3.9. Документация

Документ – информация и поддерживающий её носитель. Носителем может быть бумага, магнитный, электронный или оптический компьютерный диск, фотография или эталонный образец, или их комбинация.

Процедура – установленный способ осуществления деятельности или процесса. Процедуры могут быть документированными или недокументированными.

Запись – документ, излагающий достигнутые результаты или предоставляющий свидетельства выполненной деятельности.

Документация системы менеджмента окружающей среды должна включать:

-экологическую политику, цели и задания;

-описание области применения системы менеджмента окружающей среды;

-описания основных элементов системы менеджмента окружающей среды и их взаимодействия, а также ссылки на соответствующие документы;

-документы, включая записи, требуемые настоящим международным стандартом;

-документы, включая записи, установленные организацией как необходимые для обеспечения результативного планирования, функционирования управления процессами, относящимися к её значительным экологическим аспектам.

Ценность документов системы СМОС заключается в том, что она:

-помогает обеспечить соответствие требованиям и постоянное улучшение системы менеджмента окружающей среды и, соответственно, качество окружающей среды;

-способствует гарантии воспроизводимости процессов СМОС;

-позволяет обеспечить необходимую подготовку персонала;

-позволяет проводить анализ и оценку функционирования системы менеджмента окружающей среды.

Примерами документов системы СМОС могут быть:

-заявления о политике, целях и заданиях;

-описание области применения системы менеджмента окружающей среды;

-описание программ и ответственности;

-информация о значительных экологических аспектах;

-процедуры;

-информация о процессах;

-организационные схемы;

-внутренние и внешние стандарты;

-планы действий в случае чрезвычайных ситаций на площадке;

-записи.

В части документирования в системе СМОС рекомендуется создать на предприятии сводный документ, с те, чтобы:

-сопоставить экологическую политику, цели и задачи;

-описать средства достижения целей и задач;

-документально закрепить основные обязанности, ответственность и процедуры;

-сделать, где это целесообразно, ссылки на соответствующую документацию и описать другие элементы системы менеджмента организации;

-продемонстрировать, что элементы СМОС, которые приняты организацией, внедрены.

_____________________________________________________________________________

Пример 37. Основные документы в области экологии компании SEVEL NORD, Франция:

-нормы ИСО 14001

-выбросы загрязняющих веществ в атмосферу

-сброс воды

-сбор и утилизация отходов

-складирование и применение химических отходов

-аварийные ситуации и способы реагирования

____________________________________________________________________________

Пример 38. Перечень основной документации по менеджменту окружающей среды организации:

Раздел ИСО-14001	Наименование стандарта предприятия
4.2	Формирование, порядок внесения изменений, доведения до персонала и реализации политики и целей руководства
4.3.1.	Идентификация экологических аспектов деятельности предприятия, его продукции и услуг, установление стратегических экологических целей и плановых экологических заданий
4.3.2.	Управление нормативными документами внешнего происхождения. Порядок пользования справочно-правовой системой «Юрист»
4.3.3.	Идентификация экологически аспектов деятельности предприятия, его продукции и услуг, установление стратегических экологических целей и плановых экологических заданий
4.3.4.	Разработка программы качества
4.4.1.	Распределение ответственности в области СМК, СМОС и СМОТ. Порядок проведения Советов. Порядок проведения совещаний. Положение об уполномоченных по системам менеджмента качества и окружающей среды. Порядок проведения аттестации руководителей, специалистов и служащих
4.4.2.	Подготовка и повышение квалификации кадров
4.4.3.	Процесс управления схемами коммуникаций подразделений
4.4.4.	Руководство по системе менеджмента качества, окружающей среды и охраны труда
4.4.5.	Управление документацией системы менеджмента. Порядок управления методологическими инструкциями, положениями, методиками, инструкциями, рабочими и контрольными инструкциями. Порядок разработки, пересмотра, согласования, утверждения и внедрения технологических инструкций на процессы. Управление организационно-распорядительной документацией. Порядок управления положениями о подразделениях и должностными инструкциями. Обращение с документацией в подразделении.
4.4.6.	Техническая эксплуатация зданий и сооружений. Основные положения. Организация складского хозяйства. Производственное оборудование. Надзор и обеспечение качества функционирования. Производственное энергетическое оборудование. Надзор и обеспечение качества функционирования. Оценка и выбор поставщиков. Прием, погрузочно-разгрузочные работы и выдача товарно-материальных ценностей. Управление производственными процессами. Организация контроля технологической дисциплины. Прием, хранение и отгрузка продукции. Технология транспортировки продукции внутри комбината. Управление отходами.
4.4.7.	Аварийные ситуации. Подготовленность, предупреждение, устранение последствий аварий
4.5.1.	Порядок разработки и выполнения программы производственного мониторинга окружающей среды и оценки соответствия требованиям законодательными нормативных документов. Процедуры управления, проверки и технического обслуживания контрольного, измерительного и испытательного оборудования
4.5.2.	Управление несоответствиями. Корректирующие и предупреждающие действия. Методы выполнения и проверки их эффективности
4.5.3.	Управление записями
4.5.4.	Управление внутренними аудитами
4.6.	Процесс анализа и оценки системы менеджмента высшим руководством

Практическое занятие № 9. Тема: документация.

Задание 1. Приведите примеры удовлетворительной и неудовлетворительной работы в части наличия документации на предприятии. Возможные варианты ответа:

В случае удовлетворительной работы:

• Тщательный анализ необходимости в документированных процедурах

• Структурная схема системы проста

• Документация ясная, ею легко пользоваться

• Используется существующая документация

• Ограниченное число документов

• Персонал является «собственником» системы и может вносить в нее изменения

• Схемы, а не текст

• Наличие обобщающего документа (справочника по системе, руководства по системе и т.п.)

В случае неудовлетворительной работы:

• Сложная система, много документов

• Длинные, многословные процедуры

• Сотрудники не знают, не интересуются, что говорится в процедурах, невысокого мнения о документации системы

• Электронная систем дублируется бумажными носителями

Для выбранного Вами конкретного промышленного предприятия конкретизируйте свидетельства удовлетворительного и неудовлетворительного выполнения раздела «Документация» при создании и вводе в действие системы менеджмента охраны окружающей среды.

Задание 2. Сформулируйте вопросы, которые могли бы интересовать орган по сертификации СМОС, в части наличия документации на предприятии. Возможный вариант ответа:

• Легка ли система для понимания?

• Легко ли найти нужные документы?

• Документирована ли и ясно ли изложена область применения СМОС (по отношению к видам бизнес-деятельности, по отношению к подразделениям)?

• Описаны ли основные элементы СМОС и их взаимодействие?

• Содержит ли описание СМОС ссылочные указания на соответствующие документы, конкретизирующие порядок осуществления экологической деятельности?

• Можно ли проследить описание важной деятельности в СМОС, начиная с Руководства по менеджменту окружающей среды, через процедуры и рабочие инструкции до итоговых документов?

• Актуализирована ли документация СМОС?