1.8. Использование справочника Access
Выберите в меню Справка (Help) пункт Справка по Microsoft Access (Microsoft Access Help). Если помощник отключен, на экране появится окно справки (рис.1.8). Если помощник включен, он появится на экране. Чтобы открыть окно справки, щелкните на одном из действий, предлагаемых помощником.
Если в окне справки не отображаются вкладки Содержание, Мастер ответов и Указатель, нажмите кнопку Показать.
Найдите интересующую вас информацию, используя все три вкладки на левой панели в окне справочника. Для работы с содержанием справки перейдите на вкладку Содержание. Для ввода вопроса в окне справки перейдите на вкладку Мастер ответов. Для выбора из списка ключевых слов или поиска по конкретным словам перейдите на вкладку Указатель.
Добавляйте ключевые слова в окне поиска, чтобы сузить список найденных разделов.
Чтобы просмотреть алфавитный перечень используемых в Access понятий и терминов, выберите на вкладке Содержание раздел Вызов справки и в нем — Словарь терминов Microsoft Access. Щелкнув кнопкой мыши, откройте список терминов и статью, описывающую интересующий вас термин.
Чтобы временно скрыть помощника, выполните команду Скрыть помощ- ника из меню Справка.
Чтобы вернуть помощника, выберите команду Показать помощника.
Для отключения помощника на весь сеанс работы в Access в выноске помощника нажмите кнопку Параметры и на вкладке Параметры снимите флажок
Использовать помощника. Если выноска у помощника отсутствует, щелкните на нем.
Рис.1.8. Окно справки
Чтобы просмотреть подсказку для команды меню, кнопки панели инструментов или области экрана, выберите в меню Справка пункт Что это такое?, а затем щелкните на элементе, сведения о котором требуется просмотреть.
Чтобы просмотреть подсказку о параметре диалогового окна, нажмите в диалоговом окне кнопку с вопросительным знаком, а затем щелкните на нужном параметре.
Чтобы просмотреть название кнопки на панели инструментов, задержите указатель мыши на нужной кнопке, пока не отобразится ее название
Лабораторная работа №13.
Тема 2. Создание базы данных и объектов типа “таблица” в среде ms Access. Определение связей между таблицами, задание схемы базы данных
Цель работы. Изучение процесса проектирования базы данных и создания объектов типа "Таблица" с помощью Конструктора и с помощью Мастера, освоение методов задания свойств полей таблицы и манипуляций с ними, заполнение таблицы данными и редактирование; изучение способов экспорта - импорта данных из других баз данных, в том числе иной архитектуры, из текстовых файлов; изучение стандартной панели инструментов для окна Схема данных, освоение способов определения связей между таблицами.
2.1.Теоретические сведения
Базы данных — это совокупность сведений (о реальных объектах, процессах, событиях или явлениях), относящихся к определенной теме или задаче, организованная таким образом, чтобы обеспечить удобное представление этой совокупности как в целом, так и любой ее части.
В реляционной системе управления базами данных (СУБД) класса Access, каждую базу данных следует строить на основе некоторого набора задач или функций.
Реляционная база данных - это множество взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определенного типа. Другими словами, Access – это реляционная система управления базами данных, в которой выполняются два условия:
Данные воспринимаются пользователем как таблицы (и никак иначе);
В распоряжении пользователя имеются операторы (например, для выборки данных), которые генерируют новые таблицы из имеющихся.
Таблицы в реляционной системе являются логическими, а не физическими структурами.
Для работы с данными используются СУБД. Основные задачи, решаемые СУБД — это определение данных (описание структуры баз данных), обработка данных и управление данными.
Прежде чем заносить данные в таблицы, нужно определить структуру этих таблиц. Под этим понимается не только описание наименований и типов полей, но и ряд других характеристик (например, формат, критерии проверки вводимых данных). Кроме описания структуры таблиц, обычно задаются связи между таблицами.
Любая СУБД позволяет выполнять четыре простейшие операции с данными:
добавлять в таблицу одну или несколько записей;
удалять из таблицы одну или несколько записей;
обновлять значения некоторых полей в одной или нескольких записях;
находить одну или несколько записей, удовлетворяющих заданному условию.
Каждая строка таблицы включает данные об одном объекте (например, клиенте, автомобиле, документе), а столбцы таблицы содержат различные характеристики этих объектов — атрибуты (например, наименования и адреса клиентов, марки и цены автомобилей). Строки таблицы называются записями; все записи имеют одинаковую структуру — они состоят из полей, в которых хранятся атрибуты объекта. Каждое поле записи содержит одну характеристику объекта и имеет строго определенный тип данных (например, текстовая строка, число, дата). Все записи имеют одни и те же поля, только в них содержатся разные значения атрибутов.
Создание базы данных - одно из простейших действий в Access. При запуске Access выберите в начальном окне пункт Новая база данных. Если вы по ошибке выбрали Запуск мастера, то выберите шаблон Новая база данных. Появится окно Файл новой базы данных. Access предлагает имя dbl ( для второй- db2 и т. д.). Так как оно мало говорит о том, зачем нужна эта база данных, задайте свое название и щелкните на кнопке Создать. Access выведет на экран окно новой базы данных. Создайте новую базу присвойте ей имя «Моя фирма».