Раздел 2. Документ, его функции и способы документирования

Подготовить конспекты к практическому занятию на тему «История возникновения и развития документирования в отечественном делопроизводстве» АО следующему плану:

1. Виды документов, способы и средства документирования в делопроизводстве Древней Руси

2. Виды документов, системы документации, способы и средства документирования в эпоху приказного делопроизводства.

3. Виды документов, системы документации, способы и средства документирования в эпоху коллежского делопроизводства.

4. Виды документов, способы и средства документирования, системы документации в министерском делопроизводстве.

5. Виды документов, способы и средства документирования, системы документации в делопроизводстве Советской эпохи.

Задание № 3.

Раздел 2. Документ, его функции и способы документирования

Приготовить лабораторную работу по документоведению № 1 «Документ его функции. Способы документирования», проследив развитие понятий «документ» и «информация» по следующему плану, пользуясь УМК – Методические материалы по проведению лабораторных занятий // Кузнецова Т.В. Документоведение и документационное обеспечение управления: Учебно-методический комплекс/ Е.М. Емышева, Т.В. Кузнецова, О.В. Мосягина, Н.В. Шатина // РГГУ. Центр дистанционного обучения. – 2005. [Электронный ресурс]:

1. Проанализировать употребление понятия "документ" и его синонимов по Генеральному регламенту 1720 г., Общему губернскому учреждению 1775 г., Общему учреждению министерств 1811 г. Изучить законодательные акты и выписать встречающиеся в них синонимы понятия "документ". Выявить значение понятий "дело", "бумага", "акт", "деловая бумага", "служебный документ", дать их определения, если они приведены в источниках. Проанализировать, в каких случаях употребляется каждое понятие.

2. Проанализировать развитие понятия "документ" по словарям и специальной литературе. По выпискам из словарей и специальной литературы определить, какие аспекты – информационный, правовой, управленческий, исторический – легли в основу определения понятия "документ".

3. Какие аспекты человеческой деятельности отражены в определениях термина "документ"?

4. Проанализировать развитие термина "информация" по словарям и Федеральному закону "Об информации, информатизации и защите информации" от 20 февраля 1995 г. и «"Об информации, информационных технологиях и защите информации" от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ.

5. Как развивались понятия "информация" и "документ"?

Задание № 4.РАЗДЕЛ 2. ДОКУМЕНТ, ЕГО ФУНКЦИИ И СПОСОБЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ

Примерный тест 1 варианта

1. Самые различные данные, сведения, сообщения, знания, предназначенные для передачи в процессе коммуникации, называются…

1. документом

2. записью

3. информацией

4. системой документации.

2. Дословно с латыни слово «документ» (documentum) обозначает:

1. запись, писать;

2. бумага;

3. договор, обязательство;

4. письменное свидетельство, образец.

3. Относятся ли современные нормативно-методические акты к источникам, изучаемым в документоведении?

1. Да.

2. Нет.

3. Да, но только после прекращения их действия.

4. Расположите в хронологическом порядке следующие нормативно-правовые акты:

1. Учреждение для управления губерний;

2. Генеральный регламент;

3. Государственная система документационного обеспечения управления;

4. Декрет Совнаркома «О порядке утверждения и опубликования законов»;

5. Общее учреждение министерств.

5. По названию определите, к какому уровню нормативно методической базы ДОУ относится Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 (г. Москва) «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»

1. Правовые акты, издаваемые высшими федеральными органами законодательной власти и управления.

2. Правовые акты, издаваемые высшими федеральными органами исполнительной власти (министерствами, ведомствами, комитетами).

3. Правовые акты, издаваемые органами законодательной и исполнительной власти субъектов РФ и территориальных образований.

4. Правовые акты нормативного и инструктивного характера по ДОУ, издаваемые руководством конкретных предприятий и организаций.

6. ГСДОУ нашла свое продолжение…

1. в российских ГОСТах;

2. стандартах ISO;

3. в федеральных законах РФ;

4. в Типовых инструкциях по делопроизводству.

7. Перечислите признаки, присущие любому документу.

1. целостность,

2. аутентичность,

3. завершенность,

4. атрибутивность,

5. функциональность,

6. структурность.

8. Действие или совокупность действий, применяемых в процессе записи информации, называется…

1. средством документирования;

2. способом документирования;

3. системой документации.

9. Укажите, что включает в себя система документирования.

1. Метод документирования;

2. виды документов;

3. средства документирования;

4. материальный носитель информации.

10. Какой (какие) из перечисленных видов документов нельзя создать начертательным способом?

1. текстовой;

2. технический;

3. электронный документ;

4. фотодокумент;

5. изодокумент.

11. Являются ли применительно к документам термины «технотронные» и «машиночитаемые» полными синонимами?

1. да;

2. нет.

3. только частично.

12. Пародителем матричных материальных носителей является следующий способ документирования…

1. начертательный;

2. высекание;

3. электростатический;

4. перфорирование;

5. лазерный;

6. фотохимический.

13. О каких материальных носителях идет речь в следующем определении: «Информация с этого материального носителя считывалась с помощью специальных металлических щеточек (электрических контактов), замыкавших электрическую сеть при попадании в отверстие»?

(ответ записать словами).

14. Верно ли утверждение? «Аналоговая запись – способ цифровой записи, при котором входные сигналы подвергаются квантованию и затем преобразуются в двоичные числа для записи на носитель в виде кода. В канале воспроизведения происходит обратное преобразование (декодирование). Этот вид записи используется главным образом в запоминающем устройстве ЭВМ».

1. да;

2. нет.

15. В изобретении какого способа документирования участвовало открытие физиологов, названное впоследствии «инерцией зрения, или памятью зрения»?

(ответ записать словами).

16. Первое в мире фотографическое изображение удалось получить в…

1. начале 17 века;

2. начале 18 века;

3. начале 19 века;

4. начале 20 века.

17. Автоответчик относят к средствам записи информации, применяемым в …

1. аналоговой механической звукозаписи;

2. фотохимическом способе документирования;

3. электронном способе документирования;

4. логографическом способе документирования.

18. Объемное изображение реальных предметов, получаемое голографическим способом документирования, основано на двух физических явлениях …

1. электричество и радиоволна;

2. инерция человеческого зрения и диффузия;

3. дифракция и интерференция.

19. Материальным носителем, согласно имеющимся в ГОСТах определениям, могут быть…

1. физическое лицо, материальный объект, физическое поле;

2. материальный объект, физическое поле;

3. материальный объект;

4. физическое поле.

20. Какие форматы бумаги чаще используются в документировании управленческой деятельности?

1. А1;

2. А4;

3. А1-А10;

4. А3-А6;

5. С4-С6;

6. В1-В4.