3.8. Коммуникация

Коммуникация – обмен информацией.

Относительно своих экологических аспектов и системы менеджмента окружающей среды организация должна создать, внедрить и поддерживать в рабочем состоянии процедуры для:

-внутренней коммуникации между различными уровнями и функциональными структурами организации;

-получения, документирования и ответа на соответствующие сообщения от внешних заинтересованных сторон.

Организация должна решить, осуществлять ли внешнюю коммуникацию относительно её значительных экологических аспектов, и должна документировать своё решение. Если решение будет в пользу коммуникации, организация должна создать и внедрить методы осуществления этой внешней коммуникации.

Характеристики информации:

• необходимая

• полезная

• не очень полезная

• просто бесполезная

• преждевременная

• своевременная

• запоздалая

• недостоверная

• неполная (недостаточная)

• полная (достаточная) и достоверная

• достоверная, но не полная

Нужна информация: своевременная, полная, достоверная, необходимая и полезная.

Внутренняя коммуникация важна для обеспечения результативного внедрения систем менеджмента окружающей среды. Методы внутренней коммуникации могут включать регулярные совещания рабочих групп, информационные письма, доски объявлений и Интернет - сайты.

Организации следует внедрить процедуру для получения, документирования и ответа на соответствующие сообщения от заинтересованных сторон.

Организации следует разработать, внедрить и поддерживать в рабочем состоянии процедуры по внутренней и внешней коммуникации по вопросам её экологической политики, деятельности в области окружающей среды или другим экологическим вопросам, основываясь на её собственных потребностях и потребностях заинтересованных сторон. Заинтересованными сторонами могут быть, например, организации, расположенные по соседству, неправительственные организации, потребителей, подрядчиков, поставщиков, инвесторов, службы помощи в чрезвычайных ситуациях и регулирующие органы.

Цели и выгоды такой коммуникации могут включать:

-демонстрацию обязательств организации и её усилий по улучшению деятельности в области окружающей среды, равно как и результатов таких усилий;

-повышение осведомлённости и стимулирование диалога по поводу экологической политики организации, её деятельности в области окружающей среды и других имеющих к этому отношение достижений;

-получение, рассмотрение и ответ на вопросы, озабоченности и другую поступающую информацию;

-поддержка постоянного улучшения деятельности в области окружающей среды.

Различают: внутреннюю и внешнюю коммуникации.

Внутренняя коммуникация

Коммуникация между уровнями и функциональными структурами внутри организации, а также внутри уровней и структур является решающим условием результативности СМОС. Например, коммуникация важна для решения проблем, для координации деятельности, для актуализации планов действий и дальнейшего развития системы менеджмента окружающей среды. Предоставление соответствующей информации сотрудникам организации помогает мотивировать их и укрепить поддержку усилий организации по улучшению ее деятельности в области охраны окружающей среды. Это может помочь сотрудникам в выполнении их обязанностей, а организации – в достижении экологических целей и выполнении экологических заданий.

Организации следует иметь процесс для поддержания обратной связи от всех уровней организации, их вовлечения в деятельность в области охраны окружающей среды, получения и ответа на предложения сотрудников и их озабоченности. Часто будет важным получать информацию от тех, кто работает от имени организации, таких как подрядчики и поставщики. Результаты мониторинга СМОС, ее аудита и анализа со стороны руководства следует доводить до сведения соответствующих лиц организации.

Имеется множество методов внутренней коммуникации, например, протоколы собраний, установка досок для размещения бюллетеней, внутрифирменные информационные письма, ящики для сбора предложений, веб-сайты, электронная почта, собрания и совместные с представителями сотрудников комитеты.

Вертикальные каналы связи обеспечивают движение организационно-распорядительной документации и информации сверху вниз:

•Приказы, распоряжения, политика в области охраны окружающей среды, стратегические цели и плановые задания.

•Информация о результатах функционирования СМОС (протоколы анализа со стороны высшего руководства и мероприятия по совершенствованию СМОС доводятся через уполномоченных по СМОС).

•Ежеквартальные информационные бюллетени о состоянии охраны труда, охраны окружающей природной среды, промышленной безопасности предприятия.

•Информация о новых законодательных актах (приказы, распоряжения о внедрении и обучение уполномоченных с дальнейшей проработкой в подразделениях).

•Информация о передовом опыте в области охраны окружающей среды (отчеты об участии в семинарах, конференциях доводятся на заседаниях, далее – до работников подразделений, туда же передаются копии статей из журналов).

•Информация о выполнении раздела «Условия, охрана труда, производственный быт» коллективного договора.

Горизонтальные информационные связи обеспечивают обмен информацией между подразделениями и должностными лицами и осуществляются на основе экологических процедур и положений о подразделениях.

Внутреннее информирование работников осуществляется посредством:

• обучения по вопросам СМОС;

• заводской газеты, радио, информационных стендов, электронной почты, рассмотрения на заводских (цеховых) днях экологии (техники безопасности). Здесь примером может быть проведение через заводскую газету и радио передач под лозунгом «Остановись ради безопасности», которые призывали: постой, подумай прежде, чем что-то предпринять, ибо последствия неверного шага могут быть катастрофическими и необратимыми;

• выступлений руководителей и специалистов по вопросам СМОС.