3.16. Управление записями

Данные – факты, особенно численные факты, собранные вместе для ссылки на них или для информации.

Информация - значимые данные.

Документ - информация и поддерживающий ее носитель (бумага, магнитный, электронный или оптический компьютерный диск, фотография или эталонный образец, или их комбинация).

Запись - документ, излагающий достигнутые результаты или предоставляющий свидетельства выполненной деятельности.

Идентификация – установление содержания записи, видов собираемой информации.

Сбор (данных) – сбор данных в соответствии с установленным объемом записи.

Индексирование – учет одного и того же вида записи по соответствующему переменному признаку (дата, исполнитель, место и т.д.).

Поддержание в рабочем состоянии – ведение установленных записей, т.е. сбор и фиксация установленных данных на установленных носителях по установленной форме.

Хранение (накопление) - накопление одного и того же вида записей в установленном месте (журнал, папка, шкаф, контейнер и т.д.).

Защита - защита от повреждения и утраты записей.

Нахождение, восстановление - получение, доступ, обеспечение возможности оперативного нахождения нужных записей (например, путем сохранения записи в компьютере, или в архиве).

Время сохранения - время, в течение которого должны храниться (сохраняться) записи соответствующего вида.

Удаление - действие по избавлению или передаче с целью приведения в порядок.

Изъятие - уничтожение записей с истекшим сроком сохранения.

Разборчивый - достаточно отчетливый, ясный, понятный, чтобы быть прочитанным.

Прослеживаемость - возможность легко и однозначно соотнести запись с источником содержащихся в ней информации и данных

В соответствии со стандартом ИСО-14000 организация должна установить, вести и сохранять записи, чтобы демонстрировать соответствие требованиям своей системы менеджмента окружающей среды и настоящего международного стандарта, а также достигнутые результаты.

Организация должна создать, внедрить и поддерживать в рабочем состоянии процедуру для идентификации, хранения и накопления, защиты, быстрого нахождения, сохранения, и уничтожения записей.

Записи по вопросам окружающей среды должны быть и оставаться удобочитаемыми, идентифицируемыми и прослеживаемыми по отношению к охваченным системой менеджмента окружающей среды видам деятельности, продукции или услуге.

Записи по вопросам окружающей среды могут включать, среди прочего:

1) записи о жалобах;

2) записи о подготовке персонала;

3) записи о мониторинге процессов;

4) записи о контроле, техническом обслуживании и калибровке;

5) записи, относящиеся к подрядчикам и поставщикам;

6) отчеты о происшествиях;

7) записи о проверках подготовленности к чрезвычайным ситуациям;

8) результаты аудитов;

9) результаты анализов со стороны руководства;

10) решение о внешних коммуникациях;

11) записи о соответствующих законодательных и нормативных требованиях;

12) записи о значительных экологических аспектах;

13) записи о совещаниях по вопросам окружающей среды;

14) информацию о показателях деятельности в области окружающей среды;

15) записи о соблюдении законодательных и нормативных требований;

16) информацию о коммуникациях с заинтересованными сторонами.

Должное внимание следует уделять конфиденциальной информации.

В записи следует включать:

1) информацию о соответствии применяемым законодательным и нормативным требованиям и другим требованиям, с которыми организация согласилась;

2) детальное описание несоответствий и корректирующих и предупреждающих действий;

3) результаты аудитов системы менеджмента окружающей среды и анализа со стороны руководства;

4) информацию об экологических характеристиках продукции (например, химический состав и свойства);

5) свидетельства достижения целей и выполнения заданий;

6) информацию об участии в подготовке персонала;

7) разрешения, лицензии или другие формы законных санкций;

8) результаты проверки и деятельность по калибровке;

9) результаты управления операциями (техническое обслуживание, конструирование, изготовление).

Данные по охране окружающей среды могут включать в себя:

• статистическую информацию о воздействиях на окружающую среду

• статистическую информацию о платежах (штрафах) за выбросы, сбросы, размещение твердых отходов и т.п.

• информацию об используемом технологическом оборудовании и технологических процессах

• информацию о производимой продукции

• информацию о поверке и калибровке средств мониторинга

• информацию о поставщиках и потребителях продукции

• информацию об аварийных ситуациях и мероприятиях по их ликвидации

• исходную информацию для заполнения экологического паспорта предприятия

• статистическую информацию о ранее проведенных аудитах

_____________________________________________________________________________

Практическое занятие № 16. Тема: управление записями.

Задание 1. Приведите примеры удовлетворительной и неудовлетворительной работы по управлению записями на предприятии. Возможные варианты ответа:

В случае удовлетворительной работы:

• Записи должны быть четко идентифицированы

• Ведение записей по всем установленным реквизитам

• Более значимые документы должны храниться более длительный срок

В случае неудовлетворительной работы:

• В подразделениях нет перечня установленных записей

• Место хранения ненадежно, допускает порчу или утрату

• Необходимые записи не поставлены под управление

Для выбранного Вами промышленного предприятия конкретизируйте свидетельства удовлетворительного и неудовлетворительного выполнения раздела «Управление записями» при создании и вводе в действие системы менеджмента охраны окружающей среды.

Задание 2. Сформулируйте вопросы, которые могли бы интересовать орган по сертификации СМОС, в части управления записями на предприятии. Возможный вариант ответа:

• Имеются ли данные:

-о границах отведенного земельного участка и прилегающей территории, включая данные об открытых водоемах, заповедных зонах

-об опасных веществах, находящихся в обращении в компании при выполнении бизнес-деятельности

-о материальном экобалансе

-о загрязнениях, вызванных предыдущей деятельностью

-о внешних площадках, закрепленных за компанией (полигоны хранения/захоронения отходов и т.п.)?

• Включает ли совокупность собираемых данных, наряду с другими:

-отчеты по экоаудитам

-перечень выявленных несоответствий и информацию о последующих корректирующих и предупреждающих действиях

-подробности инцидентов и последующих действий

-подробности, касающиеся поставщиков и субподрядчиков

-данные по диагностике и обслуживанию важного оборудования

-данные по продукции, имеющей влияние на экологию

-данные экологического мониторинга

-данные о подготовке персонала?

• Установлена ли процедура по идентификации, ведению, учету, распространению, хранению, доступу и изъятию (уничтожению) записей по СМОС? Соблюдается ли она?