Основные составляющие описания проекта 3

Постановка проблемы, или Обоснование потребностей, описывает, почему возникла необходимость в выполнении проекта и как поставленная проблема соотносится с целями и задачами организации-заявителя. Эта часть должна наглядно доказать читателю, что решение данной проблемы – приоритетная задача. Проблема должна описываться как констатация негативной ситуации, существующей на данный момент в вашем регионе (несоответствие потребностей и возможностей). Желательно приводить статистические данные, мнения экспертов и проч. В этом разделе Вы должны:

• четко определить весь круг проблем, с которыми собираетесь работать;

• логически связать задачи Вашей организации с этими проблемами;

• убедить читателя, что проблема в принципе решаема, что ее можно решить в реальный срок с имеющимися ресурсами, потратив определенную сумму;

• подтвердить насущность проблемы с помощью дополнительных материалов – статистических данных, групповых заявлений, частных писем от Ваших клиентов и профессионалов, работающих в этой области, опубликованных статей;

• быть реалистичным – не пытаться решить все мировые проблемы за полгода.

Цель дает представление, каковы же будут итоги выполнения проекта. Цель – это то, ради чего предпринимается проект. Цель может быть долгосрочной (направляющая цель, или цель развития) и краткосрочной (ближайшая конкретная цель проекта).

Долгосрочная, или направляющая цель – та цель, к которой данный проект стремится, но за срок осуществления проекта она не достижима (т.н. «путеводная звезда»). Направлена на следствия основной проблемы.

Ближайшая конкретная цель – та цель, которой достигнет проект за срок своего осуществления. Направлена на устранение основной проблемы.

Также в этом разделе или ранее описывается четко определенная Целевая группа, с которой будет работать организация в ходе проекта, или Бенефициары (благополучатели) проекта, на решение проблем которых проект направлен. Они могут быть прямыми и косвенными (или опосредованными).

Задачи и Результаты – это тот эффект, достигнуть которого требуется в ходе выполнения проекта. Выполнение задач приводит к достижению целей и, следовательно, решению проблемы. Задачи всегда указывают на конкретный результат, который поддается количественной оценке и имеет показатели, необходимые для измерения эффекта проекта. Из раздела должно быть ясно, что получится в результате выполнения проекта, какие изменения произойдут в существующей ситуации, положении данной целевой группы или окружающей среде. Результаты обычно описываются глагольными формами в прошедшем времени. Не путайте задачи и результаты с методами работы: например, проведение определенного количества семинаров не может являться результатом, – это метод, который позволит передать какому-то количеству человек нужные им знания, умения и установки.

Критерии оценки разделов «Цели и задачи»:

• Цель – общий итог, задачи – конкретные шаги по достижению цели. Решение всех задач приводит к достижению цели.

• Цели и задачи логически вытекают из постановки проблемы.

• По каждой проблеме имеется, по крайней мере, одна четкая задача.

• Цели в принципе достижимы и результаты поддаются измерению.

• Ясно, кто извлечет пользу из выполнения проекта.

• Указывается срок достижения целей.

• Постановку задач авторы не путают с методами их решения.

Методы, или Мероприятия. В этой части указываются мероприятия, которые необходимо провести для достижения намеченных результатов и для решения поставленных задач. Приводится схема организации работы по проекту и календарный план его осуществления. Из раздела должно быть ясно, что будет сделано, кто будет осуществлять действия, как они будут осуществляться, когда и в какой последовательности, какие ресурсы будут привлечены. Должны быть также даны ответы на следующие вопросы:

• какова ваша стратегия в достижении желаемых результатов?

• почему Вы выбрали именно ее из всех других возможных?

• чем обоснован выбор методов осуществления проекта?

Стратегия проекта – выбранный путь движения к цели проекта. Цели и задачи проекта можно достигнуть несколькими путями. Прежде, чем останавливаться на одном из них, необходимо выявить и оценить несколько альтернативных стратегий. Решение о выборе стратегии должно быть основано на анализе сильных и слабых сторон каждой альтернативы, возможностей и рисков, которые они открывают, на опыте вашей организации и материалах различных исследований, на ваших ценностях и организационной культуре.

Календарный план-график (см. табл. 2.1) – графическое отображение мероприятий с указанием последовательности и времени их выполнения.

Табл. 2.1. Календарный план-график проекта

Мероприятия// Месяцы выполнения проекта	1	2	3	4	5	6
1. Подготовка и проведение исследования	Х
2. Семинары:
2.1. Информационный семинар «Социальное партнерство»		Х		Х
2.2. Тренинг-семинар «Управление проектом»			Х		Х
3. Выпуск заключительной брошюры						Х

Критерии оценки раздела «Методы»:

• Ясно, что будет сделано, кто будет осуществлять действия, как, когда и в какой последовательности они будут осуществляться, какие ресурсы будут привлечены.

• Есть разумно ограниченный набор мероприятий, которые могут быть выполнены в срок и в пределах общей стоимости проекта.

• Ясно описаны мероприятия в рамках программы.

• Понятны причины выбора именно таких мероприятий.

• Ясен состав разработчиков и исполнителей программы.

• Выдержана логическая цепочка: проблема–цель–задача–метод.

Бюджет, или Смета расходов, – возможно, самая главная часть заявки – ее просматривают все доноры. Бюджет должен быть прямым образом связан с деятельностью по проекту (мероприятиями). Также в большинстве случаев вам понадобится сделать пояснения – Комментарии к бюджету. Этот раздел содержит список всех ресурсов, необходимых для проведения планируемых мероприятий, и отвечает на вопросы:

• сколько денег требуется от донора?

• из каких источников будут получены все остальные требующиеся для выполнения проекта ресурсы и на что они будут потрачены?

• на основании чего рассчитывались заработные платы, стоимость оборудования, уровень расходов на типографские и другие услуги?

Самые распространенные статьи бюджета:

• Оплата труда: зарплата штатных сотрудников и контрактников, гонорары экспертам и консультантам плюс необходимые налоговые отчисления.

• Помещение: оплата аренды (покупки) плюс коммунальные платежи.

• Прямые расходы на производство товаров/ услуг для клиентов (предметы обихода, продукты питания, специальное оборудование, мебель, медикаменты и пр.)

• Оборудование, включая расходные материалы и обслуживание.

• Канцелярские, административные, офисные расходы.

• Командировочные и транспортные расходы: стоимость билетов, аренда автотранспорта, выплата суточных и налоги с них (если необходимо), стоимость проживания и питания участников мероприятий, оплата курсов повышения квалификации сотрудников.

• Публикации, издательские расходы: дизайн, верстка, редактирование, корректура, перевод, печать.

• Рассылка и связь: почтовые расходы, абонентская плата, междугородние переговоры, электронная почта, Интернет.

• Представительские расходы (культурная программа, банкеты).

Форма составления бюджета (если другая не предусмотрена самим донором):

Оплата труда (например, в Евро)

Кол-во чел.	Должность	Полная месячная з/пл	% рабочего времени	Продолжительность работы	Всего	Имеется	Требуется
1	Координатор проекта	200	100	12 мес.	2400	1200	1200
2	Ассистент проекта	150	40% каждый	10 мес.	1200	0	1200

Основные прямые расходы (например, в Евро)

Статья расхода	Единица	Кол-во ед.	Цена за ед.	Всего	Имеется	Требуется
Компьютер (с его характеристикой)	Шт.	2	700	1400	0	1400
Аренда помещения 20 кв.м.	Мес.	12	150	1800	1800	0