2. Персонал

У кожному відділенні є менеджер, що відповідає за роботу цього відділення. В компанії постійно ведеться контроль за ефективністю роботи менеджерів: фіксується дата вступу на посаду, крім того йому виплачується кожного року компенсація транспортних витрат і кожного місяця премія, розмір якої залежить від ефективності роботи відділення.

В штат кожного відділення входить декілька робітниківінспекторів (або старший адміністратор). Інспектор відповідає кожноденну діяльність окремої групи співробітників (складається від 5 до 10 чоловік), які безпосередньо займаються здачею нерухомості в оренду. Для надання допомоги у виконанні адміністративних обов’язків в кожній групі є секретар.

Кожен співробітник має персональний (табельний) номер який є унікальним для всіх відділень компанії. Про кожного співробітника зберігається наступна інформація: прізвище, ім’я, адреса, номер телефону, дата народження, номер соціальної страховки, посада, річний заробіток і дата вступу на посаду.

Про секретаря зберігається додаткова інформація про швидкість друку на друкарській машинці.

Крім того, компанія також зберігає відомості про найближчих родичів (наслідників) співробітників: їх імена, прізвища, степінь спорідненості із співробітником компанії, адреса, телефон. Зберігаються дані тільки на одного найближчого родича кожного співробітника.

3. Об’єкти нерухомості, що здаються в оренду

Кожне відділення працює із об’єктами нерухомості, що здаються в оренду. Їм привласнюються номери, унікальні для всіх відділень. Зберігається інша інформація: повна назва адреси (вулиця, район, місто, почтовий індекс), телефон об’єкта, скільки кімнат і місячна орендна плата. Місячна орендна кожного року переглядається. Серед об’єктів, які здаються, більшість квартир, кожний об’єкт поручається певному співробітнику, який відповідає за роботу з ним. Кожен співробітник може відповідати не більше ніж за 10 об’єктів нерухомості одночасно.

При виключенні якогось об’єкта із списку нерухомості, що здається в оренду, компанія вимагає зберігати дані про цей об’єкт на протязі 3х років.

4. Володарі нерухомості.

Компанія керує нерухомістю приватних осіб (фізичних осіб) і інших компаній (юридичних осіб). Кожен володар об’єктів, що здаються, ідентифікуються власним номером, унікальним для всіх відділень. Також додається інформація про приватних осіб – володарів, яка включає ім’я і прізвище, адресу і номер телефону. Відомості про юридичних осіб включають назву компанії, тип діяльності, адреса представництва, телефон та ім’я контактної особи.

5. Клієнти/орендатори.

Коли клієнт вперше звертається у відділення компанії, про нього записують відомості: ім’я, прізвище, адресу, номер телефону, тип житла, який хочуть мати, а також максимальну орендну плату, яку клієнт згоден платити. Кожен клієнт (потенційний орендатор) отримує особистий номер, унікальний для всієї компанії. В компанії прийнято проводити співбесіди з усіма потенційними орендаторами, в результаті якого повинна бути отримана і збережена така інформація: дата бесіди, ім’я співробітника, що проводив співбесіду з клієнтом, і будьякі його коментарі про потенційного орендатора.

6. Огляд нерухомості.

У більшості випадків потенційний орендатор бажає оглянути одну або декілька нерухомостей. У відомості такого перегляду включають дату огляду об’єкта і довільні коментарі потенційного орендаря, які зроблені ним у відношенні цього об’єкта.

7. Реклама нерухомості.

Нерухомість, яку не вдається швидко здати в оренду, компанія рекламує в місцевих і загальнонаціональних газетах. По кожній зробленій рекламі зберігаються такі відомості, як номер об’єкта, що рекламується, дата і вартість реклами. У рекламних цілях використовуються лише певні газети, і компанія зберігає про них такі відомості: назва газети, адреса представників, номер телефону і факсу, а також ім’я контактної особи.

8. Договір про оренду.

Компанія несе відповідальність за визначення умов оренди в договорі на оренду клієнтом деякого об’єкта нерухомості. Запис по кожному заключному договору про оренду включає його номер, відомості про оренду, а також відомості про орендований об’єкт нерухомості, включаючи місячну орендну плату, спосіб оплати, суму задатку, відмітку про сплату задатку, дату початку і закінчення оренди, строк дії договору про оренду і відомості про співробітника, який склав даний договір про оренду. Мінімальні і максимальні строки дії договору про оренду рівні 3м місяцям і року відповідно. Номер договору унікальний для всіх відділень компаній. Клієнти компаній можуть орендувати як один, так і зразу декілька об’єктів нерухомості.