4.3 Функция координации

Функция координации, как и планирование, определяет целостность системы, точнее, ее устойчивость. Цель координации - сбалансировано упорядочить взаимодействие элементов системы. Исходя из табл.1.1 и подцелей функции координации, можно выделить внутри нее два направления деятельности – это определение показателей системных характеристик: согласованности и взаимоувязанности. Согласованность подразумевает увязку организационных показателей, в том числе реквизитов элементов между собой и с системой в целом а также их взаимодействий, сбалансированность плановых показателей, механизма управления и параметров контроля. Важен баланс не только показателей внутри одной функции, но и между ними. Это же относится к специальным функциям. В качестве показателей характеристики согласованности используется степень этого баланса. Поэтому цель данного направления - согласовать показатели работы системы.

Характеристика взаимоувязанности определяется наличием в системе связей. Цель второго направления - установить необходимые связи между элементами системы, а также с внешней средой. Таким образом, в процессе выполнения этой подфункции определяются типы связей в системе и их характеристики, в частности, адресность.

Учитывая, что предприятие можно рассматривать как элемент системы высшего порядка, следует увязывать его показатели с реквизитами других ее элементов, а также с показателями всей системы в целом. Если предприятие входит в состав системы экономики страны, то государство через свои институты побудит его к определенным подходам в установлении требуемых реквизитов, например, к исполнению функций по решению социальных и экологических задач в окружающей среде. Можно сказать, что показатели системных характеристик предприятия должны соответствовать требованиям рынка. Следовательно, если у элементов системы высшего порядка есть какие-то потребности, то удовлетворение некоторых из них и станет основной внешней функцией предприятия, его миссией. Для выполнения миссии предприятия необходимо осуществить сбалансированные с нею обеспечивающие и вспомогательные внешние функции. Например, поставки той или иной продукции предприятия связаны с проведением соответствующих работ по ее продвижению на рынок, доставки покупателю, послепродажного обслуживания и т.д.

Согласование показателей системы и ее элементов направлено на то, чтобы функционирование подразделений предприятия и их составляющих, включая работников, было ориентировано на выполнение его основной задачи. Именно с этой целью применяется метод построения деревьев цели для установления организационных показателей элементов системы. Исходя из этих данных, формируются согласованные показатели контроля.

Для баланса механизма управления требуется согласовать интересы участников работ (элементов системы) между собой, ориентировав их на достижение конечных результатов деятельности системы. Интересы работников необходимо задействовать функционально, чтобы они максимально отражались на результатах их деятельности. Поскольку выполнение процедур, операций и т.д. представляет единый процесс, следует исключить элементы соперничества и порождаемые ими разности интересов. Нужно путем обеспечения совпадения интересов добиваться сотрудничества и взаимопомощи при проведении работ. Однако наряду с этим необходимо при максимально возможном согласовании интересов развивать дух соревнования, то есть интересы сотрудников должны совпадать, но чуть-чуть различаться, учитывая их личностные особенности.

С другой стороны, необходимо увязать обязанности элементов и ответственности за них с уровнем воздействия стимулов и станции. Выше ранг обязанностей – больше степень ответственности. Поэтому, чем важнее результат деятельности, тем существенней следует ее активизировать через стимулы и санкции.

Для поддержания достигнутой согласованности при функционировании системы устанавливаются связи (каналы взаимодействия) между ее элементами. Связи между системами, то есть внешние связи, называются внесистемными, объединяющие элементы системы – внутрисистемными и внутри элементов – внутренними. Часть внутренних связей имеют своим продолжением внутрисистемные, а те, в свою очередь, могут плавно трансформироваться во внесистемные. По этим связям осуществляется взаимодействие предприятий, производственных подразделений и их составляющих.

Связи характеризуются определенными показателями. К основным можно отнести: тип связи, пропускная способность, скорость передачи, адресность и т.д. В зависимости от типа связи эти показатели имеют некую специфику, изучаемую в специальных дисциплинах. Тип связи определяется, прежде всего, тем, что по ней передается. При их изучении целесообразно объединить рассмотрение как самой связи, так и предмета передачи (коммуникации). Так, логистика выявляет особенности перемещения определенных материальных ресурсов по соответствующим связям. Информационные коммуникации рассматриваются в теории информации.

Связи по типу делятся на материальные, информационные, психологические. Материальные связи служат для перемещения ресурсов. К ним относятся транспортные связи, линии передач энергии. В некоторых случаях сами ресурсы, как правило, не передаются, а дается информация об их перемещении. К таким ресурсам относятся финансы. Для передачи информации используются различные каналы, виды которых более детально будут описаны при рассмотрении функции информационного обеспечения управленческой деятельности.

Значительным объемом информации обмениваются при личном общении. Причем она может носить вербальный и невербальный характер. Невербальная и частично вербальная информация поступает по психологическим связям. Их можно отнести к особому виду информационных связей. По ним информация чаще всего передается в виде жестов, взглядов, интонаций, акцентов на отдельных словах и выражениях, определенных поступков и т.п. Психологические связи возникают между людьми в процессе совместной деятельности. Они могут выступать в виде наличия или отсутствия взаимопонимания между сотрудниками, то есть иметь положительный или негативный характер. С целью оптимизации деятельности социально-экономической системы следует налаживать и укреплять первые и принимать меры по устранению последних. То же одновременно выполняется в процессе мотивации.

К важнейшему показателю, характеризующему связь, относится адресность. Адресность – это реквизиты взаимодействующих элементов и направление воздействия между ними, то есть, кто из них есть субъект и объект этого воздействия. Соответственно различают прямые и обратные связи. По прямым связям осуществляется воздействие на объект, по обратным от объекта к субъекту поступит то, что получилось в результате, либо информация о нем, например, товар после оплаты или показатели системы после управляющего воздействия.

Субординационные (вертикальные) связи направлены от управляющей подсистемы к управляемой (прямые) или наоборот (обратные). Координационные связи (горизонтальные) связывают равные по рангу элементы. Координационные связи также могут быть прямыми и обратными.

Кроме того связи разделяются на детерминированные и недетерминированные. В первом случае адресность достаточно определена. В ней четко просматривается причинно-следственный характер воздействий. Во втором случае адресность вследствие неполной информации об объекте и субъекте воздействия или о них обоих имеет некоторую неопределенность. Причинно-следственный характер взаимодействий в данных связях часто трудно установить.

В недетерминированных связях не всегда можно определить, кто же в данный момент времени выступает в качестве субъекта, а кто объекта. Так, рынок (потребители) определяют условия поставки продукции производителем, а его действия в свою очередь оказывают определенное влияние на рынок. Другая неопределенность в недетерминированной связи – невозможность достаточно точно установить показатели характеристик объекта и субъекта. Подобное наблюдается в связях предприятия с поставщиками и потребителями. В худшем случае такие показатели могут быть совсем неизвестны. Кроме того изменения этих характеристик не всегда прогнозируемы. Например, при рекламном воздействии очень трудно учесть все характеристики конкретного человека.

Отсюда вытекает необходимость дублирования недетерминированных связей. Дифференцируя те или иные объекты воздействия на узкие группы в соответствии с подобностью их показателей (похожее осуществляется при сегментации рынка), можно вместо одной наметить группу связей, более точно нацеленных на конкретных контрагентов. Аналогично, например, тому, что чем больше удочек будет размещено у водоема (до определенных пределов) и чем выше степень соответствия наживки вкусам конкретных видов рыб в нем, тем больше улов и определеннее набор видов выловленных рыб.

Координация, как и другие функции, выступает в форме постоянной, постоянно-временной, временной и текущей функции. Соответственно это относится как к согласованности, так и к связям.

В системе процесса управления также необходимы согласованность между показателями стратегических, тактических, оперативных и регулирующих управленческих циклов и наличие соответствующих информационных связей.

Итак, координация есть согласование, приведение в соответствие действий подразделений предприятия и установление взаимосвязей между ними. Оптимальное взаимодействие и согласованность их функционирования возможны при соответствующей мотивации этих процессов.