2.2.5. Свойства объекта – таблица

В первом поле мы согласились со всеми установленными по умолчанию значениями свойств. В общем случае, если у вас нет необходимости что-либо менять, просто перейдите к другому полю, но иногда возникает необходимость настроить некоторые свойства. Например, предположим, что вы хотите определить, как будет вводиться и отображаться на экране дата в таблице или форме. Или, возможно, вы захотите, чтобы Access подставлял дату автоматически, облегчая заполнение записи. В этом случае надо изменить свойства поля.

1. В последней строке в столбце Имя поля введите Дата заказа.

2. Нажмите tab, чтобы перейти к столбцу Тип данных.

3. Раскройте список и выберите в нем тип Дата/время.

4. Щелкните на поле Формат поля в области свойств в нижней части окна.

5. Раскройте список, и вы увидите доступные форматы даты и времени.

6. Выберите Краткий формат даты. Это определяет вид даты после ввода.

7. Щелкните на поле Маска ввода и введите 99.99.00. Это определяет способ ввода даты. Цифра 9 означает, что в этой позиции может быть цифра или пробел, но при этом она не является обязательной.

8. Щелкните на поле Подпись и введите Дата заказа. В режиме таблицы и при создании форм и отчетов в качестве подписи поля будет значиться «Дата заказа», а не имя поля. При вычислениях и составлении выражений можно будет использовать настоящее имя поля.

9. Щелкните на поле Значение по умолчанию и введите =Date(). Эта функция при создании новой записи автоматически поместит в поле текущую дату.

А теперь подробнее разберем свойства полей.

А). Настройка свойств полей

Свойства определяют параметры ввода, отображения и хранения данных. Набор свойств, выводимый в окне, зависит от типа поля. У некоторых есть значения по умолчанию, а у других они отсутствуют. Двигайтесь дальше, если вы не хотите обременять себя настройкой свойств, но они обеспечивают больший контроль над базой данных и гарантируют корректный ввод данных. Здесь приведены обобщенные сведения о свойствах полей в Access. Запомните только, что не у всех типов полей будут все свойства.

• Размер поля: для текстовых и числовых полей. Для текстовых полей число символов в поле варьируется от 1 до 255 (по умолчанию - 50). Для числовых полей выбирается один из типов - Байт, Целое, Длинное целое, С плавающей точкой (4 байт), С плавающей точкой (8 байт), Код репликации.

• Байт: может содержать числа в диапазоне от 0 до 255.

• Целое и Длинное целое: числа без дробной части. Целое включает диапазон от -32768 до 32768; Длинное целое - отрицательные и положительные числа до 2 миллиардов.

• С плавающей точкой (4 байт) (Single) и с плавающей точкой (8 байт) (Double): числа с дробной частью. Первое - до 10 в 38 степени, второе -до 10 в 308 степени.

• Код репликации: используется для ключевых полей таблиц, находящихся в Портфеле. Последний позволяет синхронизировать файлы на различных компьютерах для поддержания их актуальности (реплики), например, на настольном и переносном компьютерах.

• Формат поля: Определяет вид информации на экране и при печати. Для текстовых полей наиболее часто содержит символ >, преобразующий все строчные символы в заглавные.

• Число десятичных знаков: число разрядов после запятой для числовых и денежных полей.

• Новые значения: для счетчика можно выбрать последовательные (1, 2, 3...) или случайные (зачем?).

• Маска ввода: указывает формат, в котором будут вводиться данные.

• Подпись: более полное описание поля, предназначенное для форм и отчетов. Используется, когда имя поля оказывается слишком кратким (по размеру столбца) и отвечает соглашениям об именах полей в других системах управления базами данных.

• Значение по умолчанию: данные, автоматически появляющиеся в поле, но доступные изменению в режиме таблицы или в форме. Запись =Date() - специальная функция, указывающая Access вставить в поле текущую дату. Если все ваши клиенты живут в Санкт-Петербурге, укажите в свойствах поля Город значение по умолчанию «Санкт-Петербург».

• Условие на значение: логическое выражение, определяющее реакцию Access на введенное значение.

• Сообщение об ошибке: сообщение, появляющееся в случае, если информация в поле не отвечает условию, заданному в предыдущем свойстве.

• Обязательное поле: определяет, необходимо ли вводить в поле значение.

• Пустые строки: это слишком сложно, чтобы объяснять сейчас; мы вернемся к ним позднее.

• Индексированное поле: определяет, нужно ли создавать индекс для ускорения поиска.