Лабораторная работа №4 создание формы

Деятельность любой организации сопровождается созданием документов. Многие документы являются общими для всех организаций. Формы таких документов разрабатываются соответствующими органами. Например, бухгалтерские документы и т.д. Большинство документов, создаваемых в организациях, повторяются, т.е. являются типовыми. Если документ является типовым, а утвержденных форм нет, то трафаретный текст документа следует разрабатывать самостоятельно. Трафарет документа содержит типовой текст для наиболее часто встречающихся управленческих ситуаций и места для ввода переменной информации, которая относится к конкретному документу.

Трафарет документа в Word называется формой. Форма - это документ с постоянной информацией, защищенной от изменения, и местами для ввода переменной информации. Места для ввода переменной информации называются полями формы. Поля - это инструкции, которые предписывают редактору Word выполнить то или иное действие. Чтобы превратить документ Word в форму, надо вставить в документ поля формы и установить защиту. Форматирование, используемое для содержимого поля формы, назначается при создании формы и не может быть изменено при заполнении формы пользователем. Формы рекомендуется создавать в виде шаблонов документов.

Поля формы бывают:

• текстовые - в них можно внести какую-либо информацию

• флажки - они существуют в двух состояниях - активизированном и сброшенном.

• поля со списком - при создании поля задается список допустимых значений. При заполнении формы пользователь может выбрать значение из этого списка.

Параметры полей формы

Среди существующих параметров полей форм следует обратить внимание на параметр Тип текстового поля.

Тип может принимать следующие значения:

• обычный текст (поле может содержать любые символы),

• число,

• дата,

• текущая дата/текущее время (в поле вставляется соответствующее значение и затем поле блокируется для пользователя)

• вычисление (в поле вводят математические выражения)

Использование полей форм

При создании форм удобные возможности для ускорения ввода информации представляют поля форм типа Список, а при создании форм анкет - поля форм типа Флажок.

Для ускорения ввода текста документа можно использовать поля форм со списком, в тех случаях, когда в документе предполагается выбор одного из взаимоисключающих вариантов текста. Например: объявить благодарность или объявить выговор, обучение на безвозмездной основе или на платной основе и т.д.

Создание поля формы типа список

• Щелкнуть мышью по кнопке поле со списком на панели Формы

• Задать параметры поля формы

• Установить курсор на поле формы. Дважды щелкнуть мышью. Появится окно Параметры поля формы. Для каждого элемента списка выполнить следующие действия:

• В окне Элемент списка ввести текст

• Нажать кнопку Добавить

• Нажать ОК.

• Нажать ОК

Использование элементов Автотекста при создании

справок полей формы

• В окне Текст справки для поля формы щелкнуть на кнопке Элемент автотекста

• Выбрать из списка нужное значение

• Нажать ОК

Задание

I. Создание формы на основе шаблона бланка письма.

• Дать команду Файл/Создать и выбрать в диалоговом окне Создание документа вкладку Общие. Установить параметр шаблон.

• .Вывести на экран панель инструментов Формы:

• дать команду Вид/панели инструментов

• отметить щелчком мыши панель Формы

• нажать ОК

Убедиться, что на панели Формы кнопка с заштрихованной буквой, а утоплена.

• Чтобы сделать видимой таблицу, используемую для выравнивания реквизитов, дать команду Таблица /Отображать сетку (либо убедиться, что стоит галочка против пункта Сетка.)

• Разместить необходимые поля формы в документе. Следует вставить поля формы для реквизитов Адресат, Регистрационный номер документа , Дата документа, Ссылка на регистрационный номер и дату документа, Заголовок к тексту, Текст. Тип поля формы для реквизита Дата документа - дата, для реквизита Регистрационный номер документа – число, для остальных реквизитов тип поля формы – текстовый.

Реквизит Адресат

• Вставить в последнюю ячейку таблицы поле формы для реквизита Адресат

• Щелкнуть мышью внутри ячейки. В левом верхнем углу появится текстовый курсор.

• Нажать кнопку аб на панели Формы. Появится затененный прямоугольник – это поле формы.

• Задать параметры поля формы:

• Установить курсор на поле формы

• Дважды щелкнуть мышью. Появится окно Параметры текстового поля выбрать тип - обычный текст

• Ввести справку для поля формы.:

• Щелкнуть по кнопке текст справки. Появится окно текст справки для поля формы.

• Выбрать нужную вкладку. Если справка длинная, то вкладку F1 (справка будет вызываться по нажатию F1 для активного окна). Если справка короткая, то вкладку Строка состояния - справка будет выводиться в строке состояния.

• Щелкнуть на кнопке Текст справки и ввести в окно справочный текст. Например: Введите индекс и почтовый адрес получателя.

• Нажать ОК.

• Нажать ОК.

• Вставить поле формы для реквизита Регистрационный номер документа :

• Установить курсор на месте расположения реквизита и нажать кнопку аб на панели Формы

• Указать параметры поля формы как в пункте 3.1.7 (Тип – число)

• Вставить поле формы для реквизита Дата:

• Предварительно создайте элемент Автотекста, который будет использован в качестве справки для реквизита Дата

• Установить курсор на месте расположения реквизита и нажать кнопку аб на панели Формы

• Указать параметры поля формы как в пункте 3.1.7 (тип – текущая дата)

• Реквизит Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Для ввода этого реквизита требуется два поля формы . Одно для реквизита Ссылка на регистрационный номер – вводится так же ,как реквизит Индекс . Другое – для реквизита Ссылка на дату документа вводится так же, как реквизит Дата , но Тип – дата

• Реквизит Заголовок к тексту :

• Установить курсор на месте расположения реквизита и нажать кнопку аб на панели Формы

• Указать параметры поля формы как в пункте 3.1.7 (тип – - обычный текст )

• Реквизит Текст . Вводится так же, как реквизит Заголовок к тексту .

• Защитить форму от изменений

Первый способ:

• Дать команду Сервис/Установить защиту Появится окно Защита документа

• Установить опцию Ввод данных в поля форм

• Нажать ОК

Второй способ:

• Щелкнуть на кнопке Защита формы на панели Формы

• Сохранить форму в виде шаблона :

• дать команду Файл/Сохранить

• в окне тип файла выбрать Шаблон документа

• ввести имя

• нажать ОК