Глава 6. Вспомогательные функции управления

В процессе своего проявления вспомогательные функции обеспечивают выполнение задач: создать нормальные условия функционирования подсистемы управления, правильно и своевременно оформить документы и передать их исполнителям.

В составе этих задач можно выделить два направления деятельности:

• ремонт и обслуживание вычислительной и организационной техники и служебных помещений;

• делопроизводство.

Для ремонта и обслуживания вычислительной и организационной техники на предприятиях имеются специальные службы или привлекаются соответствующие фирмы, которые часто имеют связь с продуцентами такого оборудования и требуемого математического и программного обеспечения, что гарантирует высокое качество работ. Ремонт и обслуживание служебных помещений обычно осуществляется службами, общими для всего предприятия.

Без хорошо налаженного делопроизводства невозможно достаточно эффективно осуществлять процесс управления. Государственная система документационного обеспечения устанавливает единые требования к делопроизводству, включая условия применения современной вычислительной техники.

Делопроизводство состоит из двух процессов: документоведения и документооборота.

Документоведение – процесс фиксации информации в виде управленческой документации, то есть оформление документов.

Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. В настоящее время все большее распространение получает электронная форма документа. С одной стороны, документ выступает носителем информации – основы принятия управленческого решения, с другой как средство его фиксации.

Существуют четыре типа документов. Под типом понимается группа однородных видов документов. Виды – это совокупность определенных документов.

Типы документов бывают:

• справочно-информационные;

• организационно-распорядительные;

• планово-экономические;

• юридические и кадровые.

К справочно-информационным, относятся такие виды документов, как: служебные письма (телеграммы, факсы, телефонограммы и т.д.), справки, записки (служебные, докладные, объяснительные), акты, протоколы, отчеты о работе и т.п. Справочно-информационные документы – это носители информации, на основании которой принимаются решения.

Организационно-распорядительные документы определяют порядок функционирования и развития предприятия. В их состав входят следующие виды документов: приказы, устав, положения о подразделениях, должностные инструкции, структура предприятия, порядок формирования временных структур, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, инструкции по организации и охране труда и т.д.

Структура планово-экономических документов включает в себя такие виды как: планы, бизнес-планы, бухгалтерские документы, ценные бумаги и т.п. Ими руководствуются в своей деятельности сотрудники предприятия.

Юридические и кадровые документы отражают вопросы взаимоотношения предприятия со своими работниками и другими организациями. Они объединяют документы в виде договоров, контрактов, трудовых книжек, заявлений и приказов о приеме, переводе и увольнении с работы, квалификационных моделей, арбитражных, исковых, претензионных и иных правовых актов.

Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов – реквизитов. ГОСТ Р6.30-2003 предусматривает 30 реквизитов (дата, подпись, резолюция, грифы утверждения и согласования и т.д.) и устанавливает порядок их размещения на бланке документа.

На каждом предприятии могут быть разработаны внутренние нормативно-методические материалы по оформлению документов, которые охватывают вопросы, не нашедшие отражение в ГОСТе.

Документооборот – это процесс обращения документов на предприятии. С точки зрения документооборота документы можно подразделить на входящие, исходящие и внутренние. Каждый из них имеет свои особенности движения внутри организации.

Входящие документы, поступающие в организацию извне, проходят следующие этапы:

• получение и первичная обработка;

• предварительное рассмотрение;

• регистрация;

• рассмотрение документов руководителем;

• передача документов соответствующим работникам предприятия;

• контроль исполнения;

• подшивка исполненного документа в дело;

• передача в архив.

Исходящие документы, отправляемые из организации во внешний мир, имеют другой алгоритм документооборота:

• подготовка документа;

• визирование проекта документа, его согласование;

• подписание (утверждение) документа;

• регистрация;

• отправка документа адресату;

• подшивка копии документа в дело;

• передача в архив.

Обычно внутренние документы на стадии их подготовки и оформления имеют порядок прохождения, соответствующий исходящим, а при использовании – входящим. Внутренние документы в составе нисходящего потока информации проходят по таким этапам:

• подготовка документов;

• визирование проекта документа;

• подписание;

• регистрация;

• размножение и передача документа заинтересованным лицам;

• контроль исполнения;

• подшивка исполненного документа в дело;

• передача в архив.

Для документов восходящего потока перечень этапов несколько меняется:

• подготовка документов;

• рассмотрение документа руководством (наложение резолюции);

• передача документа исполнителям;

• контроль исполнения;

• подшивка исполненного документа в дело;

• передача в архив.

Надо отметить, что не всегда тот или иной документ проходит все перечисленные этапы. В некоторых случаях документ не рассматривается руководством, иногда нет необходимости его визировать или подшивать в дело и передавать в архив и т.д.

Для наиболее устойчивых потоков документооборота на предприятии создаются органиграммы, регламентирующие порядок и сроки прохождения документов. Они представляют собой графическую модель, связывающую процедуры и операции этих процессов, их входные и выходные параметры и распределение по исполнителям.

В настоящее время многие процессы делопроизводства автоматизированы. Если предполагается неоднократное использование документа, он проходит полную обработку на всех этапах информационного цикла, попадая в соответствующий файл базы данных. По запросам осуществляется его поиск и передача пользователю АИПС (подсистемы АСД).