1.3. Обов'язкова чи вибіркова дисципліна

Тривалість та термін проходження навчальної практики з комп’ютерних технологій в документознавстві – протягом 4 тижнів після IV семестру.

1.4. Викладацький склад

Відповідальною за організацію і проведення практики за кафедрою «Документознавство та інформаційна діяльність» являється к.е.н., доцент Кирилишен Я.В.

Керівниками навчальної практики з комп’ютерних технологій в документознавстві є викладачі кафедри «Документознавство та інформаційна діяльність» відповідно до наказу, що передує кожній практиці.

1.5.Мова: українська, російська.

2. Зміст I календарний график виконання

1. Загальна характеристика об'єкта практики включає опис підпорядкованості (організаційно-правової форми) об'єкта, переліку й обсягу основних видів продукції, що випускається, показників, які визначають фінансову стабільність і розміри (з балансу і звіту про фінансові результати): обсяг реалізованої продукції (послуг), чисельність персоналу (у т.ч. управлінського), вартість основних фондів (засобів), оборотних коштів і запасів, коштів, статутний фонд, короткострокова і довгострокова заборгованість, балансовий прибуток, витрати на виробництво, прибуток (збиток) від реалізації, розміри податків, що сплачуються (з форм 1,2,3 бухгалтерської звітності).

Якщо об'єкт практики бюджетна організація, то проводиться аналіз кошторису її доходів і витрат.

Доцільно описати операційну систему об'єкта, привести схеми виробничої структури об'єкта і його підрозділів структури управління, показники використання виробничих потужностей, продуктивності праці, рівня якості продукції, стану платежів, виплат зарплати і дивідендів, витрат на 1 грн. товарної продукції, проблем у ключових, областях (виробництво, фінанси, маркетинг, персонал і управління, технічний розвиток).

2. Для опису документаційного забезпечення управління необхідно зібрати наступну інформацію:

обсяг документообігу, основні потоки вхідних, вихідних і внутрішніх документів за рік у цілому по підприємству і по підрозділах; кількість і обсяги документів, які реєструються та контролюються, а також справ, що створюються за рік (постійного, довгострокового (більш 10 років) і тимчасового термінів зберігання);

розрахунок кількісних параметрів доповнити визначенням якісних, технологічних характеристик, недоліків по документуванню, організації документообігу й інформаційно-пошукових систем по документах, контролю, предархівної обробці і збереженню, забезпеченню охорони документів і таємниці в них (навести схеми, таблиці, алгоритми, трудомісткість, терміни, рівень механізації, автоматизації виконання процесів);

доцільно оцінити порядок ДЗУ (у тому числі документаційно-інформаційного обслуговування керівника) і нормативні документи організації, які його регламентують, структуру, чисельність, ергономічні умови роботи, оснащення, стимулювання і нормування праці зайнятих ДЗУ, зробити обґрунтований висновок про проблеми, недоліки і шляхи їх подолання.

Вивчення управлінських документаційних систем доцільно почати з організаційно-розпорядчих документів, а потім доповнити характеристикою документів по висновку і виконанню договорів (у т.ч. в умовах "Інкотермс"), безготівкових розрахунків, розрахунків з державою з податків та обов'язкових платежах (зборах), обліку матеріалів, праці та оплати, витрат на виробництво, основних фондів і нематеріальних активів, відвантаження і реалізації продукції, фінансових результатів і фондів, складання звітності, а також 2-3 ДСУ по виробництву, будівництву (ЄСКД, ЄСТД, сертифікація продукції).

Порядок вивчення цих ДСУ включає:

- визначення переліку функції, задач і їхніх взаємозв'язків;

- побудова табеля документів у розрізі задач;

обґрунтування висновків про рівень інформаційно-документаційного забезпечення, рівні автоматизації і використання сучасних інформаційно-програмних засобів. У необхідних випадках приводяться схеми, документи, параметри їхньої обробки (трудомісткість, витрати і т.д.) і проблеми.

3. Оволодіння навичками роботи з документами на АРМ:

припускає обробку документів студентами на ПЕОМ за допомогою інтегрованого пакета обробки інформації Місrosoft Office (з'єднання шаблонів документів у текстовому редакторі Word, обробка даних в електронних таблицях Ехсеl і ін.), використання конкретних програмних продуктів по функціях управління з описом технології управління по функції (чи ДСУ), програмного забезпечення, застосованих технічних засобів (наприклад, розрахунок і коректування сіткових графіків на основі програми "Ргоjесt Eхрегt, облік основних фондів, реалізації продукції в програмному комплексі "Парус"), а також досягнення нормативних параметрів продуктивності (швидкості введення інформації, оперативності підготовки і рішення комплексу задач і т.д.).

У звіті по практиці в даному розділі необхідно відобразити особливості роботи і структуру програмного забезпечення АРМ, особливості операційної оболонки, роботи з файлами, дисками, каталогами ГГК, структуру СУБД, рівень ув'язування програмного модуля даного АРМ з іншими, їх інтегрованість.

Особливої уваги заслуговує порядок, параметри і технологія одержання зовнішньої (у т.ч. з інформаційних мереж) інформації і захист внутрішньої інформації ПК (мережі).

З'ясувати ступінь використовування комп'ютерних технологій в конкретному архіві:

- при комплектуванні архіву і експертизі цінності документів (списки джерел комплектування, графік затвердження описів ЕПК, складання, оформлення актів на знищення справ, що не мають науково-історичної значущості).

- при складанні, вдосконаленні інформаційних довідників (ознайомлення з системою науково-довідкового апарату архіву, механізованою або автоматизованою пошуковою системою, складання річних розділів крізних описів, ознайомлення з роботою по каталогізації документів і системою каталогів в архіві.

- при обліку документі взяти участь в складанні (веденні) облікових документів архіву (книг надходження і вибуття документів, листів і карток фундації).

- при використовуванні документів архіву (підготовка копій, виписувань з документів, складання оформлення архівних довідок).

4. Виконання індивідуального завдання з конкретної ДСУ для підготовки курсової роботи включає: опис правових основ і порядку рішення питання; опис технології обробки документів для рішення задач по функції (з підготовкою табеля документів, необхідних схем, форм); опис інформаційно-програмного комплексу. Реалізуючого основні задачі по документуванню, організації роботи з документами по функції і параметрів його.

Підготовка концепції проекту удосконалювання конкретної ДСУ (чи ДОУ об'єкта практики) як документа припускає обґрунтування розділів:

а. Назва об'єкта і постановка проблеми;

б. Обґрунтувати конкретні результати які повинні бути досягнуті;

в. Основні вихідні моменти, обмеження по результату (продукту) і у відношенні проекту (процесу);

г. Зв'язок, узгодження з іншими проектами, розподіл проекту на фази, підпроекти та їхній взаємозв'язок;

ґ. Керівник, склад команди проекту, групи підтримки, зайнятість, компетенція, відповідальність членів команди, взаємозв'язок з іншими підрозділами;

д. План термінів, продуктивності, аналіз співвідношення витрат й очікуваних результатів;

е. Звіти (коли, що, кому, про що), методика оцінки.

5. Звіт по практиці (обсяг до 20 с.) і про виконання індивідуального завдання (до 10 с.) можуть бути представлені і на дискеті, але при цьому повинні бути супровідний лист із місця практики. Щоденник практики повинен містити необхідні оцінки і відгук керівника практики від підприємства, а також печатки (при фіксації початку і закінчення практики студента на об'єкті). Оформлення звіту по практиці повинне відповідати ДСТУ і методичним рекомендаціям кафедри.

Календарний графік проходження навчальної практики з комп’ютерних технологій в документознавстві представлений у табл. 1. Час зазначений у календарних робочих днях з розрахунку чотири тижні при п'ятиденному режимі роботи. У таблиці наведено зміст практики, який необхідно відобразити в щоденнику.

Таблиця 1

Календарно-тематичний план і графік проходження навчальної практики з комп’ютерних технологій в документознавстві студентами другого курсу спеціальності «Документознавство та інформаційна діяльність»

№ з/п	Види робот, що виконуються	Кількість календарних робочих днів
1	2	3
1.	Оформлення початку практики (прибуття) й інструктаж із техніки безпеки	1
2.	Вивчення економіко-правових й виробничо-технічних особливостей об'єкта	4
3.	Вивчення документаційного забезпечення управління і організації основних систем документації та архівів	4
4.	Оволодіння навичками роботи з документами на АРМ і визначення комплексності автоматизації ДЗУ, архівів	5
5.	Виконання індивідуального завдання по конкретній ДСУ, підготовка концепції проекту її удосконалення	4
6.	Оформлення звіту, щоденника і його захист у ДонНУ	2
Всього		25