4.5. Функция контроля

Своевременно выявить рассогласования в работе системы – такова цель функции контроля. В качестве рассогласования можно рассматривать как абсолютные различия показателей, так и отличия в тенденциях их изменения. В первом случае фиксируется уже сложившаяся, часто неблагоприятная, ситуация, а во втором только сигнал об изменениях направлений развития системы, то есть о возможности ее возникновения, что позволит заранее подготовить необходимое управленческое решение, и предотвратить нежелательное течение событий. Неблагоприятная ситуация – наличие заметных рассогласований плановых, действительных или эталонных показателей.

В процессе контроля следует определить показатели двух характеристик системы: стабильности и динамичности. Характеристика стабильности оценивается частотой и величиной отклонения показателей системы от запланированных и окружающей среды от прогнозируемых, а также частотой перемены знака интенсивности их изменения. Вторая включает в себя показатели адаптивности и инерционности системы.

Для определения показателей стабильности необходимо:

1. Обеспечить с соответствующей точностью замеры параметров функционирования системы и окружающей среды:

• выявить перечень замеряемых параметров;

• установить точность замеров;

• определить допустимые пределы отклонений замеряемых параметров;

• разработать регламент (систему) проверок.

2. Осуществить своевременную регистрацию параметров функционирующей системы и окружающей среды:

• замерить параметры системы;

• обработать полученные данные;

• выдать результаты контроля руководству.

Следует различать замеряемые параметры и контролируемые показатели. В состав последних могут входить как замеряемые параметры, так и их производные, получаемые в результате обработки, например, прибыль предприятия.

Показатели динамичности (адаптивность и инерционность) в настоящее время практически крайне редко подвергаются контролю, хотя они в условиях рынка играют важнейшую роль в оценке качества управления предприятием. Их замеры не представляют трудности. Единственным сложным аспектом при этом можно считать то, что на практике не всегда с большой точностью определяется момент возникновения раздражающего фактора. Очевидно, как говорилось ранее, таким моментом может стать временнáя точка, когда интенсивность изменения одного или нескольких основных показателей работы предприятия или окружающей среды начинает уменьшаться (изменяться).

Контроль можно подразделить на вне- и внутрисистемный. Внесистемный контроль должен обеспечивать отслеживание параметров систем, куда входит данное предприятие, то есть внешней среды. Перечень замеряемых параметров зависит от видов компонентов или элементов названных систем, с которыми оно взаимодействует и связей, используемых для этого.

Объем замеряемых параметров для внутрисистемного контроля обосновывается совокупностью необходимых системных показателей функционирования предприятия и его подразделений.

Перечень замеряемых показателей определяется, прежде всего, видом контроля и задачами, которые он решает.

Точность замеров и допускаемые пределы отклонения показателей оговаривается в решениях руководящих органов. Их действие ограничено по времени, по истечению определенного срока они подлежат пересмотру. Точность замеров лежит в пределах допускаемых отклонений, но в то же время она не должна быть чрезмерной. Иначе возможна фиксация мельчайших колебаний того или иного параметра, что затруднит его последующий анализ.

Регламент проверок – это документ, в котором приводится описание контроля, т.е. самого процесса, и подсистемы контроля на предприятии. Описание системы процесса контроля включает в себя: его конкретную цель, направления, связи с другими аналогичными системами, реквизиты ее элементов, их взаимодействия.

Цель системы процесса контроля не только в том, чтобы выявить рассогласования в работе предприятия, их величину, частоту появления, а также насколько изменяется интенсивность течения этих показателей и как скоро эти рассогласования могут быть устранены. Понятно, что чем чаще появляются рассогласования и чем они существеннее, тем менее надежна система. О надежности системы свидетельствует и частота изменения интенсивности протекания показателей ее характеристик. Если снижение этой интенсивности вызвано неэффективностью управления системой, то ее повышение – результат управляющего воздействия. Когда такие воздействия следуют слишком часто, то значит система недостаточно надежна.

Направления контроля определяются специальными функциями управления. К ним, как говорилось ранее, относятся управление основным производством, развитием предприятия, финансовыми потоками, качеством и т.д. Внутри каждой специальной функции имеется контроль, как, впрочем, и другие общие функции управления. Необходимо при разработке регламента контроля установить взаимосвязь между отдельными направлениями контроля, его видами, а также другими общими функциями управления (планирование, организация и т.д.).

В структуру системы процесса контроля входят элементы, определяемые его видами: текущий, временно-постоянный и постоянный.

Текущий вид контроля представляет собой мониторинг изменения ограниченного круга показателей, позволяющих оценить общее состояние системы (предприятия), отдельных направлений ее деятельности, элементов. Мониторинг окружающей среды (внесистемный контроль) предназначен для определения таких показателей, как объем продаж, конкурентоспособности продукции, выполнения договоров поставки продукции на рынок и получения необходимых товаров и услуг.

Говоря о показателях конкурентоспособности продукции, надо отметить, что они достаточно многоаспектны. При этом необходимо не только оценивать уровень конкурентоспособности продукции, выпускаемой данным предприятием, в сравнении с изделиями или услугами других фирм, но и отслеживать достижения науки и техники, использование которых может привести к заметному улучшению таких показателей.

Мониторинг показателей самой системы (внутрисистемный контроль) предполагает установление таких параметров, как: объем доходов и затрат, а также издержек на производство продукции. По отдельным направлениям в процессе текущего контроля фиксируются основные показатели их работы в соответствии с установленной целью. Так, для развития предприятия следует установить, в какой степени освоение новой техники и нововведений повлияло на уровень конкурентоспособности его продукции.

Оперативный внутри- и внесистемный контроль обычно проводится при использовании формальных и формально-функциональных воздействий административных методов управления.

Временно-постоянная функция контроля ориентирована на фиксацию показателей выполнения тактических задач системы. Это наиболее детальный анализ предприятия и показателей окружающей среды. Внутрисистемный контроль должен обеспечить выявление всех параметров, позволяющих провести анализ оптимальности структуры предприятия (системный анализ), качества планирования и координации работ, эффективности механизма управления и функционирования системы в целом, по направлениям (анализ финансово-экономичной деятельности), а также ее элементов и т.д. Тактический внесистемный контроль представляет сведения о том, насколько прогноз показателей окружающей среды оказался точным. В результате такого контроля выявляется состояние предприятия по завершению выполнения программы (решения тактических задач) и его положение на рынке. Для этого неплохо использовать такие методы, как SWOT-анализ, исследования с помощью матрицы Бостонской консалтинговой группы. На основе полученных данных уточняются задачи следующей тактической стадии продвижения системы к стратегической (генеральной) цели.

В процессе постоянного контроля устанавливается степень соответствия протекания показателей системы, то есть интенсивности их изменения, стратегии развития системы. Кроме того определяют, насколько имеющиеся возможности рынка способствуют или препятствуют определенным тенденциям протекания указанных показателей. Если эти возможности (заметное изменение спроса, появление новых разработок и т.д.) заметно отличаются от прогнозируемых, то, очевидно, следует подумать об изменении стратегии. Таким образом, результаты постоянного контроля дают ориентиры для стратегических подходов к управлению системой.

К особенностям функции контроля следует отнести то, что, если в процессах текущего и временного контроля выявляются существенные рассогласования в работе системы, то возникает необходимость досрочного (до окончания тактической стадии развития системы) проведение более сложных форм контроля, например, анализ финансово-экономической деятельности предприятия. Понятно, что, прежде всего, данное явление свидетельствует о некачественной работе подсистемы управления и потребуется уделить пристальное внимание изучению результатов ее деятельности.

Как показывает опыт, применение жесткого, тотального контроля не способствует эффективной работе. За рубежом в соответствии с международными стандартами ИСО 9000-2000 все больше фирм переводят свои подразделения на режим самоконтроля. Механизм управления задействован таким образом, что работникам выгодно работать с высоким качеством. Это позволяет некоторым японским фирмам обеспечить такой уровень самоконтроля, что они могут гарантировать полное отсутствие дефектов во всей своей продукции. В данном случае функция контроля становится составляющей управления самонастраивающихся подразделений.

Обработка информации, полученной в результате контроля, ее передача по каналам обратной связи руководству с предварительным документальным оформлением осуществляется путем выполнения обеспечивающих и вспомогательных функций управления.