Керівники органів зобов’язані:

• забезпечувати організацію і ведення діловодства, згідно наказу;

• оснащувати працівників із діловодства сучасним обладнанням і робочими місцями;

• забезпечувати організацію навчання працівників із діловодства.

Права, обов’язки і відповідальність працівників, які здійснюють діловодство визначаються посадовими функціональними обов’язками, затвердженими відповідними керівниками.

Працівники, що здійснюють діловодство, персонально відповідають за збереження службових документів.

У зв’язку з відпусткою, хворобою працівника або його відрядженням не виконані ним службові документи за вказівкою начальника передаються іншому працівникові. При втраті службового документа працівник зобов’язаний негайно доповісти про це керівникові, а також підрозділу з діловодства.

Зміст службових документів не підлягає розголошенню.

Організація роботи з документами

Порядок опрацювання вхідних документів.

Працівники канцелярій органів і підрозділів внутрішніх справ при прийманні кореспонденції перевіряють збереження її упаковки, правильність адресування, після чого ставлять свій підпис за одержання документів.

Листи, запити, звернення громадян, подані на особистому прийомі, приймаються з реєстрацією дати, а за необхідності й часу звернення.

Пакети з позначкою “Терміново” за відсутності працівників канцелярії черговий передає одному з присутніх керівників органу.

Працівникам органів забороняється приймати для виконання незареєстровані документи, окрім тих, що потребують термінового виконання. У канцелярії розпечатують всі конверти, за винятком тих, що мають позначку “Особисто”.

Конверти зберігаються з документами, коли лише за ними можна встановити адресу відправника, час їх відправлення й одержання, або коли в них відсутні певні документи чи є невідповідність їхніх номерів номерам, зазначеним на конверті. Конверти долучають також до судових, арбітражних справ, позовних заяв, касаційних скарг, скарг, заяв та листів громадян. Не підписані, пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертають відправникові.

Реєстрація документів

Реєстрація документу – фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставлення реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про нього. Кожний документ реєструють лише один раз: вхідні – у день надходження, створювані – у день підписання або затвердження. Реєстрацію документів щороку розпочинають із першого номера. На кожну категорію документів заводять окремі журнали реєстрації. На кожному документі, що підлягає реєстрації, ставиться штамп. Не підлягають обов’язковій реєстрації газети, журнали, плакати, рекламні повідомлення, вітання, первинні документи бухгалтерського обліку, листи й рапорти про дозвіл на відрядження, відпустку, малозначне листування із внутрішніх, адміністративно-господарських питань тощо.

Попередній розгляд документів

Вхідну кореспонденцію розглядають начальники підрозділів у день її надходження. Телеграми розглядають негайно. Телеграми і телефонограми, що надходять до чергової частини доповідаються керівництву працівниками чергової частини. Результати розгляду документів керівництво фіксує в резолюції, яка повинно визначити конкретного виконавця, встановити термін виконання, мати особистий підпис керівника і дату. Коли виконання документа доручено кільком особам і не визначено на кого покладено виконання, відповідальною є особа, зазначена в резолюції першою. Видачу з канцелярії документів для виконання проводять тільки під розписку у відповідних формах обліку.