Групи процесів управління проектами

Традиційно, управління проектами включає наступний перелік елементів: чотири групи процесів та систему контролю. Незалежно від методології чи термінології, що застосовується, використовуються одні й ті самі базові процеси управління проектами (рис.12).

Групи процесів

Ініціювання

Планування

Моніторинг та контроль

Виконання

Завершення

Рис.12. Етапи виконання проектів.

Групи процесів зазвичай включають:

• Ініціювання

• Планування чи розробка

• Експлуатація чи виконання

• Моніторинг і контроль

• Завершення

У проектному середовищі з дослідницьким нахилом (наприклад, Дослідження та проектування, (англ. Researsh and Development)) зазначені етапи можуть доповнюватися точками прийняття рішень, де вирішується чи потрібно продовжувати чи припинити впровадження проекту.

Ініціювання

Зміст та межі

Група

процесів

ініціювання

Розробка статуту

проекту

Розробка документу

з початковим змістом

та межами проекту

Рис.13 Група процесів ініціювання.

Процес ініціювання визначає зміст та межі проекту. Якщо зазначений етап виконується не в повній мірі, то здебільшого проект не буде відповідати вимогам бізнеса. Ключовими контрольними індикаторами для зазначеного етапу є розуміння бізнес середовища та включення усіх необхідних контрольних індикаторів в проект. Усі невідповідності, проблемні питання мають бути розглянуті та рішення щодо таких питань мають бути прийняті з метою їх усунення.

Етап ініціювання має містити план, що висвітлює такі питання:

• Аналіз бізнес-потреб / вимог в вимірюваних показниках.

• Огляд існуючих процесів.

• Фінансовий аналіз витрат і доходів, включаючи бюджет.

• Аналіз зацікавленими сторонами, включаючи користувачів, працівників підтримки проекту.

• Устав проекту, включаючи витрати, завдання, результати та календарний план впровадження.

Планування та розробка

Після етапу ініціювання, проект планується з необхідним рівнем деталізації. Головне завдання спланувати час, витрати та ресурси з метою адекватної оцінки роботи, яку необхідно виконати, та ефективного управління ризиками протягом впровадження проекту. Аналогічно групі процесів ініціювання, недостатньо розроблений план значно знижує шанси проекту успішно завершити поставлені перед ним завдання.

Планування проекту загалом складається з:

• Визначення «як планувати?» (наприклад, за рівнем деталізації чи етапами впровадження).

• Розробка документу, що визначає зміст та межі проекту.

• Визначення групи відповідальних, що плануватимуть проект.

• Визначення результатів проекту та створення структури декомпозиції робіт.

• Визначення завдань, які необхідно виконати для досягнення цілей проекту, та логічне послідовне об'єднання таких завдань.

• Оцінка вимог до ресурсів для забезпечення виконання завдань.

• Оцінка часу та витрат на виконання завдань.

• Розробка календарного плану-графіку.

• Розробка бюджету.

• Планування ризиків.

• Отримання формального погодження початку роботи.

Додаткові процеси, такі як планування комунікацій, визначення ролей та рівня відповідальності, закупівель в рамках проекту, а також проведення попередньої зустрічі учасників проекту (англ. Kick-off meeting) загалом є рекомендованими. Для проектів з розробки нових продуктів, концептуальна розробка продукту може проводитися одночасно з активностями з планування, які можуть допомогти групі з планування, шляхом інформування про визначені результати проекту та заплановані завдання.