Четвертый этап: разработка фирменного бланка организации.

Фирменный бланк компании — это форматированный лист бумаги с реквизитами компании, который оформлен в одном стиле с логотипом, фирменными знаками и цветовыми сочетаниями фирмы. Обычный формат фирменного бланка - А4, но в отдельных случаях изготавливаются фирменные бланки меньших или больших форматов.

Фирменный бланк — неизменный элемент документооборота, который дополняет уже созданное впечатление о компании. В деловых кругах наличие собственного бланка фирмы придает ей дополнительный авторитет среди партнеров.

Фирменный бланк предназначается для оформления как внутренней, так и внешней корреспонденции предприятия - на фирменном бланке обычно печатают различные распоряжения, приказы, коммерческие предложения, почтовые отправления и т.д. Кроме того, фирменный бланк помогает запомнить и отыскать Вашу фирму, ведь среди множества деловых бумаг непросто отыскать нужную. Фирменный бланк с Вашим логотипом и реквизитами придаст весомости отпечатанным на нем документам и не только выделит их из множества других бумаг, а также лучше тысячи слов подчеркнет солидность и надежность Вашей компании и привлекательность делового сотрудничества с ней.

Особенностью правильно составленного фирменного бланка является то, что нанесенные логотипы и фирменные знаки не мешают восприятию информации. Кроме того, фирменный бланк должен отвечать общепринятым правилам оформления документов.

Оформление фирменного бланка — дело ответственное и требует соблюдения некоторых правил и требований. Так, фирменный бланк обязательно должен содержать название фирмы, ее регистрационный номер и дату регистрации, адрес, контактный телефон и факс.

Так, например, на австрийских фирменных бланках по закону должны присутствовать следующие данные:

• название фирмы,

• в случае частного предприятия – имя владельца,

• правовая форма,

• адрес,

• номер записи в торговом реестре и указание торгового суда,

• если предприятие находится в процессе ликвидации – соответствующая пометка.

Использование этих данных обязательно на всех деловых письмах и бланках заказов, причем не только на бумажных, но и на электронных, а также на интернет-сайтах.

Оформление чисел на бланках

На одном бланке могут одновременно размещаться логотип с названием фирмы, виды деятельности предприятия, номера телефонов, номер факса, адрес электронной почты и веб-сайта, почтовые адреса, номер записи в торговом реестре, номер налогоплательщика, название банка, банковские коды и номера счетов.

Номер телефона и факса

Норма DIN 5008 с 2001 года больше не предусматривает пробелов в номере телефона или факса. Код города не ставится в скобки и не отделяется от номера дробью, а только пробелом:

Tel.: 01 2345678.

То же самое относится к коду страны:

Tel.: +43 1 2345678.

Добавочный номер отделяется от основного дефисом:

Tel.: 01 2345678-90.

Если у номера есть выраженная структура, для удобства чтения и запоминания можно цифры группировать. Основной номер также можно выделить более жирным шрифтом или другим цветом.

Вся эта информация позволяет быстро связаться с компанией в случае необходимости, а также подтверждает законность ее существования, повышая, таким образом, доверие потенциальных клиентов и партнеров.

При размещении на фирменном бланке логотипа следует оставлять достаточно свободного пространства вокруг него, так как это влияет на эффективность его воздействия. Такое свободное пространство называется запретной зоной. В нее не должны попадать ни шрифт, ни графическое изображение, ни границы объекта, на котором располагается логотип.

Чтобы не допустить ухудшения разборчивости или удобства восприятия логотипа, следует избегать уменьшения допустимого минимального размера. Минимально допустимые размеры для офсетной печати на бумаге — 20 мм в ширину. Другие менее точные виды печати, например, трафаретная/растровая печать на пластике/пластмассе, требуют более крупных размеров для того, чтобы специфика печати не влияла на удобство восприятия.

В большинстве случаев следует использовать цветную версию логотипа на светлом (желательно белом) фоне. При выборе другого цвета следует учитывать, что логотип запрещено размещать на фоне, состоящим из цветов, которые близки к цветам логотипа, или создают с ним слабоконтрастное изображение. Логотип не допускается размещать на сложном фоне, содержащем растровую графику или текстуру. Следует всегда контролировать правильное использование цвета по шкале Pantone Formular Guide.