4.5 Учет расчетов с подотчетными лицами

Информация о расчетах с работниками РУПП «Брестхлебпром» по суммам, выданным им под отчет на служебные командировки и административно-хозяйственные расходы, обобщается на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Направление работников в служебную командировку оформляется приказом генерального директора с выдачей командировочного удостоверения по установленной форме.

Направление в служебные командировки генерального директора, директоров подразделений осуществляется в порядке, предусмотренном контрактом.

Работники, получившие наличные деньги в подотчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по возвращении из служебной командировки представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах (Приложение Е). В этот же срок возвращается остаток неиспользованных средств.

Выдача наличных денег под отчет производится только при условии полного отчета по ранее полученным на командировочные и другие расходы суммам.

В случае непредставления в установленный срок отчетов об израсходовании подотчетных сумм или не возврата в кассу организации остатков неиспользованных авансов бухгалтерия вправе произвести удержание их из заработной платы работников в установленном порядке. Если не возвращенные работниками суммы не могут быть удержаны из оплаты труда работника, они отражаются на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

По дебету счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» отражается сумма предоставленного работнику организации займа в корреспонденции со счетом 50 «Касса» или 51 «Расчетные счета».

На сумму платежей, поступивших от работника - заемщика, счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» кредитуется в корреспонденции со счетами 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Таблица 4.10 – Корреспонденция счетов по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Корреспонденции счетов		Содержание хозяйственных операций
Дебет	Кредит
71	50	Выданы из кассы денежные средства в белорусских рублях под отчет
71	50	Выданы проездные билеты
71	50	Под отчет выдача наличная иностранная валюта
71	55	Списаны средства подотчетным лицом по корпоративной карте с карт – счета организации
71	76	Выдана в подотчет чековая книжка
71	90	Отражена задолженность подотчетных лиц на сумму выручки за реализованную на рынке продукцию
71	50	Возмещена сумма перерасхода по авансовому отчету, возмещены расходы, осуществленные за счет личных средств работника
26 25 23 08 07	71	Списаны израсходованные подотчетным лицом суммы
50	71	Возвращены в кассу неиспользованные суммы аванса
97	71	Списана курсовая разница при переоценке кредиторской задолженности
71	98	Списана курсовая разница при переоценке дебиторской задолженности
94	71	Списана сумма, не возвращенная работником в установленные сроки
70	94	Удержана из заработной платы сумма задолженности при согласии работника
73-20	94	Списана сумма задолженности по подотчетным суммам в случае невозможности удержаний из заработной платы
18	71	Отражен НДС по приобретенным подотчетным лицом ценностям

Примечание: Источник – собственная разработка

Для учета расчетов с подотчетными лицами в РУПП «Брестхлебпром» предназначен журнал – ордер формы 7-АПК, в котором отражается информация синтетического и аналитического учета.