку . Для просмотра отмененных операций следует щелкнуть на стрелке рядом с этой кнопкой.

2.2. Понятие ссылки. Типы данных

Рабочий лист представляет собой таблицу-сетку, состоящую из 256 столбцов и 65 536 строк. Столбцы именуются латинскими буквами (от A до Z, затем от AA до AZ, затем от BA и т. д.), а строки – натуральными числами. Ширина колонок и высота строк могут изменяться по желанию пользователя. Пересечения строк и колонок образуют ячейки (клетки) электронной таблицы, идентифицируемые с помощью имени колонки и номера строки, например: A1, DE127, W3025. Идентификатор ячейки называется также ее адресом или ссылкой на ячейку. Например, если ячейка находится в столбце F и строке 7, то она имеет адрес F7.

Каждая ячейка ЭТ может быть использована для хранения трех основных типов данных (при этом содержимое ячейки не является зафиксированным раз и навсегда и может изменяться: редактироваться, заменяться или уничтожаться, в том числе могут уничтожаться/добавляться целые строки, колонки и блоки – прямоугольные фрагменты ЭТ):

• для хранения текста;

• для хранения числа (частный случай представления числа, хранящегося в ячейке, – дата и/или время);

• для хранения формулы, которая определяет правило расчета информации, отображаемой при просмотре содержимого данной ячейки.

Последняя из трех перечисленных возможностей самая важная, поскольку пользователь видит в клетке ЭТ не формулу, а результат расчета по этой формуле.

Формула – это выражение, содержащее указания на операнды (числа, функции, ссылки на ячейки) и на выполняемые над ними операции. Для того чтобы ЭТ могла распознать, что содержимое ячейки представляет собой формулу, в табличном процессоре Excel требуется в начале формулы ставить символ "=".

В ЭТ Excel допустимы следующие арифметические операции, перечисленные в порядке убывания их приоритетов:

1) "^" – возведение в степень;

2) "*" – умножение и "/" – деление;

3) "+" – сложение и "–" – вычитание.

Если формула требует выполнения нескольких арифметических операций, то последовательность действий определяется приоритетами. В тех случаях, когда несколько операций одинакового приоритета следуют друг за другом, выполнение идет слева направо. Порядок выполнения операций, устанавливаемый приоритетами, можно изменить с помощью круглых скобок – выражения в скобках вычисляются в первую очередь. Если скобочные выражения вложены одно в другое, то наивысший приоритет имеет скобочное выражение наивысшей вложенности.

В следующем примере указан порядок выполнения арифметических операций в формуле:

_{2 3 1 6 7 4 5}

=(B12+C7–D10/2)*B8–(B8*2+B9)

Отмеченные ранее преимущества ЭТ определяются возможностью использования в качестве операндов формулы ссылок на другие ячейки ЭТ, т. е. ссылок на данные, хранящиеся в этих ячейках. В результате содержимое одной ячейки ЭТ может определять содержимое другой или множества других ячеек, причем изменение информации в одной ячейке ЭТ автоматически вызывает изменение во всех ячейках ЭТ, связанных с ней посредством формул. Таким образом, электронный документ реагирует на любое сделанное в нем изменение, при этом все расчеты гарантированно будут верны (конечно, если правильно записаны формулы).

Рассмотрим в качестве примера использования ЭТ приведенный на рис. 1 документ для расчета заработной платы. Его реализация в среде ЭТ приведена на рис. 3. Постоянной информацией в этом документе являются все тексты заголовков. Исходные данные – фамилии и инициалы работников (для расчетов не используются) в колонке A, величины их окладов – в колонке B и размер надбавок – в колонке C. Расчетной величиной является размер заработной платы – колонка D.

	A	B	C	D
1	Фамилия И. О.	Оклад	Надбавки (%)	Зарплата
2	Иванов И. П.	330	35	445,50
3	Петров П. А.	330	45	478,50
4	Мольков В. А.	500	20	600,00
5 6	Пашин Ю.Я.	200	20	240,00
	Яшин В. С	400	30	520,00
7			Итого:	2284,00

Рис. 3. Пример ведомости на зарплату, реализованной в среде ЭТ.

Для расчета заработной платы работника, сведения о котором находятся в строке 2, в ячейку D2 следует занести формулу:

=B2*(1+C2/100),

в ячейку D3 формулу:

=B3*(1+C3/100)

и т. д.

Для расчета суммарной заработной платы в ячейке D7 должна находиться формула:

=D2+D3+D4+D5+D6.

Разновидностью числовых данных, над которыми можно выполнять арифметические операции, являются данные типа "дата" и "время". При вводе даты и времени в соответствующем виде происходит их автоматическое распознавание и отображение должным образом. Дату можно ввести в привычной форме – 12.09.2000 или 12.09.00, а время – 12:23:47 (возможно установление других форматов представления даты и времени, например: 2000/12/09 и т. п.). Допустим ввод в одну ячейку ЭТ одновременно и даты и времени (разделителем между датой и временем служит пробел).

Д ата представляется в ЭТ как целое число дней, прошедших после 31 декабря 1899 года. Например, дате 01.01.1900 соответствует числовое значение 1. Время суток сохраняется в виде десятичной дроби (как число малых интервалов времени определенной длины, прошедших с начала суток). При хранении в одной ячейке одновременно даты и времени дате соответствует целая часть хранимого в ячейке числа, а времени – дробная часть.

Над данными типа "дата" и "время" могут выполняться арифметические операции, подобно тому, как это делается над числами, однако не всегда результат будет иметь содержательное значение. Так, разность между двумя датами есть число дней между ними, например: если в ячейке A1 хранится дата 03.01.99, а в ячейке B1 – дата 28.12.98, то разность A1–B1 будет равна 6. Дата плюс/минус целое число – новая дата, отстоящая от указанной на заданное количество дней. Так, сумма A1+65 будет равна 09.03.99, а разность A1–65 равна 30.10.98. Вряд ли имеет смысл перемножать даты или делить одну дату на другую, хотя формально эти операции будут выполнены.

Аналогичным образом осуществляется работа со временем.