3.5. Создание и оформление таблиц в Microsoft Access

Создание и оформление таблиц возможно в трех режимах: либо с помощью конструктора, либо с помощью мастера создания таблиц, либо непосредственным заполнением показанной по умолчанию таблицы (для этого меняем название полей на названия столбцов вашей таблицы). Режим создания таблицы выбираем следующим образом (рис.17).

Рисунок 17 – Выбор режима

В режиме простого ввода данных с помощью правой кнопки мыши при нажатии на столбец добавить поле, выбираем добавить столбец. Добавляем необходимое количество столбцов, и переименовываем так же с помощью правой клавиши мыши – переименовать (рис.18).

Рисунок 18 – Ввод данных в таблицу

В режиме конструктора меняем поля на название ваших столбцов таблицы и проставляем соответствующий тип данных. Тип данных и размер поля определяются в соответствии с конкретными значениями таблицы, причем размер поля определяется по максимальному значению в этом поле.

Размер поля типа «текстовый» определяется максимальным числом символов в значениях данного поля и в Microsoft Access должен находиться в пределах от 0 до 255. Если число вводимых символов больше, то происходит усечение до 255 символов.

Размер поля типа «числовой» зависит от его подтипа и устанавливается в соответствии с табл. 1.

Таблица 1

Определение размера поля типа «числовой»

Подтип	Описание числа	Размерность, байт
Простое число	Целые положительные 0...255	1
Целое	Целые - 32 768 + ... + 32 767	2
Длинное целое	Целые - 1 147 483 648 + ... + 1 147 483 647	4
Одинарное с плавающей запятой	-3,4- 10 +38+ ...+3,4- 10 +38 с точностью до 7 знаков	4
Двойное с плавающей запятой	- 1,797 -10+308 + ... + 1,797 -10+38 с точностью до 17 знаков	8
Действительное	-10+28- 1+... + 10+28-1	12

Тип данных «MEMO» предназначен для хранения больших текстовых данных суммарной длиной до 64 тыс. символов.

Этот тип данных может быть использован для описания различных объектов и процессов.

Тип данных «счетчик» в качестве значений содержит последовательно возрастающие на единицу или псевдослучайные числа. Значения таких полей создаются автоматически, и изменить их нельзя. Поля этого типа можно использовать в качестве ключевого.

Тип данных «логический» может содержать одно из двух возможных значений истина (1) или ложь (0) и обычно используется в логических выражениях. Например, сведенья о детях – есть или нет.

Тип данных «денежный» предназначен для хранения данных с точностью до 15 цифр в целой части и до 4 в дробной, отражающих денежные значения, и используется для предотвращения округления во время вычислений.

Тип данных «дата/время» используется при хранении даты и времени в специальном числовом формате. Удобство заключается в том, что с такого типа полями можно проводить вычисления.

Тип данных «поле объекта OLE» относится к виду данных «Объекты произвольного типа» и может содержать рисунки, диаграммы, звукозапись, рабочий лист электронной таблицы и другие объекты данных OLE из приложений Windows.

Тип данных «гиперссылка» предназначен для представления вида данных «Адреса Web- и других HTML-документов». Поле этого типа содержит адреса Web-страниц, которые могут быть Web-страницами Интернета или локально храниться на персональном компьютере или сети.

При использовании типа данных «мастер подстановок» создается столбец подстановок, в котором отображается список возможных значений для данного поля.

После создания таблиц, необходимо установить связи между ними. Виды связей рассматривались выше. Для создания схемы связей воспользуемся следующей командой Режим таблицы – Схема данных (рис.19).

Рисунок 19 – Схема данных

Далее добавляем все действующие таблицы и создаем между ними связи с помощью изменения связей – выбора полей, по которым происходит связь (рис.20).

Рисунок 20 – Создание связей данных